Для автоматизации широкого круга задач в области делопроизводства и документооборота как в коммерческих организациях любого размера, так и в бюджетных учреждениях, фирма «1С» предлагает программный продукт «1С:Документооборот 8» на платформе «1С:Предприятие 8.2». Он представляет собой комплексное универсальное решение и успешно используется многими предприятиями для автоматизации учета документов, организации коллективной работы сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и решения ряда других задач.
Фирма «1С» выпускает две версии программы «1С:Документооборот 8» – ПРОФ и КОРП. Сферой использования продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» являются малые и средние коммерческие предприятия, а также государственные учреждения с простой организационной структурой и несложным документооборотом. Решение «1С:Документооборот 8 КОРП» включает в состав более широкий спектр функциональных возможностей, чем версия ПРОФ. Его рекомендуется использовать для автоматизации государственных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Рассмотрим некоторые особенности проектов автоматизации на основе программы «1С:Документооборот 8» в биохимическом холдинге «Оргхим» и в федеральном казенном предприятии «Завод имени Я.М.Свердлова». Оба проекта выполнены при участии специалистов компании «1С-Рарус НН» (1С:Франчайзи, г. Нижний Новгород).
Согласование заявок на расходование денежных средств в биохимическом холдинге
Биохимический холдинг «Оргхим» (г. Нижний Новгород), созданный в 2001 г., находится на лидирующих позициях в области разработки и выпуска смол и эмульгаторов для производства синтетического каучука, а также по объему добычи сосновой живицы и производству канифоли.
В настоящее время в состав холдинга входят пять компаний. Это управляющая компания ЗАО ТД «Оргхим», производственные компании ОАО ПО «Оргхим» и ЗАО «Сибирский «ЛХЗ», транспортная компания ООО «Оргхимспецтранс», компания ЗАО «Русский катализатор», занимающаяся исследованиями и разработками, а также добывающая компания Orquim Brasil Exstracoes de Resinas LTDA, расположенная в Бразилии.
В результате постоянного увеличения количества входящих, исходящих и внутренних документов, необходимости в более упорядоченной и эффективной работе с ними руководство холдинга приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).
По результатам анализа представленных на рынке СЭД было принято решение об автоматизации работы с документами на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
Основными задачами проекта являлись автоматизация процедуры согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств, а также создание электронного архива документов. Было также принято решение об интеграции «1С:Документооборот 8 ПРОФ» с автоматизированной системой «1С:Управление производственным предприятием 8», которая на момент внедрения СЭД уже находилась в эксплуатации.
В первую очередь было решено автоматизировать процесс согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств, и на это имелись причины. В условиях постоянного расширения бизнеса для согласования заявок требовались значительные затраты времени. Чтобы принять решения, например, о возможности платежей с превышением установленных лимитов или о переносе срока платежей, приходилось почти ежедневно проводить собрания.
Бизнес-процесс согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств реализован в системе следующим образом. Предварительно инициатор заявки создает ее в информационной базе «1С:Управление производственным предприятием 8». Далее с помощью средств автоматического обмена заявка поступает в систему «1С:Документооборот 8 ПРОФ», в которой при этом создается внутренний документ с соответствующими реквизитами. Затем инициатор выполняет запуск бизнес-процесса рассмотрения заявки сотрудниками финансовой дирекции по установленному маршруту. По итогам рассмотрения финансовой дирекцией заявка либо включается, либо не включается в платежный календарь. При этом инициатору направляется резолюция с результатом. Заявки, которые рассмотрены и включены в платежный календарь, направляются далее для согласования по установленным маршрутам.
Утверждение заявок на расходование денежных средств выполняется в системе «1С:Управление производственным предприятием 8», при этом история изменения состояния заявок хранится в «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
Результаты проекта
В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8» разработаны регламенты бизнес-процессов согласования заявок на расходование денежных средств. Выполнена настройка различных маршрутов согласования заявок в соответствии с организационной структурой холдинга, а также в зависимости от параметров заявки, ролей пользователей и прав доступа. Автоматизировано 50 рабочих мест. Разработаны инструкции и выполнено обучение пользователей работе в системе.
Использование СЭД позволило не только повысить исполнительскую дисциплину на предприятии, но и сократить как минимум в два раза затраты времени сотрудников на обработку документов, высвободив время для аналитической деятельности.
Согласование договоров в федеральном казенном предприятии
Федеральное казенное предприятие «Завод имени Я.М.Свердлова» (г. Дзержинск, Нижегородская обл.) является крупнейшим производителем всех видов промышленных взрывчатых веществ, детонаторов, передаточных зарядов для горнорудной промышленности, специальных перфораторов для нефтегазодобывающей промышленности и других изделий для взрывных, сейсмических и геофизических работ. Завод ведет серийное производство по более чем 90 номенклатурным позициям оборонного назначения. В состав предприятия входят 50 структурных подразделений, в которых работают более 6,5 тыс. человек.
Действующая на предприятии процедура согласования договоров стала со временем негативно сказываться на качестве и оперативности работы. Для согласования одного договора, например, требовалось от нескольких часов до нескольких дней. При этом добавление дополнительного должностного лица в таблицу необходимых виз существенно удлиняло процедуру согласования, поскольку ее участники визировали договор последовательно в порядке очереди. Отсутствие архивных электронных копий зачастую могло привести к утере договора, а значит, к необходимости инициирования повторного согласования.
В целях оптимизации системы документооборота на предприятии было принято решение о внедрении системы «1С:Документооборот 8 КОРП». Приоритетной задачей проекта являлась автоматизация учета и согласования договоров. В пилотном проекте внедрения СЭД участвовали четыре подразделения, на которые приходится практически 50% договоров «Завода имени Я.М. Свердлова».
В решении «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договоров и сопутствующих им документов, включая этапы создания проекта договора, внутреннего и внешнего согласования, а также исполнения.
Менеджер создает в системе электронный экземпляр договора на основании типового шаблона. Если договор получен от контрагента, то он сканируется юридическим управлением и вводится в систему.
На следующем этапе договорной отдел инициирует процесс согласования договора в СЭД, при этом у всех участников процедуры одновременно появляется задание с прикрепленным электронным договором. Каждый из участников в процессе согласования может ввести свои комментарии. По завершении согласования всеми участниками сотрудник договорного отдела печатает договор, заполненный «Лист согласования», готовит сопроводительное письмо и передает весь комплект документов на подпись к директору.
Договор, подписанный директором, поступает в договорной отдел, сотрудники которого ставят на нем печать, регистрируют в СЭД и отправляют контрагенту. Менеджер при этом получает задание проконтролировать возврат договора от контрагента. При возврате договора от контрагента договорной отдел производит его сканирование и вводит в СЭД.
Таким образом, при внедрении СЭД была исключена вероятность потери рабочих документов. Возможность отследить стадию, на которой находится договор, и проконтролировать срок его согласования позволила повысить качество работы.
Результаты проекта
В результате внедрения СЭД в четырех подразделениях завода автоматизирована процедура согласования договоров. Создана база для получения единой библиотеки договоров предприятия, регламентированы процедуры их визирования и утверждения, разграничены права пользователей при работе с ними. Количество пользователей системы насчитывает 50 человек.
Следующий этап проекта предусматривает автоматизацию работы с документами в остальных подразделениях предприятия, включение в СЭД приказов и служебных записок, ведение технической документации завода.
А. ДЕГТЯРЕВА
1С:Франчайзи «1C-Рарус НН»
Контактный телефон (831) 461-82-61