Информационные технологии. Служба сбыта готовой продукции

Автоматизация такого крупного предприятия, как молочный комбинат, всегда является масштабным проектом, который требует значительной подготовки и знания отраслевой специфики. Опыт показывает, что во многих случаях заказчик только в общих чертах представляет конечный результат проекта. Руководители предприятия и его служб не знают, что из «чудес», предлагаемых современными информационными технологиями, является мифом, а что действительно полезно и эффективно.
Эта статья посвящена особенностям и подходам к автоматизации службы сбыта, которая встречается с рядом проблем, свойственным крупным и средним оптовым торговым фирмам, при большом числе клиентов, имеющих договор на поставку готовой продукции. В качестве примеров, демонстрирующих возможные подходы к реализации наших предложений, будем ссылаться на программу «1С:Молокозавод». Это совместное решение фирмы 1С и Центра НТУиК предназначено для построения информационной системы предприятия молочной промышленности.
Рассмотрим, как возможно реорганизовать работу службы сбыта в режиме комплексной информационной системы на предприятии и какие новые возможности открывает автоматизация для этой службы.
Отгрузку молочной продукции удобнее всего рассмотреть как бизнес−процесс, в начале которого находится первичная заявка клиента, а завершается он осуществлением непосредственно отгрузки продукции и оформлением всех необходимых первичных и отчетных документов. Именно в такой логике выстроена эта статья.

РАБОТА С ПЕРВИЧНЫМИ ЗАЯВКАМИ

Прием первичных заявок и корректировок

Молочная продукция как товар массового спроса включена в ассортимент практически всех продуктовых магазинов, различных по размерам и распределенных по большой территории. Также у каждого молочного комбината есть оптовые покупатели (как правило, иногородние). Поэтому неизбежны большое количество заявок (каждая отдельная торговая точка покупателя дает собственную заявку согласно своим потребностям) и необходимость принимать заявки по телефону. И при автоматизации процесса принятия заявок следует решать задачу сокращения времени обработки информации.
Рассмотрим пути оптимизации данного процесса.

• Обе стороны (передающая и принимающая заявку) должны придерживаться общего списка номенклатуры. Это можно реализовать банальной рассылкой бланка заказа покупателям. Такая мера в реальных условиях позволяет довести долю контрагентов, дающих заявку в удобном порядке, до 70%. Скорость обработки сокращается в 1,5 раза по сравнению с осуществлением заказа без бланка.
• При отгрузке молочной продукции существуют две единицы измерения − количество так называемых «мест» (коробки, вакуумные упаковки) и единиц (штуки, пакеты). Подавляющее большинство контрагентов заказывает количество целых упаковок и при необходимости указывает количество штук дополнительно к этим упаковкам (формула вида 12 упаковок и 2 пакета). Поэтому наиболее эффективным в электронной форме заявки оказалось указание количества заказа в местах, но при необходимости с помощью специального режима можно указать дополнительное количество в штуках (неполных местах).

Во время приема заявки также необходимо определить вариант доставки продукции контрагенту. Доставка возможна самовывозом или централизованным завозом. Во втором случае также указывается маршрут доставки (он обычно утверждается совместно с транспортной службой предприятия).
Определение варианта доставки − важный момент и с точки зрения последующего выставления документов отгрузки (в частности, это касается дополнительных услуг по доставке).
В решении «1С:Молокозавод» реализована электронная форма заявки, содержащая дату отгрузки, контрагента и его торговую точку, вариант доставки и список номенклатуры в указанном в таблице виде.
При автоматизации возникают следующие новые возможности:

• Во время корректировки заявки делается автоматическая запись об изменении с указанием даты и лица, принявшего информацию. При этом сохраняются данные о первичной заявке, что удобно для последующего анализа.
• Сокращается количество рабочего времени, затрачиваемого на прием заявок, так как исчезает необходимость в формировании сводной отчетности по
• всем маршрутам, которая необходима при бумажном способе работы и сводится к механическому расчету итогов.
• На реальных проектах наблюдается более быстрое обучение новых сотрудников, чем при бумажном способе обработки заявок.
• Быстрота принятия заявки положительно воспринимается покупателями.
• Повышается эффективность оперативного планирования производства, так как имеется база первичных заявок в электронном виде и можно заблаговременно скорректировать план производства в сторону увеличения или уменьшения выпуска.

Согласование заявок с реальным выпуском

Для согласования принятых заявок с реальным выпуском продукции по состоянию на начало дня отгрузки необходимо осуществление специальных операций, востребованных практически на всех предприятиях молочной промышленности.

• В случае нехватки реально выпущенного количества определенной позиции с заказами на отгрузку:
  
  • в части заказов сокращается определенная позиция или заменяется на другую;
  • для продукции, продолжительность процесса производства которой незначительна, возможен «дозаказ» в производство.
• При обнаружении излишков произведенной продукции в сравнении с заявками на отгрузку следует попытаться распределить излишки путем увеличения заявок крупных клиентов (с согласования с покупателем).
• Анализ загруженности маршрутов доставки, который позволяет более равномерно распределить нагрузку по маршрутам.
• Формирование заявок на склад (склады) для выдачи продукции контрагентам или экспедиторам (при использовании системы централизованного завоза).

За счет автоматизации процесса принятия первоначальной заявки и складского учета указанные бизнесоперации возможно значительно оптимизировать.
В решении «1С:Молокозавод» весь функционал для осуществления этих операций объединен в одной форме (рабочее место). В таком виде удалось организовать наглядное отображение текущей ситуации по заявкам и остаткам готовой продукции на складах. Загрузка маршрутов может быть оценена массой продукции, которая отображается в этой же форме.

