От кризиса к молочным рекам. Информационные технологии на службе эффективного управления

В период финансового кризиса первоочередная задача − обеспечение стабильности бизнеса за счет его прибыльности. Стабильность достигается только как результат умелого, тщательно спланированного управления производственной и хозяйственной деятельностью всей инфраструктуры бизнеса. Антикризисные мероприятия, направленные на сохранение стабильности, должны быть единым комплексом взаимосвязанных действий и опираться на знания, опыт и применение современных информационных систем. Что делать, когда банальные антикризисные меры уже применены и не вызвали нужного эффекта? Нельзя ведь бесконечно сокращать штат, закрывать непрофильные направления и т.п. Чем могут ответить предприятия молочной промышленности на вызов, брошенный финансовым кризисом? Вот несколько примеров на основе специализированного отраслевого программного решения «1С:Молокозавод», позволяющих рассматривать его как инструмент антикризисного управления.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАЧЕСТВА МОЛОЧНОГО СЫРЬЯ И ОПТИМИЗАЦИЯ ЕГО СТОИМОСТИ

На молокоперерабатывающих предприятиях одним из ключевых процессов является приемка сырья. Это постоянный процесс, основная задача которого − анализ поступающего молока. Анализ проводится путем лабораторных исследований, где выявляются качественные характеристики сырья и содержание полезных веществ, в соответствии с которыми определяются ценность и стоимость поступившего сырья. Где же здесь можно сэкономить? В качестве примера снижения затрат на сырье в условиях кризиса с применением новых возможностей решения «1С: Молокозавод» можно привести следующую методику.
Молочному комбинату очень важно обеспечить загрузку своего производства, и существует план по закупке сырья, связанный с планом производства и реализации продукции. Обычно этот план утверждается в разрезе поставщиков. За счет оперативного анализа количества уже закупленного у конкретного поставщика сырья можно снизить закупочную цену по «сверхплановому» молоку, что даст значительную экономию без риска невыполнения плана по закупке сырья. При этом цена рассчитывается в программе «1С:Молокозавод» автоматически и не требует внимания сотрудника, обрабатывающего документы по приемке. Для этого нужно только верно настроить расчет цены в решении «1С: Молокозавод».
Поступившее сырье учитывается в физическом и базисном весе по установленным показателям содержания белка и жира. Такой подробный учет позволяет определить нормы списания сырья на готовую продукцию (существуют специальные нормы, привязанные к базисной жирности) и, кроме того, управлять ценообразованием в соответствии с качеством приобретаемого сырья и, как следствие, произведенной из этого сырья продукции.
Наличие реализованного в решении «1С:Молокозавод» механизма расчета надбавок поставщикам за качество сырья при определении его стоимости позволяет мотивировать поставщиков к повышению качества поставляемого молока, регулируя закупочные цены на сырье с учетом его характеристик.
Для сокращения производственных затрат автоматически определяется баланс в структуре сырья − например, сливки, используемые при производстве масла, могут быть приобретены у поставщиков сырья или сделаны предприятием самостоятельно из молока−сырья. Нахождение баланса закупки/производства сырья очень важно для финансового результата по конечной продукции. Что помогает найти нужный баланс? Ответ: система управленческой отчетности.
В рамках функционала «1С:Молокозавод» реализована специальная управленческая отчетность, позволяющая проводить анализ качества молока в разных разрезах для выбора оптимальной рецептуры, анализ финансового результата, дополнительный по сравнению со штатным анализ рабочего времени и зарплаты по подразделениям.

ОПЕРАТИВНОЕ ПОЛУЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО РЕЗУЛЬТАТА В РАЗРЕЗЕ ВИДОВ ПРОДУКЦИИ

В молочной промышленности очень важно учитывать распределение затрат по видам продукции. Учет затрат в решении «1С:Молокозавод» осуществляется автоматизировано в оперативном режиме. Поэтому есть возможность, анализируя изменения показателей, достаточно точно спрогнозировать финансовый результат, не дожидаясь окончания отчетного периода.
Это необходимо для управления финансовым результатом по каждому выпускаемому виду продукции. Текущий финансовый результат можно просчитать уже в первых числах следующего месяца. Это позволяет оперативно внести необходимые коррективы для устранения наметившихся отрицательных тенденций.
Например, на основании такого анализа цена реализации отдельных продуктов может быть пересмотрена с целью достижения более приемлемого финансового результата.
Также могут быть подвергнуты пересмотру цены на закупаемое сырье, затраты на которое является одним из наиболее важных факторов себестоимости молочной продукции.
Отсутствие возможности регулирования затрат и оперативного анализа по продукции приводит на практике к увеличению убытков на предприятии.

ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ СБЫТА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Служба сбыта выполняет важную функцию − организацию своевременной доставки продукции, учитывая ограниченность ее сроков годности. Такая специфика диктует требования к оперативности. Не успели доставить − приходится списать продукцию или отправить в переработку. Это неприятно и в хорошие времена, а в кризис вдвойне больнее, грозит не только убытками, но и потерей клиента.
Основные задачи службы: оперативность реакции на запросы клиентов; обеспечение оперативности доставки; контроль задолженности. Диспетчер должен оперативно решить эти задачи. «1С:Молокозавод» позволяет автоматизировать весь цикл работы службы сбыта. Для приема заявок специальные удобные эргономичные формы позволяют диспетчеру в оперативном режиме во время общения с клиентом по телефону или лично сформировать заявку в системе, получить информацию о задолженности покупателя, скорректировать принятую заявку. В решении предусмотрен функционал для эффективной работы с большим количеством клиентов и вариантов отгрузки (доставка транспортом предприятия, самовывоз, мелкооптовая торговля, розничная торговля).
Автоматизация службы сбыта в таком объеме дает конкурентное преимущество в части скорости и качества обслуживания клиентов, так как практически во всех регионах есть конкуренция на рынке молочной продукции, и этот фактор является достаточно важным. Учет взаиморасчетов и взаимоотношений с клиентами (элементы CRM) ведется в оперативном и интегрированном режиме (отгрузка и оплата товара немедленно приводит к изменению состояния взаиморасчетов). Такое (интегрированное) решение позволяет повысить эффективность не только службы сбыта, но и других подразделений и предприятия в целом. За счет автоматизации обработки заявок покупателей удается решить проблему прогнозирования денежных поступлений и оптимизацию загрузки производственных мощностей предприятия.

ЭФФЕКТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА

В единой информационной системе на основе «1С: Молокозавод» также решается очень важная для предприятий молочной отрасли проблема оперативного планирования производства с целью достижения максимальной реализации выпущенной готовой продукции. Поскольку в системе существуют данные о заказах клиентов (с учетом корректировок), то стратегический и среднесрочный план производства может быть оперативно скорректирован в сторону уменьшения или увеличения выпуска в течение дня.
Без автоматизации заказов покупателей величина нереализованной продукции по отдельным видам может достигать до 10 % из−за ошибок в прогнозировании спроса и прочих факторов, что в условиях кризиса особенно болезненно.

КОНТРОЛЬ ЗАТРАТ АВТОТРАНСПОРТНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Снизить затраты на производство можно за счет эффективного управления автотранспортным подразделением. В решении «1С: Молокозавод» используется модуль, который позволяет комплексно автоматизировать весь цикл работ автотранспортного подразделения от диспетчера до руководителя.
В модуле предусмотрена возможность учета работы автотранспорта по маршрутам с утвержденным пробегом, это характерно для работ, связанных с доставкой молока− сырья, так удается контролировать величину непроизводительного пробега и уменьшить затраты на ГСМ.

ПРОЧИЕ РЕЗЕРВЫ СНИЖЕНИЯ ЗАТРАТ

Возможностью минимизации затрат при использовании «1С:Молокозавод» следует признать и снижение времени, затрачиваемого сотрудниками предприятия на обработку первичной и сводной информации. При грамотном распределении обязанностей это приводит к значительному ускорению выполнения рутинных операций и позволяет использовать персонал более эффективно.
Отдельным пунктом следует отметить общую стоимость владения такой системой. Для достаточно крупного предприятия поддержка самостоятельно разработанного решения подобного масштаба выливается в штат отдела ИТ в количестве 3−4 человека. При имеющемся сегодня на рынке труда уровне зарплаты таких сотрудников сумма, ежемесячно необходимая на содержание отдела, значительна. «1С: Молокозавод» представляется привлекательной альтернативой самостоятельно разрабатываемым решениям, стоимость содержания и надежность сопровождения в конечном итоге приводят к снижению затрат на поддержку системы.

Источник: http://moloprom.ru/