«1С:ЗАРПЛАТА И КАДРЫ БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 8» – НОВЫЙ ПРОГРАММНЫЙ ПРОДУКТ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В январе 2009 г. фирма «1С» выпустила новое прикладное решение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», которое предназначено для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета в учреждениях, финансируемых за счет средств бюджетов всех уровней.

Новый программный продукт создан на технологической платформе «1С:Предприятие 8», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, разработанных на ее основе.

В программе реализован расчет заработной платы работников бюджетных учреждений, расчет денежного довольствия военнослужащих и приравненных к ним лиц, а также расчет денежного содержания гражданских служащих, состоящих на государственной, муниципальной службе. Предусмотрено исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда (ФОТ). Начисленная заработная плата и исчисленные налоги отражаются в расходах учреждения. Реализовано управление денежными расчетами с персоналом, в том числе депонирование. В программе предусмотрены учет кадров и анализ кадрового состава, автоматизировано кадровое делопроизводство, имеются специальные инструменты для набора кадров.

Порядок отражения в бюджетном учете всех начислений, удержаний и налогов с ФОТ настраивается в программе по источникам финансирования. Учет всех сумм начислений и удержаний ведется в разрезе источников финансирования непосредственно при проведении расчетов. Все аналитические отчеты по заработной плате, включая расчетные листки, ведомости, своды и другие отчеты также формируются по источникам финансирования.

Предусмотрено отражение результатов расчета заработной платы в бюджетном учете в разрезе видов средств учреждения, по которым требуется отдельная отчетность, – в разрезе балансов.

Программа «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» позволяет вести в одной информационной базе учет для нескольких бюджетных учреждений и поэтому может использоваться не только в отдельных учреждениях, но и в крупных централизованных бухгалтериях.

Автоматизация трудоемких рутинных операций, реализованная в программе, позволяет работникам отдела кадров и бухгалтерии больше времени уделить аналитической деятельности и повысить в результате эффективность кадровых и расчетных служб.

 

Работа с программой

 

Для облегчения и ускорения настройки параметров учета в программе применяется «Стартовый помощник». Использование помощника позволяет последовательно ввести в программу необходимый для начала работы с программой минимальный набор нормативно-справочной информации, который включает в том числе данные одного или нескольких учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией.

Для удобства повседневной работы предназначен так называемый «Рабочий стол», который имеет разделы «Учреждение», «Кадровый учет», «Расчет заработной платы», «Персонифицированный учет», «Налоги», «Бухгалтерский учет» и «Персонал». При этом состав информационных разделов зависит от настроек параметров учета. Если в параметрах учета указано, что в программе будет выполняться расчет денежного довольствия военнослужащих и приравненных к ним лиц, то на «Рабочем столе» появится раздел «Кадровый учет военнослужащих». Каждый раздел содержит тематически сгруппированные ссылки, позволяющие открыть справочники, документы и отчеты по соответствующему участку учета. Для каждой ссылки предусмотрена всплывающая подсказка.

 

Расчет заработной платы бюджетного учреждения

 

В программе предусмотрен автоматический расчет широкого круга «постоянных» и «разовых» начислений – от оплаты по окладу, различных надбавок и премий до оплаты больничных и отпусков по среднему заработку. К «Постоянным начислениям» относятся все начисления, которые характеризуются определенной продолжительностью или зависят от времени, отработанного работником. Это, например, «Оплата по тарифным ставкам», «Оплата периода отсутствия работника», «Надбавка за вредные условия труда» и т.д. Начисления разового характера, которые не имеют периода действия, относятся к «Разовым начислениям», например «Премия», «Компенсация при увольнении» и т.д.

Пользователи могут самостоятельно вводить новые начисления и удержания с расчетом сумм «процентом», «по среднему заработку», «фиксированной суммой» и по другим алгоритмам, определяемым законодательством. Кроме того, в программе реализована гибкая настройка расчета начислений и удержаний, и это позволяет использовать для расчета произвольные формулы, в которых помимо описанного пользователями широкого перечня показателей применяются арифметические действия, математические функции и условные выражения.

Программа позволяет доначислять заработную плату прошлых периодов с регистрацией в текущем периоде. Также предусмотрен расчет первой половины месяца с учетом введенных на момент расчета данных об отклонениях и фактической выработке с последующей выплатой аванса.

