«1С:УПРАВЛЕНИЕ НЕБОЛЬШОЙ ФИРМОЙ 8» В КОМПАНИИ ПО УСТАНОВКЕ КЛИМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ
Компания «ЕвроХолод» (г. Москва) начала свою деятельность в
Предпосылки автоматизации
Некоторые из совладельцев малых предприятий обычно становятся их руководителями и одновременно ключевыми участниками многих бизнес-процессов. Компания «ЕвроХолод» не являлась исключением из этого правила. Например, ее генеральный директор лично участвует в переговорах с клиентами, которые требуют особого внимания, занимается работой с персоналом и визирует все без исключения заявки на расходование денежных средств. Работа с персоналом включает набор сотрудников, контроль их загрузки и производительности труда. Для оценки загрузки используются еженедельные отчеты сотрудников с данными о продажах. К задачам финансового директора относятся оценка рентабельности заказов, расчет валовой и чистой прибыли, контроль движения денежных средств. Кроме того, в круг его обязанностей входит также подготовка документов для юридических лиц.
При оформлении счетов, договоров, актов и ряда других документов для клиентов менеджерам требовалась информация, которая в соответствии с установленным порядком была доступна только генеральному и финансовому директору. Если руководство отсутствовало в момент подготовки документов, то это приводило к задержке в их оформлении и соответственно к потере времени клиентов. Менеджеры по продажам также не владели оперативной информацией о поступлении денежных средств заказчиков. Данные о движении денежных средств поступали через систему «клиент – банк» в программу бухгалтера, который работал удаленно.
Отсутствие оперативного складского учета не позволяло менеджерам быстро получить информацию об остатках товаров и материалов на складе.
Недостаточно развитый управленческий учет не обеспечивал полноценного контроля, анализа и планирования деятельности компании. Для расчета заработной платы сотрудников, рентабельности сделок, для учета и планирования движения денежных средств и решения других задач в компании использовались электронные таблицы, связь между которыми отсутствовала и работа с которыми была неудобна.
Для решения перечисленных проблем и обеспечения дальнейшего устойчивого роста компании руководство «ЕвроХолод» в
В качестве партнера по проекту автоматизации была выбрана компания «Винта Стар» (1С:Франчайзи, г. Москва). После ознакомления с бизнес-процессами предприятия и особенностями его хозяйственной деятельности специалисты «Винта Стар» предложили использовать для автоматизации управленческого учета компании типовое прикладное решение «1С:Управление небольшой фирмой 8» на платформе «1С:Предприятие 8» – готовое решение для автоматизации ключевых процессов управления на предприятиях малого бизнеса.
Программный продукт «1С: Управление небольшой фирмой 8» поддерживает ведение в единой информационной базе управленческого учета по всем участкам, необходимым малому предприятию: учет данных клиентов и контактных лиц; оформление банковских и кассовых операций; учет расчетов с контрагентами, персоналом и бюджетом; учет материалов, товаров, продукции и затрат; учет заказов и торговых операций, включая розничные продажи с использованием внешнего оборудования; учет заказов-нарядов, выполненных работ и оказанных услуг; расчет себестоимости; учет имущества, доходов и расходов, прибыли и убытков, капитала и т. д.
Ряд функциональных возможностей программы руководство оценило как актуальные уже при первом знакомстве с продуктом. Это, например, возможность формирования всех необходимых документов в одной программе, наличие складского учета и планирования складских запасов. Очень актуальными для компании оказались также возможности ведения кадрового учета, расчета управленческой заработной платы менеджеров на основании данных о маржинальной прибыли по заказам и формирования бюджета компании.
Результат автоматизации
После установки программы было проведено 3-часовое экспресс-обучение сотрудников, по окончании которого они сразу приступили к работе. Через 20 дней, в течение которых специалисты «Винта Стар» оказывали консультационные услуги по телефону, сотрудники «ЕвроХолод» перешли к полноценному использованию программы. Проект автоматизации был завершен в начале февраля
В первые дни после установки прикладного решения был выполнен перенос данных в новую программу, и менеджеры компании получили доступ ко всем необходимым документам.
Было также принято решение о подключении системы «клиент – банк» к программе «1С:Управление небольшой фирмой 8». В результате руководство и менеджеры получили возможность оперативно получать актуальную информацию о движении денежных средств.
Иногда сопроводительные документы к товарам поставщиков поступают в компанию позже самих товаров. Ранее менеджеры не оформляли поступление таких товаров до получения сопроводительных документов и соответственно не отгружали их. Сегодня компания активно применяет в своей работе двухэтапную схему поступления и отгрузки товаров с использованием «ордерного склада». Товары, поступившие без сопроводительных документов поставщика, оформляются на склад с использованием документа «Приходный ордер» и могут быть сразу реализованы. При этом сопроводительные документы вводятся в информационную базу позже после их получения.
Ранее задания для сотрудников формировались в текстовом редакторе и распечатывались на бумаге. Теперь задания регистрируются в программе с помощью документа «Задание на работу». Итоги выполнения работ по заданиям используются для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и план-фактного анализа работы персонала.
Работа в условиях аномально высокой температуры
Аномальное повышение температуры этим летом компания «ЕвроХолод» встретила во всеоружии. В результате внедрения информационной системы затраты времени на оформление первичных документов сократились в несколько раз. Ранее для выписки первичных документов использовались таблицы MS Excel. Своевременная автоматизация и проработка регламента выписки и обработки документов сделали возможным обработку большого количества заявок клиентов с высоким качеством и большой скоростью в условиях ажиотажного спроса на товары компании. При этом руководство предприятия получило дополнительный резерв времени, поскольку теперь не принимает участия в выписке документов, все документы оформляют менеджеры.
В связи с повышением поставщиками отпускных цен на кондиционеры, предпринятым этим летом, компания «ЕвроХолод» также была вынуждена повысить отпускные цены. Механизм ценообразования, реализованный в программе, позволил менеджерам быстро пересчитать отпускные цены и привести их в соответствие реалиям рынка.
Заметим, что автоматизация обеспечивает устойчивую и бесперебойную работу компании, несмотря на то что количество заказов этим летом выросло на 60%.
Оперативная сводка по заказам, а также данные по продажам, предоставленные программой, позволяют более грамотно и продуманно управлять закупками. Каждая закупка теперь экономически оправдана. Следствием эффективного управления закупками является бесперебойное выполнение графика поставок. Такие негативные явления, как «замена товара», «просрочка срока поставки» и др., сегодня в компании отсутствуют. Четкое выполнение графика поставок позволило улучшить взаимодействие с отделом по монтажу и, как следствие, повысить качество и эффективность работы.
Рост продаж и соответственно выручки обеспечил увеличение штата компании.
Таким образом, своевременная автоматизация и оптимизация бизнес-процессов позволили компании «ЕвроХолод» не только увеличить количество продаж, реагировать на рынок и удовлетворять обусловленный погодными явлениями спрос, но и обеспечить ресурс для увеличения продаж и ее дальнейшего развития.
Т. ЗОЛОТЫХ
1С:ФРАНЧАЙЗИ «ВИНТА СТАР»
Контактный телефон (495) 988-34-30