«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» В НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМ ИНСТИТУТЕ

Для организации, которая занимается научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами, одной из важнейших задач является ведение учета по темам выполняемых работ, т.е. по проектам. В разрезе проектов необходимо вести учет взаиморасчетов с заказчиками и внешними организациями-соисполнителями, планирование и анализ затрат, контролировать сроки выполнения работ и решать другие задачи.

Всероссийский научно-исследовательский институт радиотехники (ВНИИРТ) был образован в 1921 г. и принадлежит к числу старейших предприятий России. ВНИИРТ активно участвует во внешнеэкономической деятельности. Разработки института регулярно представляются на международных выставках. Его высокий научно-технический потенциал и перспективные разработки способствовали созданию и развитию отечественных конструкторских бюро, институтов и заводов. Ряд разработок удостоены Государственных премий.

В связи с развитием организации и постоянным ростом количества проектов полноценное решение учетных и управленческих задач без использования автоматизированной системы на некотором этапе стало практически невозможно. В результате ее руководство приняло решение о внедрении автоматизированной системы на платформе «1С:Предприятие 8».

Реализация проекта автоматизации была поручена компании «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Москва), имеющей положительный опыт внедрения автоматизированных систем в научно-производственных организациях.

В рамках автоматизации учета проектов требовалось внедрить в институте информационную систему, позволяющую вести детальный учет по проектам, анализировать затраты, оперативно контролировать платежи, а также получать отчетную информацию о результатах работы как по каждому проекту, так и по направлениям деятельности в целом.

Информационная система была создана специалистами компании «АВРО-БУС» на базе программного продукта «АВРО-БУС: Учет проектов НИОКР» на платформе «1С:Предприятие 8». Данный продукт разработан на основе типового прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8». Рассмотрим его особенности.

Учет проектов и договоров

В рамках проекта, зарегистрированного в системе, с заказчиком работ по теме можно заключить договор. Каждый проект можно детализировать несколькими заказами, а договор с контрагентами – этапами договора.

Заказы в программе являются частями проекта, по которым выполняются оплата и сдача работ. Заказ – это некая группировка работ или операций, которая представляет собой минимальную единицу финансово-экономического планирования, калькулирования и бухгалтерского учета.

Проекту в программе соответствует договор в целом, а каждому заказу – этап конкретного договора. Детализация по заказам и этапам позволяет оперативно отслеживать платежи и сроки выполнения работ как по заказчикам, так и по внешним организациям-соисполнителям.

По каждому проекту в системе регистрируется информация о его типе, например внешний или внутренний, о виде деятельности, заказчике, договоре, сроках выполнения и стоимости. Вводятся также данные об ответственных со стороны заказчика и исполнителя проекта, содержании работ, заказах проекта, источниках финансирования и другая необходимая информация.

Информацию о суммовых показателях по проекту, например о сумме по договору, суммах выполненных оплат, сумме затрат, а также о выручке и прибыли с детализацией по заказам проекта можно получить с помощью отчетов.

Контроль сроков выполнения работ

По каждому этапу договора формируется график выполнения и сдачи работ заказчику, отслеживается его фактическое исполнение. Аналогичная схема предусмотрена для контроля сроков выполнения и сдачи работ соисполнителями.

Система предоставляет информацию о сроках выполнения работ, которые завершаются на определенную дату.

Контроль платежей

Контроль платежей, поступающих от заказчиков, также выполняется в разрезе заказов. Система предоставляет отчетную информацию о плановых и фактических суммах оплат. При этом плановая информация формируется по данным графика оплат, который зарегистрирован в договоре, а фактическая – по данным бухгалтерского учета. Данные выводятся с детализацией по проектам, контрагентам, договорам, заказам, этапам договоров и плановым или фактическим датам.

Система позволяет получать сведения о предстоящих и фактических платежах на определенную дату по контрагенту, дате оплаты, заказу проекта и этапу договора.

Учет затрат по заказам

В системе предусмотрены планирование затрат по заказам проекта и проведение план-фактного анализа. При этом для получения фактической информации о затратах используются данные бухгалтерского учета. Реализовано формирование отчетности о затратах по заказам проекта в разрезе статей затрат. Можно также получить отчет о затратах в целом по проекту за год, с детализацией по месяцам.

Реализованы механизмы распределения общехозяйственных и общепроизводственных затрат по заказам при проведении ежемесячных регламентных операций по бухгалтерскому учету.

Результаты автоматизации

В настоящее время в единой информационной системе работают сотрудники бухгалтерии, договорного, планового и финансово-экономического отделов, автоматизировано 30 рабочих мест. Синхронизация работы подразделений института позволила устранить повторный ввод данных и значительно ускорить обмен информацией.

По мнению руководства института, внедрение автоматизированной системы привело к существенному упрощению процесса принятия управленческих решений, например об оплате счета, о подписании дополнительного соглашения к договору, об увеличении штата сотрудников и т.д. Это обусловлено отсутствием необходимости запрашивать информацию из различных отделов и обобщать поступившие данные вручную, а также уменьшением затрат времени на получение от отделов необходимой информации. Кроме того, пользователи информационной системы теперь всегда могут быть уверены в точности и актуальности полученной информации.

Учет с детализацией по заказам проекта и этапам договоров позволил более эффективно контролировать сроки выполнения проектов и сдачи работ соисполнителями, упростить контроль финансовых результатов организации. Доступна вся необходимая информация о результатах работы по ее каждому подразделению и направлению деятельности. Это способствует упрощению процесса принятия решений о распределении средств. Институту также удалось сократить задолженность по платежам, поскольку система позволяет оперативно отслеживать взаиморасчеты с контрагентами.

Прикладное решение «АВРО-БУС: Учет проектов НИОКР» получило от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие 8». Для работы с программным продуктом необходимо наличие типового решения «1С:Бухгалтерия 8».

М. ГЕЙН

1С:Франчайзи «АВРО-БУС»

Контактный телефон (495) 234-44-41