«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРАМИ
Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.
Для организации на предприятиях договорной работы компания «Респект-Софт» предлагает прикладное решение «Респект:Учет договоров». Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8».
Подготовка договоров и внутреннее согласование
Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе «1С:Предприятия 8» позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.
Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, дополнительные соглашения и другие шаблоны, определяемые его характером.
Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.
Оперативный учет договоров
Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, спецификации и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.
Средства отбора и фильтрации данных платформы «1С:Предприятие 8» позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.
Планирование платежей по договорам
Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет «План платежей». Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. «План платежей» предназначен для финансовых служб предприятия.
В отчете «План платежей» отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.
Планирование исполнения договоров
Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет «План исполнения». В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.
Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.
Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.
План-фактный анализ
Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения «Респект:Учет договоров» в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.
Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет «Ведомость план-факт». С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.
Эффект от использования
Программный продукт предназначен для договорных, юридических и экономических отделов, а также для всех подразделений, связанных с договорной работой.
Сегодня прикладное решение «Респект:Учет договоров» эксплуатируется на десятках предприятий России различной отраслевой направленности и величины – от малых предприятий до крупных холдингов, например «Южно-Кавказская железная дорога», «ТРК Петербург – Пятый канал», «Аэро-карго», «Цинтур», «ИнтелМед» и др.
Простота использования прикладного решения позволяет сразу без дополнительной настройки приступить к работе с ним, поэтому сотрудники многих предприятий начали пользоваться им самостоятельно, не привлекая ИТ-специалистов.
По оценке пользователей, внедрение программы приводит к увеличению скорости обработки информации и упрощению этапов договорной работы.
Прикладное решение «Респект:Учет договоров» получило от фирмы «1С» сертификат «1С:Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
И. МУФТЕЕВ
1С:Франчайзи «Респект-Софт»
Контактный телефон (347) 298-13-33