«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ ВУЗА

В обязанности учебной части вуза входит широкий круг задач. Это кадровый учет по студентам и преподавателям, составление учебных планов, предоставление различной отчетной информации. Сократить время на выполнение этих задач и повысить эффективность работы учебной части можно с помощью автоматизированной системы.

Российская академия правосудия (РАП) основана в 1998 г. и является государственным научно-образовательным учреждением, в задачи которого входят подготовка и повышение квалификации судей и работников аппарата судов, научно-исследовательская работа в области функционирования судебной власти. Вуз насчитывает 10 филиалов, которые расположены в крупных городах различных регионов России.

В нем обучаются около 4 тыс. студентов. Выполнение сотрудниками учебной части вручную большого объема операций сопровождалось ошибками и требовало больших трудозатрат. Сотрудникам требовалось немало времени на выполнение рутинных операций – на поиск нужной информации, формирование печатных форм, составление сводной отчетности и т.д. В связи с этим в вузе было принято решение о внедрении автоматизированной системы. Проект был поручен компании «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, г. Москва), с которой РАП сотрудничает в области автоматизации учета более двух лет.

Для создания автоматизированной системы было использовано типовое прикладное решение «АВРО-БУС:Учебная часть» на платформе «1С:Предприятие 8».

В результате внедрения системы был автоматизирован весь цикл задач учебной части РАП. В системе предусмотрены хранение информации об абитуриентах и студентах, ведение учебных планов, формирование личного дела студента. Обеспечено ведение учета всех событий, связанных с обучением и перемещением студента в процессе обучения, – «зачисление», «выпуск», «отчисление», «академический отпуск» и т.д. Автоматизировано формирование приказов, справок и других документов по студенту. Предусмотрено получение актуальной отчетности. Реализован обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 7.7», в которой ведется бюджетный учет академии.

Личные дела студентов

Личное дело формируется на основании информации о студенте, зарегистрированной в системе, а также по данным об обучении, которые содержатся в приказах.

В личном деле доступна вся необходимая информация о студенте – о базовом образовании, составе семьи, содержатся данные документов, удостоверяющих личность, информация об учебном годе, курсе, факультете, специальности и т.д. Номер личного дела и зачетной книжки формируется автоматически.

Учебные планы

Предусмотрены формирование академических учебных планов в соответствии с требованиями законодательства, а также автоматическое формирование на их основе рабочих учебных планов, в том числе и индивидуальных. В системе регистрируются сроки этапов учебного процесса, перечни учебных дисциплин по кафедрам, количество часов по всем видам нагрузки по каждой дисциплине, семестры, в которых по плану должны быть сданы зачеты, экзамены, контрольные и курсовые работы. В учебных планах учитываются как обязательные, так и факультативные дисциплины, а также дисциплины по выбору и дисциплины специализации. Рабочий учебный план автоматически формируется по заданным параметрам на основе академического учебного плана и содержит детальное изложение учебного плана на год для конкретных условий обучения.

Реализована возможность печати академического учебного плана с разбивкой по циклам и компонентам дисциплин.

Учебный процесс

Система предоставляет информацию, необходимую для организации учебного процесса, – о факультетах, формах и сроках обучения, периодах учебного процесса, специальностях, специализациях, дисциплинах, договорах на обучение и т.д. Автоматизировано формирование всех приказов, регламентирующих процесс обучения, в том числе о зачислении, отчислении, переводе, академическом отпуске, об утверждении тем курсовых и дипломных работ, допуске к государственному экзамену и защите выпускной квалификационной работы и т.д.

Система автоматически формирует справки и другие документы по студенту, в том числе академическую справку, учебную карточку по форме № 13 (14), печатную форму диплома, а также приложения к диплому.

Учет успеваемости студентов

Автоматизирован учет успеваемости студентов. В системе регистрируются оценки студентов по дисциплинам. Предусмотрены формы ведомостей для ввода оценок студентов, результатов сдачи государственных экзаменов и защиты диплома. Есть возможность зачесть отдельные дисциплины, освободив студента от их посещения, в случае если студент изучил их до поступления в вуз в другом образовательном учреждении. Формируется экзаменационный лист для фиксации в системе факта пересдачи дисциплины.

Система позволяет проводить внутри семестра аттестацию учащихся по рейтинговой системе оценки, соответствующей международным стандартам образования. Преподаватель, проводящий аттестацию, помимо оценки выставляет рейтинговый балл, согласно общепринятой в России системе оценки знаний. Предусмотрен анализ результатов аттестации в разрезе учебных групп. Возможно формирование дополнительного приложения к диплому «Рейтинг-лист».

С помощью специальной ведомости ведется учет посещаемости. Автоматизированы формирование учебных карточек и приложения к диплому.

Формирование отчетности

Для обобщения данных о количестве студентов в различных разрезах в системе используется соответствующий отчет. В данный отчет вводится информация о количестве студентов на факультете и курсе для разных форм обучения и видов финансирования, а также отчисленных и находящихся в академическом отпуске.

Предусмотрены отчеты для анализа посещаемости занятий и оценок студентов. В отчете реализован отбор по факультету, специальности, форме обучения, специализации, виду финансирования и другим значениям.

Результаты внедрения автоматизированной системы

Автоматизированная система объединила в едином информационном пространстве работу приемной комиссии РАП, учебно-методического отдела и деканатов. В настоящее время с системой начинает работать также отделение подготовительных курсов. Синхронизация деятельности подразделений академии позволила исключить повторный ввод информации. Например, данные, введенные в систему приемной комиссией, используются на протяжении всего обучения студента, а учебные планы, сформированные учебно-методическим отделом, доступны сотрудникам деканатов для использования непосредственно в учебном процессе. В результате в несколько раз сокращен объем работы, снижена вероятность появления ошибок, пользователям обеспечен оперативный доступ ко всей необходимой информации.

Прикладное решение «АВРО-БУС: Учебная часть» получило от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие».

М. ГЕЙН

1С:Франчайзи «АВРО-БУС»

Контактный телефон (495) 234-44-41