Автоматический эффект

Автоматизацию на лесопромышленном предприятии можно сравнить с заменой топора на бензопилу – сложно, но эффективно. Компания «Неосистемы Северо-Запад» недавно приступила к автоматизации Вельского ДОКа, для начала внедрив на предприятии вместо листочков и блокнотов единую электронную базу данных.

Автоматизация Вельского ДОКа стала частью модернизации производства, в которое было инвестировано около 3 млрд руб. Информационные технологии должны были собрать воедино все значимые для управления данные, сделать поведение предприятия более осмысленным, а процедуры управления – более прагматичными и менее зависящими от эмоций и личностей.

Процесс внедрения системы автоматизации начался с экспресс-обследования деятельности комбината специалистами компании «Неосистемы Северо-Запад» в июле 2011 г. «Экспресс-обследование – это описание структуры предприятия, сбор сведений о видах деятельности, описание системы ведения учета на предприятии и т.д. Обследование позволяет получить представление об автоматизируемом объекте в целом.

Обычно достаточно короткого визита на предприятие, не более одного-двух дней, и потом недельный анализ собранной информации в офисе», – рассказывает гендиректор «Неосистем» Вячеслав Дураков.

В сформированном для Вельского ДОКа пакете документов описывалась существующая картина, так называемая модель «как есть», предлагалась модель «как должно быть», давались рекомендации по выбору программного продукта и были представлены предварительный план-график и бюджет проекта. В сентябре 2011 г. после утверждения проекта заказчиком, «Неосистемы» приступили к проектным работам – детальному изучению процессов закупки и хранения сырья на предприятии.

До начала сотрудничества с «Неосистемами» менеджмент Вельского ДОКа уже полгода пытался навести порядок в учете. «Они нуждались в инструменте, который позволил бы упорядочить существующие процессы, повысить их прозрачность, максимально эффективно использовать новое оборудование, разворачиваемое в рамках инвестиционного проекта», – отмечает руководитель проекта компании «Неосистемы» Игнат Кравцов.

Организационно Вельский ДОК включает в себя группу различных компаний и бизнесов, в каждом из которых для учета использовались разные программные продукты, в основном, старые версии 1С. Было необходимо консолидировать учет в едином информационном пространстве, по единой методологии и учетной политике. Требовалось повысить достоверность учетных данных о текущих оборотах, таких как закупки, запасы, производство от лесозаготовки до домостроения, продажи по различным каналам. Кроме того, следовало перейти от месячного учета к оперативному управлению и создать инструменты консолидированной финансовой отчетности, как внутренней, так и внешней. Проект такого масштаба обычно выполняется командой из 5–6 человек: руководитель проекта, два генпроектировщика, отдельно по оперативному управленческому учету и отдельно – по регламентированному бухгалтерскому и налоговому учету, два консультанта-методолога и один-два программиста. Срок внедрения системы занимает полгода-год.

Для автоматизации всех процессов Вельского ДОКа было принято решение использовать один комплексный программный продукт «1С:Предприятие 8. Лесозавод» – совместное отраслевое решение «Неосистем» и компании 1С. В его основе лежит продукт «1С:Управление производственным предприятием». Все изменения в продукте, внесенные разработчиками «Неосистем», являются сервисными, дополняющими базовый учет, облегчающими рутинные операции по вводу первичных данных.

Например, для оформления операций приемки сырья необходимо быстро внести в систему информацию о сушильных пакетах, полученных в результате сортировки и раскладки на штабель. Каждому пакету присваивается уникальный номер, вводится информация о породе, сорте, сечении и длине пиломатериалов в составе пакета. С точки зрения логики продукта, эти данные должны заноситься в три подчиненных справочника: «Номенклатура», «Характеристика номенклатуры», «Серия номенклатуры», каждый из которых содержит часть необходимой для учета информации. В «1С:Предприятие 8.Лесозавод» для внесения подобной информации существую специальные формы, например «Формирование пакетов», в рамках которых информация заносится простым и понятным образом, и уже потом преобразуется в формат, необходимый для хранения. Информация вводится в систему один раз, например в момент физического поступления сырья на склад с помощью документа «Приходный ордер на товары». При оформлении последующих действий с сырьем снова вносить эту информацию в систему уже не нужно, она используется многократно: менеджером при оформлении поставки, мастером склада при списании сырья в производство, при оформлении спецификации изготовления продукции и т.д.

Программный продукт «1С:Предприятие 8. Лесозавод» позволяет автоматизировать учет

С помощью автоматизации на комбинате должен быть создан единый оперативный управленческий учет, пронизывающий сверху-вниз все предприятие – до уровня конечных исполнителей: мастеров участков, кладовщиков, менеджеров. Вносимая исполнителями первичная информация должна использоваться в регламентированном учете. «Такой подход сначала встретил сильное неприятие со стороны конечных пользователей на производстве. Людям казалось, что отражение операций в системе замедлит их работу, на которую, по их словам, и так не хватает ресурсов», – вспоминает Игнат Кравцов. В то же время, пробный анализ рабочего дня мастера производства показал, что многие операции совершаются неэффективно. Например, готовые пакеты продукции вывозились на склад без приемки мастера, после чего он тратил дополнительное время на поиск этих пакетов. Выяснилось, что учет велся в разрозненном виде, в журналах, на листочках, потом на них же сводился и сверялся. «После знакомства с предлагаемой методологией учета в программном продукте у работников еще остался небольшой скепсис, но связано он, на наш взгляд, как раз с прозрачностью процессов, которая их пугает», – говорит Кравцов. Работникам приходится перестраиваться на новый лад работы достаточно быстро. Обычно после внедрения системы на стабилизацию работы оперативной службы уходит один-два месяца, на настройку и апробирование бухгалтерии – квартал, так как часть процессов востребована только на этом горизонте.

