«1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8»: АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ
Управляющая компания «СОЛО» была создана в результате слияния нескольких девелоперских компаний, действовавших на рынке Санкт-Петербурга более десяти лет. Она имеет богатый опыт работы с самыми сложными объектами недвижимости и предоставляет весь спектр услуг, которые необходимы инвестору, занятому в сфере недвижимого имущества.
В процессе становления и развития в компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов. В ходе увеличения бумажного документооборота документы стали чаще теряться, контролировать сроки исполнения и согласования документов стало сложнее.
Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение о начале перехода с 1 января
После отбора среди претендентов работы по проекту были поручены специалистам группы компаний «СофтБаланс» (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).
В результате выбора системы автоматизации управляющая компания «Соло» остановилась на программном продукте «1С:Документооборот 8». Основными критериями для выбора послужили функциональность решения, уверенность в платформе «1С:Предприятие 8» и положительный опыт использования других систем на базе «1С:Предприятие 8». Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.
Рассмотрим более подробно возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8».
Возможности решения «1С:Документооборот 8»
Прикладное решение «1С:Документооборот 8» разработано на платформе «1С:Предприятие 8.2». Возможности этой платформы обеспечивают высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений на ее основе. Платформа «1С:Предприятие 8.2» поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе по низкоскоростным каналам связи.
Решение «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и в коммерческих организациях. Программа является универсальной и может быть легко настроена и адаптирована согласно специфике конкретной компании.
В системе предусмотрена возможность регистрации входящих и исходящих документов в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами. Прикладное решение поддерживает сквозную генерацию регистрационных номеров документов по сложным правилам. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.
Для документа в системе формируется учетно-регистрационная карточка. Пользователь имеет возможность самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документов. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.
Предусмотрено хранение внутренних документов в структуре папок. Это позволяет упорядочить документы и установить права сотрудников на те или иные действия с ними.
Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании исключаются благодаря механизму блокировки.
В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации программа позволяет настроить номенклатуру дел, или томов. В последующем номенклатура дел используется для создания новых дел (томов), а также для списания в дело исполненных документов. Каждое дело является аналогом бумажной папки, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. В программе не предусмотрено списание документов в закрытое дело.
В решении реализован учет затрат рабочего времени сотрудников на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ определяет, как правило, ответственный за нормативно-справочную информацию.
Для анализа работы с документами в программе предусмотрено большое количество разнообразных отчетов.
«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры. Это позволяет, например, привлечь к работе сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса. Любой документ или файл системы можно отправить по электронной почте непосредственно при работе с ней.
Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д.
Работы по проекту
Внедрение решения «1С:Документооборот 8» в управляющей компании и ввод системы в эксплуатацию были выполнены в кратчайший срок – за две недели. Это стало возможно благодаря большому набору функциональных возможностей прикладного решения и его гибкости.
На первом этапе в рамках проекта автоматизации были формализованы все процессы, связанные с документооборотом компании. Затем в рамках функциональных возможностей типового решения «1С:Документооборот 8» был построен эскиз системы, а также проработана структура справочной информации. Следующий этап был посвящен разработке шаблонов бизнес-процессов «Ознакомление», «Согласование» и «Исполнение» для внутренних и внешних документов. На завершающем этапе выполнено обучение пользователей работе с системой.
Результат автоматизации
В результате внедрения решения «1С:Документооборот 8» в компании была автоматизирована большая часть задач электронного документооборота.
Работа с входящими, исходящими и внутренними документами компании теперь упорядочена. Все документы регистрируются секретариатом в единой информационной базе. Для ведения учета документов разработана классификация их видов. Присвоение документам уникальных номеров производится в соответствии с данной классификацией.
Все входящие и исходящие документы связаны в системе с отправителем или с получателем документа. Это позволяет сотрудникам быстро получить доступ ко всей переписке с выбранным корреспондентом.
Внутренние документы хранятся в иерархическом справочнике, отражающем организационную структуру компании, а также виды внутренних документов. Использование данного справочника позволило систематизировать весь архив внутренних документов.
Согласование и исполнение документов, а также ознакомление с ними сотрудников выполняются теперь по соответствующим шаблонам. Автоматизация этих бизнес-процессов привела к повышению исполнительской дисциплины. Скорость движения документов внутри компании выросла примерно на 40%, случаи их потери полностью исключены.
Наличие в решении полнотекстового поиска позволяет сотрудникам оперативно находить необходимую информацию.
В решении «1С:Документооборот 8» предусмотрена гибкая настройка прав доступа к информации. Это дало возможность разграничить доступ сотрудников к документам и задачам по нескольким параметрам, например по видам документов, грифам секретности, авторам задач, а также по принадлежности документа подразделению.
Планы компании «Соло» предусматривают увеличение количества пользователей системы, а также дальнейшее развитие бизнес-процессов. Запланировано также внедрение подсистемы учета рабочего времени для расчета затрат времени сотрудников некоторых подразделений.
Ю. ГУРЬЯНОВА
1С:Франчайзи «СофтБаланс»
Контактный телефон (812) 325-44-00