Автоматизация сети отелей

3 сентября 2012
Автоматизация сети отелей

Источник: Журнал "Гостиница и Ресторан:бизнес и управление", №6, сентябрь 2012 г.
Автор статьи: Бабенко Павел, ЗАО "Гостиничные технологии"
Статья о продукте: 1С:Предприятие 8. Отель

В статье речь пойдет о сетевых отелях. В данном случае понятие «сеть» подразумевает разбросанные по всей стране или миру отели, с определенным уровнем сервиса под одним именем. Все отели сети объединяются общими принципами работы, стандартным набором услуг известного качества, ценовой политикой и стилевыми особенностями.

Мы с вами прекрасно знаем множество примеров зарубежных сетевых отельных брендов. Россия в этом плане также не отстает, и несмотря на то, что отечественные сети появились совсем недавно, они уже успели завоевать уважение и доверие у клиентов.

С точки зрения бизнеса такой подход понятен, удобнее управлять несколькими одинаковыми объектами, работающими по единому набору бизнес процессов, да и доход от них, в конечном итоге получается значительнее.

С точки зрения клиента такой подход также объясним. Многие, находясь в деловой поездке или на отдыхе, предпочитают выбирать уже проверенные отели. Клиент всегда сравнивает обслуживание и удобство проживания, проецируя свой предыдущий положительный опыт на следующий отель – лишние проблемы никому не нужны, лучше выбрать старого надежного друга.

С точки зрения автоматизации тут тоже все просто. Конечно же, система управления должна быть единой для всей цепочки отелей. Это не только снижение затрат на сопровождение такой системы. Рассмотрим подробнее на примерах преимущества такого подхода.

Единая база гостей (частные лица и контрагенты). Использование единой базы гостей позволяет накапливать статистику продаж по гостю и вводить скидочные программы, которые автоматически действуют во всей сети.

Например, набирает популярность бонусная система, когда гость накапливает баллы, которые в дальнейшем он может потратить на оплату услуг отеля. Использование бонусной системы по всей сети существенно повышает лояльность клиента.

Использование бонусов выгоднее для отеля, чем просто скидка, поскольку скидка это деньги, которые отель не получит. А бонус клиент может потратить только в вашей сети и деньги остаются в отеле.

Единый центр продаж. Когда все данные по всем отелям собраны в центральной базе данных, то намного проще организовать единый центр продаж. К слову, он же позволит сократить расходы на персонал и маркетинг. Это обусловлено тем, что в центральной базе отображается вся информация по загрузке всех отелей и подключенный модуль он-лайн бронирования обслуживает всю сеть отелей в целом.

Единая база аналитики и статистики. Все данные по всем отелям собираются в единую базу данных, что позволяет получать оперативную информацию о работе каждого отеля и сравнить данные разных отелей в одном отчете (например, по продажам).

Единая база взаиморасчетов с контрагентом. Все взаиморасчеты ведутся в одной базе. Использование возможностей многофирменного учета позволяет заключить один договор с контрагентом или агентом и обслуживать гостей этого контрагента по всем отелям с использованием одного договора.

Контроль тарифов и цен. При централизованном управлении тарифами, ценами и скидками появляется возможность контролировать продажи и поддерживать требуемый уровень цены. Система может быть настроена таким образом, что цены задаются только в центре, или задаются в периферийной базе и затем утверждаются в центре, и после того как цены утверждены никто на местах не сможет их изменить.

Теперь поговорим кратко о технической стороне автоматизации сети отелей. В следующей таблице представлены два основных подхода к автоматизации и приведены их достоинства/недостатки.

Работа на едином сервере в терминальном режиме.

+ Все отели работают в одной базе данных и имеют доступ к одной и той же информации.

+ Не требуется организация обмена данными.

+ Одну базу данных проще администрировать, обновлять и сопровождать.

- Требуется постоянное интернет соединение.

- Сложнее администрируется подключение принтеров и периферийного оборудования (ККМ, электронные замки и т.п.).

- Желательна стандартизация используемого оборудования, чтобы драйвер для всех рабочих мест был одинаковый.

- Сложнее администрируется обмен с внешними системами, такими как тарификатор телефонов или ресторанная система.

- Требуется покупка лицензий на терминальный сервер.

Работа с распределенными информационными базами и обмен по расписанию.

+ Используется стандартная функция технологической платформы, проверенная на нескольких сетях отелей, а так же во многих сетях розницы и на тысячах других различных предприятиях.

+ Не требуется постоянное Интернет-соединение. Обмен данными выполняется при наличии связи. При ее отсутствии отели работают независимо.

+ Повышается отказоустойчивость системы, поскольку в каждом отеле выход из строя одного сервера не приводит к остановке работы всей сети. Плюс данные задублированы по каждому отелю как минимум в 2-х базах – в центральной и периферийной.

- В центральную базу данные поступают с заданной периодичностью обмена. Присутствует задержка в обновлении данных в зависимости от частоты обмена (раз в час или раз в день).

- Возможен обмен в режиме он-лайн через веб-сервисы. Если используется такой режим, то данные по бронированию передаются в центр мгновенно, но в периферии несколько увеличивается время проведения документа на время передачи данных в центр.

- Требуется администрирование нескольких баз, поскольку в каждом отеле своя база данных.


Отметим, что оба подхода жизнеспособны и вполне реализуемы. Если в каждом отеле есть гарантированный доступ в Интернет в режиме 24х7, то лучше остановиться на первом варианте. Если же гарантированного Интернета нет или присутствует низкое качество связи, низкая скорость соединения, то лучше выбрать второй вариант.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что автоматизация сети с использованием единой системы управления позволит объединить отели в единое информационное пространство, повысит прозрачность и эффективность управления, достоверность отчетности, поможет соблюдать единый стандарт обслуживания и открывать новые отели по отлаженной схеме. Четкая и слаженная работа не останется незамеченной гостем, который отметит для себя комфортность сетевого отельного бренда, предлагаемую систему лояльности и вернется к вам снова.