«1С:Документооборот 8 КОРП»: новое решение для автоматизации делопроизводства и документооборота

27 января 2011
Архивный материал

Источник: «Финансовая газета» № 04, январь, 2011 г.
Статья о продукте: 1С:Документооборот 8 ПРОФ

Для автоматизации широкого спектра задач в сфере делопроизводства и документооборота фирма «1С» в декабре 2010 г. выпустила новый программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» на платформе «1С:Предприятие 8.2». При разработке программного продукта были проанализированы и учтены пожелания пользователей, опыт эксплуатации решения «1С:Документооборот 8 ПРОФ», а также более чем десятилетняя практика использования в сотнях организаций, предприятий и учреждений программного продукта «1С:Архив» – предшественника программного продукта «1С:Документооборот 8».

 

Программа «1С:Документооборот 8» является комплексным решением для автоматизации учета документов, организации коллективной работы сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и решения ряда других задач.

 

Следует отметить, что сферой применения продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» являются малые и средние коммерческие предприятия, а также государственные учреждения с простой организационной структурой и несложным документооборотом. Характерной особенностью версии ПРОФ программы «1С:Документооборот 8» является простота внедрения. После выпуска в конце 2009 г. версия «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была внедрена и успешно эксплуатируется в настоящее время более чем в 200 учреждениях и организациях, в том числе в Управлении федеральной службы судебных приставов по Воронежской области, санатории «Волжский утес», Управлении ЗАГС Свердловской области, на предприятии «ЮИТ Уралстрой» и т.д.

 

Прикладное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» включает в свой состав более широкий спектр функциональных возможностей, чем версия продукта ПРОФ, и его рекомендуется использовать для автоматизации государственных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

 

Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает централизованное безопасное хранение документов. Оперативный доступ сотрудников к документам для просмотра или редактирования в решении реализован с учетом их пользовательских прав. Предусмотрены регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Обеспечиваются коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля за исполнением документов, а также маршрутизация документов, которая настраивается для каждого вида документов по отдельности. Программа позволяет автоматически загружать документы из электронной почты и со сканера. При этом сканирование документов возможно в потоковом режиме. Реализованы учет и контроль рабочего времени сотрудников. Предусмотрена работа с решением «1С:Документооборот 8 КОРП» в режиме распределенной информационной базы.

 

Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» полностью соответствует действующим стандартам и нормам. В их число входят, например, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон от 27.07.06 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, общие требования к документам и службам документационного обеспечения и другие нормативные акты. Для подписания, а также шифрования документов и файлов в программе используются сертифицированные механизмы электронной цифровой подписи.

 

Решение создано на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2» и поддерживает работу пользователей через Интернет, в том числе с использованием низкоскоростных каналов связи. Поддерживается также работа приложения в режиме тонкого и веб-клиента. При этом для работы веб-клиента можно использовать различные интернет-браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari под управлением операционных систем Microsoft Windows, Linux и Mac OS. Таким образом, в программе обеспечивается поддержка сотрудников, работающих вне офиса.

Рассмотрим некоторые особенности программного продукта.

 

Работа с документами

 

В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» предусмотрены ведение учета и регистрация входящих и исходящих документов. Решение позволяет работать с документами любых типов. Это могут быть, например, документы на бумаге, телефонограммы или факсограммы, файлы с текстами, изображениями, аудио- и видеофайлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Для каждого документа в системе формируется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива, а также сложившимся отечественным традициям делопроизводства.

 

В процессе регистрации автоматически выполняется генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Кроме того, каждому документу в системе автоматически присваивается штрихкод. Сформированный штрихкод можно распечатать на отдельном листе или поверх титульного листа бумажного документа, распечатать на наклейке или вставить в электронный документ как изображение. Штрихкоды используются в дальнейшем для быстрого поиска учетных карточек документов и при потоковом сканировании для автоматического прикрепления файлов к документам.

 

«1С:Документооборот 8 КОРП» также позволяет выводить на печать регистрационный штамп документа с названием организации, регистрационным номером, датой регистрации и штрихкодом.

При регистрации документа в системе можно инициировать несколько процессов, например запустить процедуру рассмотрения документов с последующей постановкой на контроль, а также выполнить оповещение исполнителей. В карточке документа можно указать несколько резолюций. Резолюции формируются автоматически с помощью бизнес-процесса «Рассмотрение» или вводятся вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать как сотрудники собственного предприятия или учреждения, так и должностные лица сторонних организаций.

 

Учет обращений граждан

 

В программе предусмотрены регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2.05.06 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Реализован учет дубликатов и повторных обращений. Кроме того, ведется учет обращений граждан, переадресованных в сторонние организации, а также полученных ответов.

 

Для работы с обращениями граждан предназначено специальное рабочее место, которое позволяет быстро получить доступ ко всем поступившим обращениям граждан, к истории переписки и другой сопроводительной информации по обращениям. Проанализировать и проконтролировать работу с обращениями граждан можно с помощью отчетов «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений» и «Список обращений граждан».

 

Учет договоров

 

В решении «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договоров и сопутствующих им документов, включая этапы создания проекта договора, внутреннего и внешнего согласования, а также исполнения. Ведется учет всех документов, которые связаны с договорами, например актов, дополнительных соглашений. Предусмотрен контроль за сроком действия договоров. Реализована возможность автоматического продления срока действия договора по правилам, которые заданы в договоре.

 

Ведется учет финансовых обязательств по договору и контролируется их исполнение. Предусмотрен многовалютный учет сумм договоров. Система позволяет контролировать наличие сопроводительных документов по договору, например счета-фактуры, а также возврат экземпляров документов по договору, переданных на согласование в стороннюю организацию.

 

Проанализировать работу с договорами можно с помощью отчетов «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров» и «Расторгнутые договоры».

 

Бизнес-процессы и работа пользователей

 

Для коллективной работы с документами в решении «1С:Документооборот 8 КОРП» предусмотрены бизнес-процессы «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация», «Ознакомление» и «Поручение». При этом бизнес-процесс «Согласование» поддерживает варианты последовательного, параллельного и смешанного согласования, в том числе с учетом маршрутизации. Бизнес-процесс «Обработка входящего документа» предназначен для автоматизации полного цикла обработки входящего документа, включая рассмотрение, исполнение и списание в дело. Аналогично для автоматизации полного цикла создания исходящего документа, включая согласование, утверждение и регистрацию, применяется бизнес-процесс «Обработка исходящего документа».

 

В программе предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом некоторых условий. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тыс. руб., будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах. Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

 

Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» является универсальным и может быть легко настроен с учетом специфики любого учреждения или организации.

 

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57