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОТГРУЗКИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Обработка отгрузки на складах

Молочные комбинаты используют две основные схемы отгрузки готовой продукции со склада. Первая − отгрузка со склада на основании документа «заявки на склад» с последующим фиксированием информации об отгрузке и формированием документов в информационной системе. Так организован процесс на крупных и средних предприятиях или с большим количеством складов, откуда происходит отгрузка. Вторая схема предполагает выписку накладной в информационной базе и выдачу продукции со склада согласно этому документу. Такая схема эффективна при меньших масштабах предприятия, она позволяет обойтись без отдельной печатной формы заявки и использовать только ее электронную версию.
От выбора схемы отгрузки готовой продукции зависит методика важного момента − указание партий продукции.
Возможны два основных варианта: указание партий автоматически на основании данных складского учета с последующей выдачей со склада именно указанных партий; указание партий в бумажном варианте заявки кладовщиком и последующая фиксация оператором в программе этих партий в накладной.
В варианте указания партий кладовщиком на первый взгляд присутствует излишнее звено − бумажная заявка на склад, но при наличии подписи кладовщика и контрагента она является дополнительным документом, подтверждающим отгрузку (по сути − складским ордером), и может быть важным аргументом при несоответствии учетных данных контрагента и предприятия.
Вариант с автоматическим указанием партий позволяет использовать стратегию списания партий, что очень важно для молочного комбината, поскольку продукция часто имеет ограниченный срок реализации. Также в этом случае можно значительно сократить время обслуживания покупателя: весь необходимый пакет документов формируется сразу «в одном окошке», и клиенту остается только посетить склады для погрузки.

При организации своевременной регистрации документов производством, лабораторией и прочими службами предприятия удается значительно сократить время обработки документов на отгрузку, а также количество рабочего времени и, следовательно, задействованного в этой схеме персонала. Формирование пакета отгрузочных документов Если молочный комбинат не готов перейти к системе отгрузки по накладной и использует ордерную схему, то возникает необходимость в формировании отгрузочных документов по окончании погрузки. Как правило, для этого приходится выделять отдельного сотрудника, в обязанности которого входит формирование полного пакета документов (качественное удостоверение, накладная, счет−фактура, пропуск) по всем контрагентам. В случае отгрузки с нескольких складов все накладные, сформированные операторами складов, объединяются в сводный документ, на основании которого и формируется весь пакет необходимых форм.
При такой схеме удается также осуществить дополнительный контроль по следующим направлениям: сравнение данных отгрузки с первоначальной заявкой контрагента (выясняется, не пропущен ли клиентом какой−нибудь склад); проверка правильности оформления документов со стороны бухгалтерской службы;
обеспечение корректности оформления документов на складах.
Такой дополнительный контроль на практике позволяет значительно сократить риск совершения ошибки пользователями в процессе оформления отгрузки.

Складская отчетность

Внедрение информационной системы − хороший повод пересмотреть многие отчеты, их количество, форму и содержание. При этом качество контроля отнюдь не всегда уменьшается с отказом от большого количества отчетов. Так, для контроля работы склада готовой продукции в бумажной форме достаточно формировать ежедневно всего два отчета: реестр накладных (включает номер, дату, время выезда, контрагента или экспедитора, автомобиль, сумму и НДС,
количество возвратной тары); сводная ведомость по отгрузке продукции (включает номенклатуру, количество, сумму и НДС, количество возвратной тары).
Первый отчет (реестр накладных) используется для сверки данных оператора склада и кладовщика и прикладывается к накладным за день.
Второй сверяется со сводным отчетом по реализации готовой продукции по всему предприятию за день, его копия сдается в бухгалтерию предприятия.
Эти отчеты редко превышают по объему 3 страницы формата А4. Остальные отчеты, используемые для сверки, поиска ошибок, различных выборок, формируются в электронной форме, позволяющей «развернуть» каждую цифру и дойти до документа. Таким образом удается значительно сократить время, затрачиваемое на сверку, поиск ошибок операторов и другие формы контроля.

ОБЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

Одним из самых важных моментов при автоматизации службы сбыта готовой продукции является максимально безболезненный старт проекта. Остановка или существенная задержка в процессе отгрузки может повлечь за собой ряд неприятных и критичных для предприятия последствий: недовольство клиентов, порча продукции, срыв графика поставки. Поэтому во время тестирования программного продукта следует не только проверить работоспособность механизмов на тестовых примерах, но и работу системы в целом при реальной загрузке.

Очень важно в ходе проекта наладить взаимодействие отдела информационных технологий (ИТ) или фирмы по внедрению программы и службы сбыта предприятия. При этом следует избежать формирования технического задания только силами как заказчика, так и исполнителей. Конструктивное сотрудничество специалистов ИТ и отдела сбыта должно привести к эффективному сочетанию новых технологий, доступных на текущий момент, с наработками и опытом предприятия.
Так, при внедрении решения «1С:Молокозавод» за счет использованной современной платформы «1С:Предприятие 8» возможно внедрение современных технологий:

• современные управленческие отчеты для подробного анализа отгрузки продукции (в том числе с приведением к сопоставимому виду − цельномолочная продукция и пр.): анализ продаж в разрезе каналов сбыта и регионов; сравнение продаж в текущем периоде с показателями, достигнутыми в прошлом сопоставимом периоде (с периодичностью в год, месяц, неделя и т.д.); план−фактный анализ продаж; ABC− и XYZ−анализ продаж в разрезе номенклатуры и контрагентов для формирования максимально выгодной коммерческой политики предприятия;
• интеграция с современным торговым и промышленным оборудованием;
• штрихкодовый учет продукции, что позволяет значительно облегчить работу операторов и сократить вероятность ошибок при вводе документов.

Источник: http://moloprom.ru/