«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» В УНИВЕРСИТЕТЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

17 декабря 2009
«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» В УНИВЕРСИТЕТЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Источник: «Финансовая газета» № 51, декабрь, 2009 г.

В Белгородском университете потребительской кооперации (г. Белгород), основанном в 1978 г., в настоящее время обучаются с учетом всех форм обучения около 23 тыс. студентов. Сегодня студентам учебного заведения доступно получение высшего профессионального образования по 22 специальностям и 34 специализациям. В вузе также действуют программы среднего профессионального образования по 10 специальностям. Кроме того, университет занимается переподготовкой и повышением квалификации руководящих работников и специалистов, а также подготовкой научно-педагогических кадров, имеет 8 филиалов.

 

Для ведения оперативного учета в университете некоторое время использовали электронные таблицы. В связи с ростом количества студентов, который сопровождался увеличением объема обрабатываемой информации, службы вуза начали испытывать потребность в полноценной автоматизации работы приемной комиссии, а также участков учета оплаты за обучение и оплаты за общежитие.

 

Работы по проекту автоматизации были поручены специалистам компании «Матрица» (партнер фирмы «1С», г. Белгород).

 

В университете для ведения бухгалтерского и налогового учета в течение ряда лет применялось типовое прикладное решение «1С:Бухгалтерия 8».

 

Для выполнения проекта автоматизации специалисты компании «Матрица» предложили использовать программу «Матрица. ВУЗ: Учет взаиморасчетов за обучение 8» на платформе «1С:Предприятие 8». Данный программный продукт является дополнением к решению «1С:Бухгалтерия 8» и предназначен для автоматизации расчетов со студентами высших и средних учебных заведений.

 

Автоматизация приемной комиссии

 

Подсистема «Приемная комиссия» обеспечивает хранение в системе данных об абитуриентах. Она позволяет вести учет результатов Единого государственного экзамена, а также составлять отчеты о результатах сдачи вступительных экзаменов, итоговых отчетов о работе приемной комиссии и т.д.

 

Реализована возможность проводить анализ результата экзаменов, которая включает оценку контингента студентов по различным критериям и сравнение по годам. Предусмотрено формирование рейтингов школ, в которых обучались абитуриенты, и населенных пунктов, в которых они проживают. На основе этой информации более целенаправленно проводится работа по привлечению абитуриентов в университет со школьниками выпускных классов. Анализ знаний позволяет также более эффективно организовать подготовительные курсы.

 

Учет оплаты за обучение

 

Подсистема «Учет оплаты за обучение» обеспечивает ввод и хранение информации о студентах, филиалах учебного заведения, факультетах, специальностях, формах обучения и др.

 

Зачисление абитуриентов в состав студентов университета выполняется с помощью документа «Приказ». Этот документ используется также для указания стоимости обучения и регистрации различных событий в учебной жизни студентов – «перевод на курс», «изменение специальности (формы обучения)», «академический отпуск», «окончание обучения» и «отчисление».

 

При оформлении «Договора на оказание образовательных услуг» в качестве плательщика можно указать студента, одного из родителей, предприятие и т.д. В программе предусмотрено автоматическое формирование заявлений, договоров на обучение, дополнительных соглашений и других документов в формате редактора MS Word. В комплект поставки входит несколько шаблонов для создания стандартного набора документов, который при необходимости может быть расширен пользователями.

 

Реализован учет как основных, так и дополнительных образовательных услуг, таких, например, как обучение на курсах повышения квалификации, обучение дополнительной специальности, углубленный курс иностранного языка и т.д.

 

В системе можно использовать не­ограниченное количество тарифов, включая индивидуальные и льготные. Тариф на обучение действует в течение заданного периода. При этом назначение и корректировка тарифа выполняются только на основании приказа.

 

Расчет стоимости образовательных услуг выполняется в программе автоматически. Автоматически выполняется и расчет предполагаемого дохода от оказания образовательных услуг в будущем периоде.

 

В программе ведется учет взаиморасчетов. При начислении оплаты за обучение и регистрации факта оплаты в системе формируются бухгалтерские проводки. В случае перевода или отчисления студента реализовано формирование сторно-проводок.

 

Для получения разнообразной информации в программе используются отчеты – «Задолженность за обучение», «Лицевой счет студента», «Взаиморасчеты по оплате за обучение», «Списки академических групп» и т.д.

 

Учет оплаты за общежитие

 

Подсистема «Учет оплаты за общежитие» позволяет формировать ордера на размещение в общежитии и приказы об отселении. Предусмотрен расчет стоимости проживания физических лиц, которые прибыли в командировку или для обучения на курсах.

 

Данные, накопленные в информационной базе, представляют ценность и необходимы для составления учебных планов, графиков учебного процесса, определения плановой учебной нагрузки по факультетам и кафедрам и т.д. В связи этим в программе реализован обмен данными с информационными системами деканатов и кафедр.

 

Результат внедрения

 

Внедрение системы обеспечило выполнение основных задач автоматизации. Повысились точность информации и оперативность ее предоставления руководству университета. Прекращено ведение учета в электронных таблицах и, следовательно, исключена необходимость в обмене данными между электронными таблицами и программой «1С:Бухгалтерия 8». Уменьшились затраты времени, необходимые для ввода и обработки данных. Отчет о контингенте обучающихся, например, теперь представляется руководству по первому требованию и содержит всю необходимую информацию с детализацией в нужных разрезах. До внедрения системы данный отчет формировался в течение нескольких дней, при этом отклонение значений представленных данных от фактических могло составлять до 10%.

 

Система предоставляет возможности для анализа экономической эффективности работы филиалов, факультетов и обучения различным специальностям. Это позволяет оптимизировать ценовую политику, обеспечить более равномерное поступление денежных средств, а также учесть региональные особенности филиалов.

 

Полностью устранены причины для претензий студентов по взаиморасчетам. Каждый студент теперь может получить расчетный листок с информацией о всех поступлениях и списаниях денежных средств за любой период обучения с расшифровкой причин, со ссылкой на приказы и установленные тарифы. Устранено дублирование информации при регистрации приема студентов, а также при оформлении оплаты за обучение в кассе или через банк.

 

Для работы с программой «Матрица: ВУЗ. Учет взаиморасчетов за обучение 8» необходимо наличие прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8». Решение «Матрица: ВУЗ. Учет взаиморасчетов за обучение 8» получило от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие».

 

М. КОРОЛЕВ

1С:Партнер «Матрица»

Контактный телефон (4722) 52-87-11