Для облегчения расчетов в учреждениях с большим количеством работников в основных документах программы, которые предназначены для расчетов, предусмотрены средства для автоматического заполнения и расчета. Реализована поддержка ввода документов об отклонениях на основании соответствующих кадровых документов.

Программа предоставляет широкие возможности для учета рабочего времени. Гибкий механизм позволяет, с одной стороны, описывать различные графики работы, включая скользящие, и регистрировать только отклонения от обычного режима работы, а с другой – регистрировать только фактические данные учета на основе табелей, которые заполняются в подразделениях. Для учета использования рабочего времени в программе ведутся общие графики работы учреждения, а также формируются индивидуальные графики работы для отдельных сотрудников. Предусмотрена регистрация первичных документов для учета рабочего времени – табелей отработанного времени.

Программа «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» позволяет подготовить все необходимые унифицированные формы по учету заработной платы в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.08 г. № 148н, а также отчеты, позволяющие получить информацию за любой расчетный период. Это расчетные листки, аналитические расчетные ведомости и своды по начислениям и удержаниям, расчетно-платежные ведомости (форма 0504401), платежные ведомости для получения денежных средств через кассу (форма 0504403), записка-расчет об исчислении среднего заработка (форма 0504425), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма 0504421), «Книга аналитического учета депонированной зарплаты» (форма 0504048) и другие формы.

С результатами расчетов можно ознакомиться с помощью отчетов «Анализ начислений», «Структура задолженности» и других отчетов.

 

Новые системы оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений

 

Программа «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» поддерживает новые системы оплаты труда, которые были введены в федеральных бюджетных учреждениях с 1 декабря 2008 г.

Новые системы оплаты труда предусматривают выплату должностных окладов, а также выплату повышающих коэффициентов к окладу по занимаемой должности, за выслугу лет, по учреждению или структурному подразделению учреждения, выплату персонального повышающего коэффициента.

Реализованы выплаты стимулирующего и компенсационного характера, включая премии по итогам работы за квартал, полугодие, 9 месяцев, год и по другим основаниям. Предусмотрены выплаты за работу в местностях с особыми климатическими условиями и выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Программа позволяет назначать надбавки за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, за засекречивание и рассекречивание сведений, а также за работу с шифрами.

 

Расчет денежного довольствия военнослужащих

 

Порядок исчисления денежного довольствия военнослужащих регламентируется федеральными законами и приказами по соответствующим ведомствам и существенно отличается от обычного порядка расчета оплаты труда, применяемого в бюджетных учреждениях.

Программа «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» позволяет в полной мере автоматизировать расчет денежного довольствия военнослужащих и оплату труда гражданских лиц.

Для этих целей в решении реализованы специфические механизмы начисления денежного довольствия, в частности начисление денежного довольствия за будущие периоды и регистрация выплаты денежного довольствия уволенным военнослужащим.

Для начисления денежного довольствия военнослужащим пользователям предоставляется большое количество предварительно настроенных видов расчета, например оклад по воинской должности, оклад по воинскому званию, процентная надбавка за выслугу, надбавка за сложность и напряженность, надбавка за работу с секретными сведениями, пайковые и другие виды расчетов.

По итогам проведенных расчетов формируется аналитическая отчетность, утвержденная Минобороны России и другими ведомствами (расчетно-платежные ведомости по формам 13-ФО, 6002501, 15-ФО и 6002502, сводные расчетно-платежные ведомости по форме 13-ФО и 6002501, лицевые счета по форме 18-ФО и 6002503, денежный аттестат, отчет 3-ОБ и расчет фонда экономии единовременного денежного вознаграждения за добросовестное исполнение должностных обязанностей).

 

Расчет денежного содержания служащих государственных органов управления и органов местного самоуправления

 

В программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» в полном объеме реализовано исчисление денежного содержания гражданских служащих государственных органов управления, а также оплаты труда муниципальных служащих.

Помимо должностных окладов в соответствии с замещаемыми должностями гражданской службы прикладное решение позволяет начислять гражданским служащим месячный оклад в соответствии с присвоенным классным чином, а также весь спектр необходимых ежемесячных и иных дополнительных выплат.

