Управление продажами
«1С:Управление небольшой фирмой 8» обеспечивает автоматизацию отражения хозяйственных операций, связанных с торговой деятельностью предприятия.
Для номенклатуры товаров и услуг можно установить произвольное количество видов цен. Предусмотрено назначение скидок и наценок. Рабочее место «Прайс-лист» позволяет формировать структуру прайс-листа. При этом назначение цен для группы номенклатуры выполняется по заданным правилам непосредственно в форме прайс-листа.
Программа поддерживает несколько схем продаж: продажа со склада и под заказ, отгрузка в кредит или по предоплате, реализация товаров, принятых на комиссию, а также передача товаров комиссионеру на реализацию.
Отправной точкой для всех действий по удовлетворению потребностей покупателя в товарах является документ «Заказ покупателя». Это один из основных документов программы. С его помощью можно оформить операции двух видов – «Заказ на продажу» или «Заказ на переработку».
Потребности покупателя, зафиксированные в заказах, можно обеспечить несколькими способами. Это может быть резервирование товаров или продукции в свободных остатках на складе, размещение в заказах поставщикам и/или в заказах на производство. Заказанные товары можно также получить на реализацию у комитента или заказать переработчику. При этом в одном заказе применяются разные способы обеспечения потребности. Так, некоторое количество товара может быть зарезервировано в складском остатке, а недостающее количество товаров – заказано у поставщика или получено на комиссию.
Заказ покупателя всегда находится в одном из состояний – «Заявка», «В работе», «Выполнен» или «Закрыт». Для заказа, который имеет статус «В работе», на закладке «Платежный календарь» можно запланировать оплату.
Для документального оформления продаж товаров, продукции, работ и услуг используются товарные накладные или соответственно акты выполненных работ. На основании документов продаж формируются счета-фактуры.
При работе с заказами покупателей и счетами на оплату удобно использовать рабочие места «Заказы покупателей» и «Счета на оплату». В состав данных рабочих мест включена информационная панель, которая содержит информацию о покупателях, состоянии взаиморасчетов с ними, а также позволяет формировать разнообразные аналитические отчеты. Например, для выделенного заказа на рабочем месте «Заказы покупателей» можно сформировать отчеты, которые позволяют проанализировать его выполнение, оплату покупателем, потребность по заказу, а также взаиморасчеты с покупателем в целом.
Рабочее место «Расходные накладные» можно использовать для отражения факта отгрузки товаров покупателям по заказам, которые находятся в работе. При этом одну расходную накладную можно оформить не только для одного, но и для нескольких невыполненных заказов, которые отмечены на рабочем месте. Предусмотрено также формирование аналитических отчетов.
Программа позволяет планировать продажи и анализировать их эффективность. Планы продаж можно формировать в натуральном и стоимостном выражениях как по предприятию в целом, так и по отдельным подразделениям. Для исследования эффективности продаж выполняется их план-фактный анализ по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.
Для анализа различных аспектов управления продажами в состав прикладного решения включено более 20 отчетов. Отчет «Анализ выполнения заказов покупателей», например, позволяет быстро проанализировать состав заказов покупателей, ход их выполнения, а также определить потребность в номенклатуре, необходимой для выполнения заказов. В отчете «Продажи» отображаются сведения о реализованных позициях номенклатуры в количественном и суммовом выражениях за период. Данные о состоянии и динамике расчетов с покупателями за выбранный период представлены в отчете «Расчеты с покупателями».
С помощью отчета «Дебиторская задолженность по срокам» можно получить информацию о задолженности покупателей на определенную дату в разрезе срока задолженности – «Менее недели», «1–2 недели», «2 недели – месяц», «1–2 месяца» и «Более двух месяцев».
Управление работами и услугами
Прикладное решение поддерживает управление подрядными работами и услугами. Под работами в программе понимаются действия производственного характера. Результатом выполнения работы является определенный материальный результат, например построенный дом, смонтированное оборудование, отремонтированная квартира и т.д. Услуга, как правило, материального результата не имеет. В результате оказания услуги клиент получает определенную пользу или нематериальную выгоду. Услугами являются, например, юридическая консультация, услуги связи, обучение и т.д.
