«1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8»: НОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для автоматизации широкого круга задач в области делопроизводства и документооборота фирма «1С» выпустила в декабре 2009 г. новый программный продукт «1С:Документооборот 8». Данное прикладное решение является универсальным и может быть использовано как в коммерческих организациях любого размера, так и в бюджетных учреждениях. В процессе разработки решения был внимательно проанализирован и учтен более чем десятилетний опыт эксплуатации в сотнях организаций, предприятий и учреждений программного продукта «1С:Архив» – предшественника программы «1С:Документооборот 8».

«1С:Документооборот 8» – комплексное решение для автоматизации учета документов, организации коллективной работы сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и решения ряда других задач.

Программа обеспечивает централизованное безопасное хранение документов. Оперативный доступ сотрудников к документам для просмотра или редактирования реализован с учетом их пользовательских прав. В решении предусмотрены регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, а также полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Обеспечивается коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов. Реализована маршрутизация документов, которая настраивается для каждого вида документов по отдельности. Программа позволяет автоматически загружать документы из электронной почты и со сканера. Предусмотрены учет и контроль рабочего времени сотрудников, а также работа с программой «1С:Документооборот 8» в режиме распределенной информационной базы.

Программный продукт «1С:Документооборот 8» полностью соответствует действующим стандартам и нормам, например ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения, типовой инструкции по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, Федеральному закону от 27.07.06 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другим нормативным актам.

Программа создана на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2» и поддерживает работу большого количества пользователей по локальной сети или через Интернет, в том числе с использованием веб-браузеров Internet Explorer или Mozilla Firefox, обеспечивая таким образом поддержку сотрудников, работающих вне офиса.

Рассмотрим некоторые особенности программного продукта.

Работа с документами

Документами в терминологии «1С:Документооборот 8» являются любые информационные объекты, зарегистрированные в системе и вследствие этого имеющие учетно-регистрационную карточку. Информационным объектом могут быть документ на бумаге, телефонограмма или факсограмма, файлы с текстами, изображениями, аудио- и видеофайлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т. д.

В программе предусмотрена работа с документами трех видов – входящими, исходящими и внутренними. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте организации. Для каждого документа в системе вводится учетно-регистрационная карточка, набор полей которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и рекомендациям ГСДОУ.

Карточки входящих и исходящих документов позволяют учитывать регистрационные номера, даты, корреспондентов, способы получения или отправки документа, а также место хранения бумажной копии и другие реквизиты.

В программе поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов по сложным правилам в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Программа поддерживает полный цикл работы с документами – от создания и согласования до утверждения и исполнения. Для автоматизации работы с документами используются бизнес-процессы – «Регистрация», «Ознакомление», «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование» и «Утверждение». В простых случаях можно использовать специальный бизнес-процесс «Поручение».

При регистрации документа в системе можно инициировать несколько процессов, например запустить процедуру рассмотрения документов с последующей постановкой на контроль, а также выполнить оповещение исполнителей.

Безопасная работа с данными

Внутренние документы программа «хранит» в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Для каждой папки устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций, например «чтения», «добавления», «редактирования» или «удаления». Кроме того, все данные программы «1С:Документооборот 8» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.

К документам любого вида, т.е. к «внутренним», «входящим» или «исходящим», можно присоединить файлы, которые могут быть загружены с жесткого диска, созданы из шаблона или получены со сканера. История переписки с корреспондентами хранится и доступна для просмотра при работе с карточкой корреспондента или карточкой любого входящего или исходящего документа, связанного с ним.

Для просмотра и редактирования документов в «1С:Документооборот 8» используются соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей. Конфликты при одновременном редактировании документов несколькими пользователями исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. При работе с карточкой файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, а также сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) программа поддерживает сравнение версий.

Для удобства повседневной работы с документами используется специальный интерфейс «Рабочий стол», на котором пользователь видит списки редактируемых документов и невыполненных задач. В программе реализована настройка «Рабочего стола», которая позволяет удалить, добавить или поменять местами его элементы.

Для анализа документооборота в программе предусмотрено большое количество отчетов, например «Справка об объеме документооборота», «Документооборот по корреспондентам», «Сводка по видам документов» и др.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает данные о затратах времени на определенную работу, виде и содержании работ. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

Использование программы «1С:Документооборот 8» способствует упорядочению работы сотрудников с документами, исключению возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, сокращению времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов. Упорядочивание работы пользователей приводит к повышению качества финальных документов и позволяет оптимизировать работу организации или учреждения.

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57