«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ ОХРАННОГО БИЗНЕСА

Деятельность охранного предприятия включает монтаж и обслуживание систем охранно-пожарной сигнализации (ОПС), а также услуги пультовой охраны – комплекс мероприятий, который обеспечивает защиту объектов недвижимости от несанкционированных попыток проникновения, от нападения, от пожара, от утечек воды/газа. В деятельности охранного предприятия присутствует ряд особенностей.

Для выполнения монтажных работ нужно отслеживать наличие необходимых материалов и оборудования на складе предприятия и своевременно заказывать недостающую номенклатуру поставщикам.

Стоимость расходных материалов, использованных при проведении монтажных работ, включается в стоимость оказанных услуг. При этом специализированное оборудование, установленное у заказчика, передается заказчику на ответственное хранение. Остатки материалов, не использованные при проведении монтажных работ, должны быть возвращены на склад предприятия. Данная особенность диктует необходимость ведения учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах предприятия, у монтажных бригад и у заказчиков, а также учета движений ТМЦ между ними.

Для обеспечения равномерной загрузки работников в нескольких монтажных бригадах необходимо координировать их деятельность. Расчет заработной платы монтажных бригад на предприятии выполняется, как правило, по сдельным расценкам.

В документообороте охранного предприятия в зависимости от характера договора с заказчиком могут применяться до 30 видов документов: «Акт обследования объекта», «Договор на монтаж», «Смета», «Накладная», «Акт приема-передачи», «Наряд на работы», «Разрешение на эксплуатацию РЭС», «Акт приемки в эксплуатацию с пожарными» и т.д. При росте количества заказов у предприятия появляется необходимость в управлении документооборотом.

Договор на услуги пультовой охраны предусматривает периодическую оплату услуг. При этом оказание услуги может быть временно приостановлено по просьбе заказчика или по решению предприятия вследствие наличия у заказчика задолженности. Оказание услуг с периодической оплатой предполагает своевременное предоставление заказчикам счетов на оплату и требует контроля дебиторской задолженности.

Для автоматизации охранных предприятий компания «Атлант» (1С:Франчайзи, г. Оренбург) предлагает типовое прикладное решение «Атлант:Охрана8». Данное решение разработано на основе программного продукта «1С:Управление торговлей 8» на платформе «1С:Предприятие 8» и поддерживает все его функциональные возможности.

Рассмотрим кратко некоторые особенности решения «Атлант:Охрана8», обусловленные спецификой деятельности охранного предприятия.

Монтажные работы

В программе предусмотрено оформление заказов клиентов на монтажные работы. В документе «Заказ» отражаются расходные материалы, приборы ОПС, которые должны быть установлены, оборудование, переданное на ответственное хранение, а также работы по монтажу. Для расходных материалов и оборудования, переданного на ответственное хранение, цена не указывается. После регистрации в системе документа «Заказ» для заказчика формируется счет на оплату.

Передача ТМЦ на склад подразделения и возврат со склада регистрируются в программе с помощью документа «Перемещение». Для отражения фактического расхода ТМЦ в процессе выполнения монтажных работ используется документ «Требование-накладная». С помощью документа «Наряд» в системе фиксируется факт выполнения монтажных работ, а также производится начисление сдельной заработной платы работникам. Передача оборудования на ответственное хранение, а также возврат данного оборудования регистрируются с помощью специальных документов.

В программе также предусмотрено оформление всех необходимых операций при выполнении внутренних монтажных работ для нужд предприятия.

Учет периодических услуг

К периодическим услугам относятся услуги пультовой охраны, а также услуги по регламентному техническому обслуживанию системы ОПС, установленной у заказчика. Предусмотрены оформление договоров на оказание данных услуг, а также регистрация факта их оказания.

В системе реализован механизм обмена данными с программным обеспечением пультов централизованного наблюдения (ПО ПЦН), который является составной частью системы биллинга. Использование системы биллинга позволяет своевременно автоматически формировать счета и отправлять их заказчикам, контролировать их задолженность, приостанавливать обслуживание и отправлять SMS-уведомление об этом.

Для управления документооборотом предприятия в программе применяются бизнес-процессы. Предложенная схема ведения электронного документооборота позволяет значительно упростить контроль над большими объемами входящей информации и упорядочить работу подразделений предприятия. Каждый документ некоторого пакета документов по сделке проходит стадии «Входной контроль», «Проверка заполнения», «Доработка» (при необходимости) и «Передача в архив». Получить информацию о состоянии любого документа и пакета документов в целом можно с помощью отчета.

Проанализировать различные аспекты деятельности охранного предприятия можно с помощью управленческих отчетов, позволяющих получить данные о планируемых и фактических затратах, об остатках ТМЦ на складах, о ТМЦ, зарезервированных под заказ, о состоянии взаиморасчетов с заказчиками и другую информацию.

На данный момент программный продукт успешно эксплуатируется более чем в 10 охранных предприятиях Гатчины, Тольятти, Оренбурга, Великого Новгорода, Иваново, Челябинска и Владивостока.

В результате внедрения программы на предприятиях усилился контроль за дебиторской задолженностью и расходом ТМЦ. Наличие оперативной информации об остатках ТМЦ на складе, а также о планируемой потребности в ТМЦ, необходимых для выполнения заказов клиентов, позволяет своевременно формировать заказы поставщикам и обеспечивает ритмичность работы. Управление документооборотом привело к упорядочиванию работы с документами и к уменьшению времени, требуемого для подготовки всего пакета документов, необходимых для закрытия заказа.

Е. КРЕЙДИН

1С:Франчайзи «Атлант»

Контактный телефон (3532) 27-62-84