«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8»: УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ ФИНАНСАМИ В СЕТИ РЕСТОРАНОВ

В 2003 г. одна из компаний открыла в Санкт-Петербурге первый ресторан японской кухни. Сегодня сеть ресторанов японской кухни включает более 30 заведений в Санкт-Петербурге и Москве. Каждый ресторан является отдельной бизнес-единицей, имеет свой собственный бюджет и отчитывается за расходы и доходы относительно плановых показателей перед центральным офисом компании.

 

В связи с развитием бизнеса к 2011 г. у компании появилась потребность в повышении эффективности планирования и использования финансовых ресурсов. Для выполнения работ по проекту автоматизации предприятию был необходим партнер, который владеет методикой организации казначейства, имеет большой опыт автоматизации бюджетирования, а также может круглосуточно оказывать консультационную поддержку.

 

После отбора среди претендентов работы по проекту были поручены специалистам группы компаний «СофтБаланс» (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург). По результатам изучения потребностей заказчика специалисты «СофтБаланс» реализовали в прикладном решении «1С:Управление корпоративными финансами 8» на платформе «1С:Предприятие 8» тестовый пример по выборочным задачам учета. Это позволило заказчику получить представление о возможных вариантах решения наиболее критичных задач с помощью типовых возможностей программного продукта и сформулировать техническое задание на разработку информационной системы.

 

Рассмотрим более подробно возможности прикладного решения «1С:Управление корпоративными финансами 8».

 

«1С:Управление корпоративными финансами 8»

 

Программный продукт «1С:Управление корпоративными финансами 8» является совместной разработкой фирмы «1С» и компании «1С-Рарус» (1С:Франчайзи, г. Москва). Он предназначен для автоматизации учета и управления финансами как обособленных предприятий, так и предприятий, объединенных в группы – холдинги, конгломераты, группы компаний и т.д. Использование программы позволяет предприятию не только управлять финансами, но и заниматься среднесрочным и долгосрочным бизнес-планированием, а также бюджетированием.

 

В состав прикладного решения входят подсистемы «Бухгалтерский и налоговый учет», «Учет по МСФО», «Управление денежными средствами», «Учет договоров» и «Бюджетное планирование».

 

Подсистема «Бухгалтерский и налоговый учет» реализована на основе типового прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8» – универсальной программы массового назначения, которая используется для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, в том числе для подготовки регламентированной отчетности.

 

Подсистема «Учет по МСФО» предоставляет финансовым службам готовую методическую основу для ведения учета в соответствии с МСФО и может быть адаптирована к особенностям применения стандартов на конкретном предприятии.

 

Для автоматизации оперативного планирования движения денежных средств используется подсистема «Управление денежными средствами». В решении предусмотрена двухступенчатая схема оформления денежных операций. На первой ступени в информационной базе регистрируются намерения по изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов. Регистрация намерения выполняется с помощью ввода в информационную базу заявок на расходование, а также запланированных поступлений денежных средств. Таким образом, заявки на расходование денежных средств формируют спрос на них от подразделений предприятия. Регистрация в информационной базе факта платежа выполняется на второй ступени и приводит к изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов.

 

При оформлении заявки предусмотрена возможность резервирования денежных средств в указанном месте хранения – на расчетном счете или в кассе. Снятие резерва по заявке выполняется автоматически при регистрации факта платежа. Отметим, что резервированию в заявке доступны денежные средства, которые не только фактически имеются в наличии, но и запланированные к поступлению. В подсистеме реализована возможность согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств.

 

Для просмотра сводной информации о заявках на расходование и планируемых поступлениях денежных средств, а также для анализа возможности исполнения оперативных финансовых планов предназначен отчет «Платежный календарь».

 

Подсистема «Бюджетное планирование» предоставляет возможности для составления оптимальной системы финансовых и операционных планов, взаимосвязанных между собой. Данная система может включать мастер-бюджет предприятия, функциональные бюджеты и бюджеты проектов. В состав мастер-бюджета предприятия входят бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет по балансовому листу (ББЛ) и инвестиционный бюджет. К функциональным бюджетам относятся бюджеты продаж, производства, закупок, а также бюджет прямых затрат на оплату труда и прочие бюджеты.

 

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы в целях текущего или уточненного планирования, так и на более длительные периоды в рамках стратегического или укрупненного планирования.

 

Связь подсистемы «Управление денежными средствами» с подсистемой «Бюджетирование» обеспечивает контроль за расходованием денежных средств на предмет непревышения бюджетных показателей.

 

В целом подсистема «Бюджетное планирование» позволяет выполнить экономический прогноз и проконтролировать результаты деятельности предприятия. Она является средством для координации деятельности подразделений предприятия и основой для принятия решений по его развитию.

 

Подсистема «Учет договоров» дает возможность организовать и контролировать процессы управления деятельностью предприятия, связанные с договорными отношениями.

 

Работы по проекту

 

Работы по проекту начались с переноса данных по бухгалтерскому и налоговому учету в решение «1С:Управление корпоративными финансами 8», а также с настройки интеграции этого решения с программой для ведения оперативного учета в ресторанах.

 

Затем специалисты «СофтБаланс» детально проанализировали бюджеты, существующие в компании. После этого они предложили и реализовали в системе изменения в их структуре. Например, с целью получения более детальной информации по основным направлениям деятельности компании некоторые крупные статьи бюджетов были детализированы по дополнительным аналитическим разрезам. В системе была разработана и реализована структура нового бюджета – проектного. Для проектного бюджета определен список бюджетных статей, а также аналитических отчетов, необходимых для работы с ним.

 

Реализованы маршруты согласования и утверждения бюджетов. Установлены круг лиц и последовательность их участия в процессе согласования и утверждения.

 

В процессе автоматизации работы с заявками на расходование денежных средств в системе реализован полный жизненный цикл заявок с момента создания заявки и до окончательного утверждения и оплаты по ней. В целях облегчения работы сотрудников ресторанов для них разработаны правила и инструкции, регламентирующие их действия при работе с заявками и формировании финансовой отчетности. Был также проработан процесс взаимодействия центрального офиса с отдельными ресторанами.

 

Финансовая отчетность в системе формируется в соответствии с требованиями центральной компании и акционеров, а также с учетом пожеланий конечных пользователей.

 

Результат автоматизации

 

В результате внедрения информационной системы в компании появился инструмент, позволяющий эффективно работать с бюджетами компании. Повысилась прозрачность и управляемость финансовой системы, предусмотрены новые возможности для контроля ключевых показателей.

 

Взаимоотношения центрального офиса и ресторанов стали более организованными. Детальная проработка бюджетов и сопутствующей аналитики позволила предоставить сотрудникам финансовой службы широкие возможности по расшифровке бюджетных показателей, в результате возросло доверие сотрудников к получаемой информации. В системе можно вести сквозной аналитический учет в разрезе проектов – регионов и ресторанов.

 

Реализован автоматический контроль заявок, обеспечивающий оперативное согласование и утверждение заявок от подразделений и филиалов на расходование денежных средств. В результате автоматизации произошло перераспределение ответственности между центральным аппаратом и ресторанами.

 

Новая информационная система помогает руководителям и собственникам компании, а также ресторанов принимать взвешенные и обоснованные стратегические решения, основанные на максимально полной и достоверной информации о финансовом положении компании в целом, и каждого конкретного ресторана в отдельности.

 

И. АРХИПОВА

1С:Франчайзи «СофтБаланс»

Контактный телефон

(812) 325-44-00