«Для персонала этот процесс достаточно трудоемкий и для успешного запуска требуется дополнительная мотивация. Мы рекомендуем мотивировать работников, проводя регулярные собрания по ходу проекта с участием руководства, выделять премиальный фонд для активных участников внедрения», – отмечает Игнат Кравцов. Внедрение информационной системы на Вельском ДОКе идет постепенно: на первых этапах часть процессов затрагивается поверхностно, в дальнейшем глубина их автоматизации увеличивается. «Такой подход удобен и внедряющей организации, и клиенту. Сначала строится базис – материальные и денежные потоки, потом отражение этих потоков в регламентированном учете, потом развитие управленческого учета и отчетности по форматам предприятия, переход от учета и накопления данных к всестороннему анализу и контролю операций», – поясняет Кравцов. В рамках проекта внедрения на комбинате будут сформированы новые службы, например, отдел материально-технического снабжения для унификации процессов закупки.

В настоящее время на комбинате идет первый этап автоматизации – внедрение терминалов сбора данных на складах и в производстве для оперативного отслеживания движения пакетов пиломатериалов и полуфабрикатов. На этом этапе обмен информацией внутри системы между оборудованием или системами производственного управления не осуществляется. Это будет налажено в процессе развития системы, после завершения модернизации производства, если новое оборудование сможет поддерживать интерфейсы обмена данными. В этом случае в систему будет автоматически направляться информация, например, о результатах сортировки с линии сортировки круглого леса. «Основной принцип, который мы стараемся донести как до руководства, так и до конечных исполнителей – достаточно один раз и вовремя внести в систему информацию, за которую ты несешь прямую ответственность, и это поможет остальным использовать эту информацию в своей работе», – говорит Игнат. Таким образом, уходит дублированный ввод, необходимость вручную готовить сводки, отчеты для руководителей, появляется широкое поле для своевременного принятия решений на всех уровнях управления. «Уже сейчас удается налаживать эффективные коммуникации между различными службами и удаленными площадками», – говорит Дураков. – «О больших результатах пока говорить рано. На текущий момент процессы активно запускаются, но уже по готовым, согласованным и детально расписанным методикам. С января 2012 г. учет как управленческий, так и регламентированный заводится в новую систему. Вложения же окупятся в течение первых нескольких лет эксплуатации», – говорит руководитель «Неосистем».

На первый взгляд выгоды от автоматизации не всегда очевидны. Вячеслав Дураков выделяет два подхода к комплексной автоматизации предприятий. Первый правилен с технологической точки зрения, второй – с точки зрения прагматической, направлен на быстрый возврат инвестиций. Первый – классический и научный, основан на длительных подготовительных работах и многоэтапном запуске, второй иногда называют лоскутной автоматизацией. Независимо от выбранной стратегии автоматизации, прежде чем к ней приступать, необходимо определить ее цели. «Целью автоматизации не может быть автоматизация как таковая, но может быть получение некой новой принципиальной возможности в управлении», – поясняет Вячеслав Дураков. Он уверен, что позволить себе автоматизацию могут предприятия любого уровня. «Грубо стоимость проекта автоматизации можно посчитать исходя из цифры от 30 до 75 тыс. руб. за автоматизированное рабочее место», – говорит он. Например, если планируется запустить систему с 10 пользователями и небольшим количеством операций, например, только оперативный учет движения материалов и продукции, то проект будет стоить порядка 300 тыс. руб. Для всестороннего учета на производственном предприятии со 100 пользователями потребуется 7–8 млн руб.

Михаил Соколов, замдиректора по развитию производства Вельского ДОКа:

 Крупномасштабное техническое перевооружение, которое ведется на нашем предприятии, было невозможно без автоматизации учета. Основные задачи, которые изначально ставились – это задачи управления холдингом, повышение прозрачности учета, повышение оперативности получения и обработки данных. Было очевидно, что система позволит повысить безопасность и отказоустойчивость бизнеса. В первую очередь, интересовала задача управления группой компании. Когда речь идет об автоматизации 1–2 предприятий, это одно, но когда стоит вопрос управления целой группой с различными видами деятельности, то без единой системы уже не обойтись, тем более, с такими темпами увеличения объемов производства, как у нас. В данном случае под управлением мы в первую очередь понимаем планирование, прогнозирование и бюджетирование. В самом начале работы специалисты компании «Неосистемы» приняли участие в аттестации персонала, обучили и включили в работу специалистов на местах – кладовщиков, мастеров, учетчиков. Были задействованы практически все, включая и генерального директора. Кроме того, закупили и развернули мощный, отказоустойчивый кластер серверов под новую учетную систему. Приход автоматизаторов заставил пересмотреть многие существующие процессы. Созданная автоматизированная система дала нам инструменты, позволившие решить ряд проблем, о которых мы знали, но не могли к ним подступиться. В результате на сегодняшний день уже выбрана методика ведения учета, проанализированы существующие и добавлены новые бизнес-процессы, выбрана та модель, которая устраивала бы различные уровни управления бизнесом. Стоимость проекта по созданию комплексной автоматизированной системы составит примерно 9–10 млн руб. Четверть этой суммы пошла на создание современного серверного узла, созданного под новую автоматизированную систему, плюс запланировано внедрение терминалов сбора данных. Стоимость только оборудования составила около 900 тыс. руб

Автоматизация затрагивает сотрудников Вельского ДОК на всех уровнях

Источник: Журнал "Лесная Индустрия", выпуск Март 2012, № 3 (47)