«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ РАСЧЕТОВ СО СТУДЕНТАМИ ВУЗА

В настоящее время практически во всех вузах существует форма платного обучения. При этом большой объем расчетов со студентами по договорам на платное обучение, планирование и контроль оплаты, подготовка отчетности по результатам этих расчетов требуют больших трудозатрат работников бухгалтерии.

Факультет журналистики МГУ им. М.В. Ломоносова образован в 1952 г. на основе отделения журналистики, открытого в 1947 г. на филологическом факультете. К настоящему времени он выпустил более 18 тыс. специалистов. На факультете 13 кафедр: периодической печати, телевидения и радиовещания, редакционно-издательского дела и информатики, экономической журналистики и рекламы, социологии журналистики, техники средств массовой информации, истории русской журналистики и литературы, истории отечественных средств массовой информации, литературно-художественной критики и публицистики, истории зарубежной журналистики и литературы, стилистики русского языка, теории и экономики СМИ.

Обучение проводится на очном, вечернем и заочном отделениях, есть возможность получить второе высшее образование, предусмотрены программы профессиональной переподготовки. Выпускники факультета работают как в России, так и за рубежом.

Предпосылки автоматизации

Планово-финансовый отдел факультета журналистики ведет расчеты по договорам на платное обучение более чем с двумя тысячами студентов. В отсутствие системы автоматизации каждая квитанция выписывалась вручную. В результате для выписки квитанций всем студентам работникам отдела требовалось около недели. Планирование расчетов отсутствовало, анализ результатов расчетов был очень затруднен. По причине отсутствия единой информационной базы по студентам для получения сводных отчетов по каждому из таких параметров, как «Специальность», «Форма обучения», «Платежи», «Задолженность», «Куратор» и др., требовалось несколько часов.

В связи с ростом трудозатрат на операции по расчетам со студентами руководство факультета приняло решение об автоматизации этого участка. Выполнение проекта было поручено компании «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, г. Москва), которая с 1999 г. сотрудничает с ведущими российскими вузами и предлагает собственные типовые программные разработки для учебных заведений на платформе «1С:Предприятие».

Выбор программного обеспечения

Специалисты компании «АВРО-БУС» провели детальный анализ задач планово-финансового отдела факультета. В результате анализа было принято решение об автоматизации расчетов со студентами на основе платформы «1С:Предприятие 8», поскольку она предоставляет все необходимые возможности для решения учетных задач вуза. В частности, платформа обеспечивает создания гибких отчетов, а также высокую производительность при большом количестве пользователей.

В результате выполнения проекта было разработано прикладное решение на платформе «1С:Предприятие 8», которое позволило автоматизировать все операции по расчетам со студентами, получающими образование на платной основе. Автоматизированная система успешно введена в эксплуатацию.

Получение информации о студентах

Вся необходимая информация о студентах хранится в единой информационной базе, справочная информация о каждом студенте – на его карточке. Это данные о параметрах обучения («Факультет», «Курс», «Специализация» и т.д.), статусе студента («Зачислен», «Отчислен», «Окончил», «В академическом отпуске», «Восстановлен» и т.д.), а также кадровые приказы, приказы по оплате и данные о задолженности.

Предусмотрена возможность ведения учета по студентам, для которых параллельно применяются другие параметры обучения – «Второе высшее образование», «Курсы профессиональной переподготовки» и т.д.

Работники факультета могут формировать списки студентов с отбором по таким параметрам, как «Дата зачисления», «Уровень образования», «Форма обучения», «Кафедра», «Куратор», «Специализация» и т.д. Реализовано оперативное получение статистических данных о студентах.

Планирование поступления средств и отслеживание задолженности

В системе предусмотрена регистрация договоров и выданных квитанций об оплате обучения, а также фактов оплаты. В форму договора со студентом вводится информация о годе обучения, семестре, сумме договора, а также о суммах оплаты за год и за семестр.

Предусмотрены наглядные графики платежей. На основании графиков формируется сводный отчет, позволяющий планировать поступление оплаты и оперативно отслеживать задолженность студентов. Графики платежей можно сформировать по разным параметрам: по факультету в целом, по уровню образования, по кафедре и т.д. Реализована регистрация предполагаемой даты платежа. Это позволяет в дальнейшем получить информацию о сумме, которая запланирована к оплате до выбранной даты. Формируется отчет по студентам, имеющим задолженность по оплате и по сумме долга. Кроме того, можно сформировать отчет о выданных, но не оплаченных квитанциях.

В системе предусмотрена возможность регистрации факта предъявления оплаченной квитанции до получения банковской выписки, отражающей оплату. Подтверждение оплаты выполняется после фактического поступления денежных средств, что помогает более оперативно и точно контролировать задолженность по оплате обучения.

Получение отчетности по итогам расчетов со студентами

Сотрудникам планово-финансового отдела факультета необходимо получать отчетность по множеству параметров: курсу, специальности, кафедре, форме обучения, куратору, задолженности и т.д. Автоматизированная система позволяет формировать любой сводный отчет за минуту.

Результаты автоматизации

В результате автоматизации расчетов со студентами на платформе «1С:Предприятие 8» в несколько раз ускорено выполнение расчетных операций. Время, необходимое для формирования и выдачи квитанций, сокращено до одного дня. Появилась возможность оперативно планировать поступление оплаты. Использование графика платежей и план-фактного анализа расчетов со студентами позволило сделать учет более прозрачным, а также упростить контроль за оплатой обучения и отслеживание задолженностей студентов. Значительно упростилось получение кадровой информации по студентам. Если раньше для получения актуальной информации о студенте нужно было отправлять запрос в деканат, то теперь все необходимые данные можно получить в течение минуты.

М. ГЕЙН

1С:Франчайзи «АВРО-БУС»

Контактный телефон (495) 234-44-41