В программе предусмотрены ведение учета работ и услуг, управление ценами, скидками, а также наценками на работы и услуги. Основным документом, отражающим деятельность по выполнению работ, в программе является «Заказ-наряд», в котором совмещены функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ, а также расходной накладной для сферы сервисных услуг. С помощью документа «Заказ-наряд» регистрируется заказ на работы, рассчитывается заработная плата исполнителей работ, списываются собственные материалы и реализованные товары. Реализация товара, например кондиционера или счетчиков воды, может происходить в рамках работ по их установке. В документе также фиксируются материалы заказчика, если их использование было предусмотрено и они были получены от заказчика.
Стоимость работы может быть фиксированной или рассчитываться исходя из норм и выполненных объемов работ. Фиксированную стоимость может иметь, например, работа по установке фильтров и счетчиков воды. Результат работы с фиксированной стоимостью, как правило, выражается «в штуках». Нормирование целесообразно использовать для работ, результат которых можно оценить в единицах площади, объема, веса, времени и т.д. Это может быть, например, поклейка обоев, укладка паркета или напольной плитки и т.д.
Для ввода работ в заказ-наряде предназначена табличная часть. Это позволяет при приеме заказа, например на «укладку паркета под ключ», представить эту работу в виде технологических этапов и ввести для каждого из них соответствующую работу – «изготовление стяжки», «выравнивание пола», «установка фанеры на клей и крепление к стяжке с помощью шурупов» и т.д. Для каждой работы можно указать ее стоимость, необходимые материалы, исполнителей и задать для них величину заработной платы.
Данные о материалах, которые требуются для выполнения каждой работы, можно отразить непосредственно или ввести автоматически, с помощью выбранной спецификации. Для календарного планирования работ по заказ-наряду следует указать дату/время начала и окончания работ.
Заказ-наряд может находиться в состоянии «Заявка», «В работе», «Выполнен» или «Закрыт». Намерение клиента фиксируется документом с состоянием «Заявка». Проведенные заказы с этим статусом отображаются в списке заказов. Для заказа, который находится в состоянии «В работе», на закладке «Платежный календарь» можно запланировать оплату. После проведения документа будет зарегистрирована передача материалов со склада в подразделение. Кроме того, заказ-наряд со статусом «В работе» будет отображаться в различных отчетах. На основании заказ-наряда можно сформировать «Задание на работу» для ответственного исполнителя. Заметим, что в этот документ можно ввести несколько заказ-нарядов. После ввода заданий они будут отображаться в календарях ответственных сотрудников.
После завершения работ заказ-наряд переводится в состояние «Выполнен». Фактический объем работ по нему может отличаться от запланированного в документе. В этом случае после окончания работ необходимо скорректировать в заказ-наряде данные об их объеме. При проведении заказ-наряда со статусом «Выполнен» происходят регистрация факта выполнения работ, начисление заработной платы исполнителям, списание материалов и некоторые другие действия.
В программе предусмотрено два способа отражения операций по оказанию услуг. Первый способ предполагает использование документов «Заказ покупателя», «Задание на работу» и «Акт выполненных работ», второй – применение описанного выше документа «Заказ-наряд». Заметим, что при выполнении услуг, в отличие от операций по выполнению работ, списание материалов и начисление заработной платы в документе «Заказ-наряд» не выполняются.
В состав прикладного решения входят рабочие места «Заказ-наряды» и «Акты выполненных работ», использование которых позволяет облегчить работу с соответствующими документами и получать дополнительную информацию. Рабочее место «Планировщик» дает возможность сформировать «План-график» и проанализировать с его помощью календарный план выполнения работ и оказания услуг.
(Продолжение следует)
И. СИДОРОВ
Фирма «1С»
Контактный телефон (495) 737-92-57