Японская компания UNIQLO разрабатывает, производит и реализует повседневную одежду более чем в 940 магазинах в различных странах мира. В 2009 г. компанией был создан российский филиал ООО «ЮНИКЛО (РУС)» и началась активная подготовка к открытию первого магазина UNIQLO в Москве.
Работы по проекту автоматизации стали осуществляться в «ЮНИКЛО (РУС)» еще до открытия в России первого магазина компании. В рамках проекта требовалось автоматизировать ведение оперативного учета, бухгалтерского и налогового учета в соответствии с российским законодательством, а также формирование регламентированной отчетности. Кроме того, в системе следовало предусмотреть ведение кадрового учета, расчет заработной платы.
Было принято решение о создании информационной системы на основе прикладного решения «1С:Комплексная автоматизация 8» на платформе «1С:Предприятие 8», поскольку функциональные возможности данного программного продукта в наибольшей степени удовлетворяли потребностям заказчика. В качестве исполнителя работ была выбрана компания «1С:Автоматизация» (1С:Франчайзи, г. Москва), специалисты которой предложили также автоматизировать учет рабочего времени на основе собственной разработки «1С: Автоматизация. Управление рабочим временем». Помимо выполнения работ по проекту компания обязалась оказывать заказчику услуги по аренде сервера для размещения на нем информационной базы автоматизированной системы.
«1С:Комплексная автоматизация 8»
Решение «1С:Комплексная автоматизация 8» позволяет организовать в компании единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета. Оно обеспечивает в том числе управление продажами, запасами и закупками, управление отношениями с клиентами (CRM), управление ценообразованием, управление денежными средствами и взаиморасчетами, а также решение многих других задач.
Предусмотрено ведение бухгалтерского и налогового учета, а также формирование регламентированной отчетности в соответствии с российским законодательством. После однократной регистрации хозяйственной операции она отражается одновременно в управленческом и регламентированном учете.
Решение поддерживает кадровую политику компании и автоматизацию расчетов с персоналом. Расчет начислений, удержаний, а также налогов и взносов с фонда оплаты труда выполняется автоматически. Начисленная заработная плата и налоги отражаются в затратах компании.
«Монитор эффективности» позволяет руководителю быстро получить представление о текущем состоянии компании с помощью ключевых показателей, которые рассчитываются на основе данных оперативного учета. В состав прикладного решения включен набор из 50 предварительно настроенных показателей эффективности. Возможна быстрая разработка новых показателей.
«1С: Автоматизация. Управление рабочим временем»
Прикладное решение «1С:Автоматизация. Управление рабочим временем» позволяет организовать эффективную систему учета и контроля рабочего времени персонала компании.
Возможности программы позволяют регистрировать время прихода и ухода сотрудников, обеспечивать руководство компании информацией об отсутствующих сотрудниках и причинах их отсутствия, формировать первичные данные для расчета заработной платы.
Решение может взаимодействовать с одной или несколькими проходными, регистрируя события прихода и ухода в одной информационной базе. В процессе регистрации факта прохода происходит идентификация сотрудника, а также проверяются его данные с учетом графика работы и подразделения, к которому данный сотрудник относится.
В качестве регистрирующих устройств с системой можно использовать биометрические сканеры, ридеры пластиковых карт и сканеры штрихкода. Программный продукт поддерживает работу сканирующих устройств компании BioLink Technologies Inc, в которых идентификация сотрудника выполняется с помощью сканирования отпечатка пальца. Для работы с другими моделями регистрирующих устройств требуется предварительное индивидуальное тестирование модели.
Для анализа информации в решении предусмотрены отчеты «Присутствие в офисе», «Отсутствие в офисе», «Отчет о событиях», «Состояние сотрудников», «Отклонения от графика работы сотрудника» и т.д.
Отчет «Присутствие в офисе», например, позволяет сформировать список сотрудников, которые присутствуют на территории компании на момент формирования отчета, с указанием их должности и времени прихода на работу. Получить информацию о всех событиях за период по определенной проходной, подразделению или сотруднику можно с помощью «Отчета о событиях». Отчет «Отклонения от графика работы сотрудника» дает возможность проанализировать отклонения от графика работы сотрудника в часах по дням за указанный период, а также итоговые значения отработанного времени и отклонений.
Работы по проекту автоматизации
На первом этапе работ специалисты компании «1С:Автоматизация» совместно с ИТ-специалистами UNIQLO формализовали бизнес-процессы и требования к информационной системе. По окончании этого этапа было сформировано техническое задание на разработку автоматизированной системы для «ЮНИКЛО (РУС)».
Система обеспечивает автоматическое отражение операций в бухгалтерском учете на основании данных оперативного учета. В соответствии с учетной политикой заказчика выполнена настройка учета и распределения накладных расходов.
С помощью отчетов менеджеры филиала могут оперативно получать необходимую информацию в нужных разрезах – об объемах продаж по менеджерам и кассам, об остатках товаров по местам хранения и т.д.
Для предоставления в головной офис материнской компании данных о финансовых показателях, отражающих деятельность филиала, в системе предусмотрен комплект специализированных отчетов на английском языке.
Следует отметить, что оперативный учет движения товаров UNIQLO по всем филиалам ведется в информационной системе «G4», разработанной компанией «Sigma Systems SA». В рамках проекта необходимо было организовать загрузку в систему данных о товарах и другой необходимой информации из «G4», а также выгрузку в «G4» информации о товарообороте российского филиала. Для решения этих задач в информационной системе филиала реализован специальный механизм, который позволяет синхронизировать необходимые данные филиала и «G4».
При расчете заработной платы в системе используются данные о времени, фактически отработанном сотрудниками филиала, полученные из программы «1С:Автоматизация. Управление рабочим временем». К системе управления рабочим временем подключены карт-ридеры. Для идентификации сотрудников используются бесконтактные карты Mifare.
Данный программный продукт позволил организовать учет и контроль рабочего времени персонала компании, обеспечить руководство филиала оперативной информацией об отсутствующих сотрудниках, а также о причинах их отсутствия. Некоторые отчеты, предназначенные для анализа данных по учету рабочего времени, реализованы на английском языке для представления в головной офис материнской компании.
Результат автоматизации
Открытие первого магазина UNIQLO состоялось 2 апреля 2010 г. С этого дня началась опытная эксплантация комплексной автоматизированной системы, которая успешно завершилась в конце сентября того же года. Все задачи проекта автоматизации были решены. Информационная система используется для ведения оперативного, бухгалтерского и налогового учета. С ее помощью решаются все задачи по ведению кадрового учета, по расчету заработной платы и по предоставлению всех необходимых данных головному офису материнской компании. Интеграция с системой «G4» позволила исключить двойной ввод данных.
ИТ-подразделение в «ЮНИКЛО (РУС)» отсутствует. Размещение системы на арендованном сервере и передача ее поддержки на аутсорсинг компании «1С:Автоматизация» позволили «ЮНИКЛО (РУС)» минимизировать расходы на информационные технологии.
Отработка бизнес-процессов на этапе опытной эксплуатации системы значительно облегчила подключение к системе новых магазинов. Так, трудозатраты по подготовке информационной системы к открытию второго магазина UNIQLO составили всего три дня по сравнению с шестью месяцами стабилизации бизнес-процессов при открытии первого магазина.
Л. ШУЛЬМИНА
1С:ФРАНЧАЙЗИ «1С:Автоматизация»
Контактный телефон (495) 956-26-47