В программе предусмотрена классификация должностей государственных служащих по группам и категориям, которая используется в отчете о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации по форме 14 и в отчете о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований по форме 14-МО. Для кадрового учета государственных служащих предназначена личная карточка государственного служащего по форме Т-2ГС.

 

Учет кадров и анализ кадрового состава

 

В программе предусмотрено хранение не только личных данных работников учреждения, но и служебной информации – наименование подразделения, в котором трудится работник, наименование должности работника, его служебные телефоны и другая контактная информация.

Реализован кадровый учет нескольких категорий работников – военнослужащих, государственных и муниципальных служащих, а также работников по найму, отношения с которыми регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Различные события, такие, как прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения регистрируются с помощью документов. При этом к разным категориям работников применяются разные документы кадрового учета.

Для анализа кадрового состава в программе используются разнообразные отчеты. Например, отчет «Списки сотрудников» позволяет сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям – по подразделению, по семейному положению, по полу и т.д. В отчете могут быть представлены данные о Ф.И.О., ИНН работника и коде ИМНС, страховом номере ПФР, дате и месте рождения, подразделении и должности, количестве занимаемых ставок и другие данные. Отчет «Статистика кадров» позволяет получить различные количественные данные – половозрастной состав, количество детей и т.д.

«1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» поддерживает ведение воинского учета в соответствии с Федеральным законом от 26.02.97 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» и постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.06 г. № 719 «Об утверждении положения о воинском учете». В программе формируются все необходимые сведения для представления в военкоматы.

 

Трудовые отношения, кадровое делопроизводство

 

Программа поддерживает ведение штатного расписания учреждений с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, а также дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность, в том числе по форме Т-3.

Автоматизировано кадровое делопроизводство, в том числе заполнение унифицированных печатных форм, таких, как прием на работу (ф. Т-1 и Т-1а), кадровые перемещения работников (ф. Т-5 и Т-5а) и увольнение из учреждения (ф. Т-8 и Т-8а). На основании кадровых данных формируется унифицированная форма Т-2, которая содержит сведения о непрерывном и общем стаже, а также стаже на надбавку за выслугу лет работников учреждения. В соответствии с утвержденным графиком отпусков заполняется унифицированная форма Т-7 и формируются приказы о предоставлении отпуска работникам (ф. Т-6 и Т-6а).

В программе регистрируются запланированные командировки работников. При этом предусмотрено формирование приказов о направлении работников в командировку (ф. Т-9 и Т-9А), командировочных удостоверений (ф. Т-10) и служебных заданий (ф. Т-10а).

В рамках кадрового учета военнослужащих ведется учет должностей в разрезе военно-учетных специальностей (ВУС). Формирование штатного расписания и отчетность по штатному расписанию выполняются с указанием ВУС. Документы кадрового учета военнослужащих выделены в отдельное делопроизводство. Предусмотрено получение различных форм первичных документов, в том числе ведомственных первичных документов Минобороны России, МВД России и МЧС России.

 

Персонифицированный учет

 

Персонифицированный учет в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» ведется в соответствии с действующим законодательством.

Программа обеспечивает автоматизированное заполнение и проверку на соответствие требованиям ПФР регламентированных форм АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3. Предусмотрено формирование Заявления о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии по ф. ДСВ-1, сведений о стаже и страховых взносах по ф. СЗВ-4 и сведения о стаже по ф. СЗВ-К.

В программе реализована подготовка сведений для передачи в ПФР как в печатном, так и в электронном виде.

 

Управление персоналом

 

В программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» автоматизированы планирование потребностей и набор персонала. Обеспечивается хранение личных данных о кандидатах, а также материалов, сопровождающих процесс работы с кандидатом, начиная от его резюме и заканчивая результатами анкетирования. Предусмотрены подготовка встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия кандидата на работу.

Ведение базы вопросов и ответов для анкет позволяет оперативно готовить и проводить анкетирование кандидатов, а также сотрудников учреждения.

Для решения задач по работе с соискателями предназначен специализированный инструмент «Набор кадров», который можно использовать в режиме рабочего стола как отдельное автоматизированное рабочее место. Набор кадров можно вести как массово, с использованием кадрового плана без ограничения сроков заполнения вакантных рабочих мест, так и по конкретным вакансиям с учетом сроков их заполнения, заданных при открытии вакансий.

