«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ УЧЕТА РАБОТЫ АВТОТРАНСПОРТА
Учет работы автотранспорта является важной составляющей хозяйственной деятельности предприятия. На многих предприятиях данный учет ведется вручную или с помощью разрозненных программных продуктов. При большом количестве информации такая организация учета становится малоэффективной и неудобной для оперативного контроля работы автотранспорта, учета выработки водителей и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ).
Для организации оперативного учета работы автотранспорта компания «РеспектСофт Прикладные решения» (1С:Франчайзи, г. Уфа) предлагает прикладное решение «Респект:Учет путевых листов и ГСМ». Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет автоматизировать контур учета горюче-смазочных материалов, контур учета работы автотранспорта, а также учет работы водителей. Программа предназначена для совместного использования с типовым прикладным решением «1С:Бухгалтерия 8».
Учет автотранспортного парка
Работа с программой начинается с ввода данных об автотранспорте предприятия и другой связанной информации. Структура карточки учета автотранспорта позволяет ввести все ключевые данные, необходимые для учета его работы.
Для удобства и упрощения работы в программу введены Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.08 г. № АМ-23-р. Эти нормы можно использовать при вводе в карточку учета автомобиля информации о норме расхода топлива.
Маршруты следования
Для учета регулярно выполняемых заданий в программе предусмотрен справочник предопределенных маршрутов. Реализована возможность создавать составный маршрут с помощью комбинации нескольких простых. Ввод плановых данных о пробеге облегчает контроль за отклонением фактических показателей от плановых. Информация о расстояниях между объектами по пути следования в дальнейшем автоматически проставляется в путевой лист.
Указанные механизмы позволяют значительно сокращать потери времени оператора при формировании данных о пробеге автотранспорта и исключать вероятность появления ошибок при вводе данных.
Нормирование расхода ГСМ
Расход ГСМ при эксплуатации автотранспорта в значительной степени зависит от территориальных и климатических условий. В связи с этим в программе предусмотрено использование поправочных коэффициентов для норм расхода топлива, учитывающих местные условия эксплуатации, указанных в распоряжении Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.08 г. № АМ-23-р. Это, например, «Сезонный климатический коэффициент», «Коэффициенты, применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тыс. до 3 млн и выше человек», «Коэффициент высоты дороги над уровнем моря», «Коэффициент класса дороги» и т.д.
Поправочные коэффициенты можно указать как для предприятия в целом, так и для отдельно взятых подразделений или автомобилей. При этом для коэффициентов можно указать периоды, в течение которых они будут использоваться. В дальнейшем программа автоматически будет применять для расчетов именно те значения поправочных коэффициентов, которые соответствуют указанному периоду.
Выписка путевых листов
Ключевым документом учета в программе является «Путевой лист». С помощью данного документа регистрируются время работы автотранспорта и водителя, пробег автотранспорта, расход топлива, а также полезная работа по перевозке грузов.
Предусмотрен вывод на печать путевых листов по ф. № 3, № 4-С и № 4-П. При наличии в «Путевом листе» ссылок на накладные по реализации товаров становится возможен вывод на печать товарно-транспортной накладной по ф. № 1-Т.
Формирование бухгалтерских проводок
Подсистема учета путевых листов и ГСМ интегрирована в типовое прикладное решение «1С:Бухгалтерия 8», что позволяет исключить операции по переносу данных между разными системами, связанные с этим потери времени, а также вероятные потери данных.
Для списания ГСМ в бухгалтерском учете используются два документа: «Списание ГСМ» и «Требование-накладная» – документ прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8».
Документ «Списание ГСМ» используется в качестве инструмента отбора путевых листов в заданном периоде, для которых необходимо выполнить списание. Гибкий инструмент фильтрации по периоду работы, подразделениям и другим показателям дает возможность пользователю самостоятельно определить характер и объем списания ГСМ.
На основании документа «Списание ГСМ» формируется документ «Требование-накладная», при проведении которого формируются проводки по списанию ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете.
Аналитические отчеты
Для анализа информации в различных разрезах в программе применяются разнообразные аналитические отчеты. С помощью отчетов «Ведомость по остаткам ГСМ», «Поступление ГСМ» и «Списание ГСМ» можно получить всю необходимую информацию о движении горюче-смазочных материалов на предприятии в разрезе автотранспорта, водителей, видов топлива и других параметров.
Данные о пробеге автотранспорта, выработке водителей и грузоперевозках можно получить с помощью отчетов «Ведомость по пробегу автотранспорта», «Ведомость по выработке автотранспорта» и «Ведомость по выработке водителей». При этом информация может быть представлена не только в разрезе водителей и автотранспорта, но и в разрезе практически любого параметра путевого листа.
В программе также предусмотрено формирование «Журнала учета движения путевых листов» по ф. № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.
Эффект от использования
Программный продукт «Респект:Учет путевых листов и ГСМ» предназначен для транспортных, логистических и бухгалтерских служб предприятия, а также для всех подразделений, связанных с учетом работы автотранспорта.
Сегодня прикладное решение «Респект:Учет путевых листов и ГСМ» успешно эксплуатируется на десятках предприятий России различной отраслевой принадлежности и величины – от малых предприятий до крупных холдингов: «ЦТО Торго», «Оскольская бумажная компания», «Мурманский морской торговый порт», «Алмазгидроспецстрой», Министерство внутренних дел Республики Татарстан, «СМУ-56», «Кромской маслодельный завод», «Флора и Дизайн» и др.
Простота прикладного решения позволяет быстро приступить к работе с ним. На практике сотрудники многих предприятий начинают пользоваться программой самостоятельно без привлечения ИТ-специалистов.
По оценке пользователей, внедрение программы приводит к увеличению скорости обработки информации и упрощению учета путевых листов и ГСМ.
Для работы с программой «Респект:Учет путевых листов и ГСМ» необходимо наличие прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8».
Прикладное решение «Респект:Учет путевых листов и ГСМ» получило от фирмы «1С» сертификат «1С:Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
И. МУФТЕЕВ
1С:Франчайзи «РеспектСофт Прикладные решения»
Контактный телефон (347) 298-13-33