 

Исчисление налогов с фонда оплаты труда

 

«1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» обеспечивает исчисление регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты труда: налога на доходы физических лиц (НДФЛ), единого социального налога (ЕСН), страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Исчисление ЕСН и страховых взносов в ПФР поддерживается для всех режимов налогообложения доходов учреждений с учетом особенностей отдельных ведомств, а также единого налога на вмененный доход.

Включенные в прикладное решение аналитические отчеты позволяют провести полноценный анализ налоговой базы в разрезе физических лиц и видов расчета, а также начисленных налогов в разрезе физических лиц.

По результатам учета доходов, сумм исчисленных налогов и взносов формируется регламентированная отчетность. Это налоговая карточка по ф. 1-НДФЛ, справка о доходах по ф. 2-НДФЛ, пачка форм 2-НДФЛ для списка работников, а также индивидуальные и сводные карточки по ЕСН и страховым взносам в ПФР.

Отчетность в органы Федеральной налоговой службы, а именно ф.2-НДФЛ можно также формировать в электронном виде.

 

Регламентированная отчетность

 

Помимо рассмотренной регламентированной отчетности в программе также предусмотрено формирование таких регламентированных отчетов, как «Расчет по авансовым платежам по ЕСН», «Декларация по ЕСН», «Расчет по авансовым платежам в ПФР» и «Декларация по страховым взносам в ПФР», отчетность в ФСС РФ по ф. 4-ФСС РФ и ф.4а-ФССРФ, а также «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» (ф.1110018).

Для эффективной проверки регламентированных отчетов поддерживается возможность детализации или расшифровки показателей, а также реализован режим проверки соотношений показателей.

Предусмотрена выгрузка регламентированной отчетности для передачи в органы Федеральной налоговой службы в электронном виде.

 

Совместное использование с программой «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»

 

Программа «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» обеспечивает подготовку данных для отражения начисленной заработной платы, налогов и взносов в программе для бюджетного учета «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

Суммы, которые необходимо отразить в бюджетном учете, учитываются в программе в разрезе статьи финансирования, статьи расходов и кода операции сектора государственного управления (КОСГУ). Статья финансирования определяет код бюджетной классификации (КБК), код вида деятельности (КВД) и баланс – разделитель учета. Статья расходов описывает направление расходования средств и определяет счет дебета проводки в бюджетном учете по начислению заработной платы и отчислениям в пользу работника, а также аналитику данного счета.

С данными, подготовленными для программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», можно ознакомиться с помощью отчетов «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» и «Журнал операций расчетов по оплате труда».

Для совместного использования программ «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» разработчики фирмы «1С» запланировали реализацию обмена данными между этими программными продуктами.

 

Сервисные возможности

 

В программе реализована диагностика ошибочных ситуаций в кадровом учете, таких, как повторный прием на основное место работы или прием на основное место работы в два учреждения одновременно. При расчете заработной платы выявляются повторные начисления оплаты за один и тот же период. Данная ситуация может возникнуть, например, если при вводе последовательных больничных листов ошибочно введены пересекающиеся периоды.

Для исправления ошибок в проведенных документах прошлого периода в программе предусмотрена простая и понятная процедура исправления. Документ с ошибкой достаточно просто исправить, начислив правильные суммы. В документах, которые содержат расчеты нескольких сотрудников, предлагается на выбор исправить расчеты текущего сотрудника, весь документ сразу или дополнительно отобрать перечень сотрудников, расчеты которых следует исправить.

В программе реализован полнотекстовый поиск по данным информационной базы. Поиск можно вести по нескольким словам с использованием поисковых операторов или по точной фразе.

Управление доступом к учетным данным позволяет вводить ограничения на доступ к учетным данным отдельных физических лиц и/или учреждений.

«Помощник» обновления конфигурации позволяет получить информацию о последних обновлениях, размещенных на сайте поддержки пользователей в сети Интернет, и автоматически установить обнаруженные обновления.

Таким образом, новое прикладное решение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» обеспечивает комплексную автоматизацию расчета заработной платы и ведения кадрового учета в учреждениях, финансируемых за счет средств бюджетов всех уровней.

 

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57