«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» В ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗА

Приемной комиссии вуза приходится решать широкий круг задач. Это учет абитуриентов и результатов сдачи экзаменов, зачисление принятых абитуриентов, а также формирование необходимой отчетности. Работа приемной комиссии является одной из важнейших составляющих деятельности учебной части каждого вуза.

В большинстве вузов задачи приемной комиссии выполняются вручную. Обычно в нее входит не менее десяти работников, которые не только принимают документы у абитуриентов, но и после завершения экзаменов около месяца занимаются составлением отчетности.

Российская академия правосудия (РАП) основана в 1998 г. и является государственным научно-образовательным учреждением. В сферу деятельности Академии входят подготовка и повышение квалификации судей и работников аппарата судов, а также научно-исследовательская работа в области организации и деятельности судебной власти. Академия имеет десять филиалов, расположенных в различных городах России. В московском отделении РАП проходят обучение около четырех тысяч студентов.

Работу по автоматизации деятельности приемной комиссии руководство РАП поручило компании «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по бюджетному учету, г. Москва), которая с 1999 г. занимается автоматизацией деятельности вузов. На тот момент специалисты компании уже внедрили в РАП программные продукты «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений», «АВРО-БУС:Расчет заработной платы в бюджетной организации», «АВРО-БУС:Расчеты со студентами», и это позволило автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и расчет заработной платы, а также расчеты со студентами по договорам.

Для автоматизации деятельности приемной комиссии было принято решение использовать типовое прикладное решение «АВРО-БУС:Приемная комиссия» на платформе «1С:Предприятие 8». Данное решение обеспечивает автоматизацию специфических задач приемной комиссии вуза и предоставляет широкие возможности для поддержки ее деятельности и развития.

Автоматизация задач приемной комиссии

Программный продукт «АВРО-БУС:Приемная комиссия» предназначен для автоматизации полного цикла задач приемной комиссии вуза. Он позволяет зарегистрировать анкетные данные и сформировать списки абитуриентов, допущенных к вступительным экзаменам. Предусмотрено составление экзаменационных ведомостей, плана приема и списков зачисленных абитуриентов, приказа о зачислении, а также необходимой отчетности по итогам работы.

В системе реализовано формирование необходимых печатных форм – «Заявление абитуриента», «Анкета абитуриента», «Расписка/Опись принятых документов», «Экзаменационный лист» и т.д. После регистрации в системе анкетных данных и заявлений абитуриентов автоматически составляются списки абитуриентов, допущенных к вступительным испытаниям, а также экзаменационные ведомости, в которые после окончания вступительных экзаменов проставляются оценки.

При подаче заявления могут учитываться результаты единого государственного экзамена (ЕГЭ) и вступительных экзаменов в другой вуз. Автоматизирован перевод полученных на экзамене баллов из одной системы оценок в другую. Так, оценки, полученные по 100-балльной системе, могут быть переведены в оценки по 5-балльной системе.

В системе предусмотрено утверждение плана приема и дисциплин, по которым сдаются вступительные экзамены. Они могут быть различными для каждой конкурсной группы.

После проведения вступительных испытаний на основании их результатов автоматически формируются списки рекомендованных к зачислению, при этом учитываются особенности поступления в вуз некоторых категорий абитуриентов, предусмотренные законодательством, – зачисление «без экзаменов», «по результатам собеседования», «вне конкурса» и имеющих «преимущество при зачислении». Для категории «вне конкурса» система «вносит» абитуриента в список зачисленных при условии сдачи вступительных экзаменов на оценки не ниже «удовлетворительно». «Преимущество при зачислении» означает, что при одинаковых результатах экзаменов в вуз будет зачислен абитуриент, который имеет преимущество. В системе реализован учет документов, позволяющих отнести абитуриента к той или иной категории. Например, документ об окончании средней школы с отличием позволяет поступать в вуз по результатам собеседования, за исключением вступительных испытаний профессиональной направленности, которые могут быть установлены вузом. Ведется также учет результатов олимпиад, которые предоставляют право поступать в вуз без экзаменов.

В системе учитывается план приема. Абитуриенты, которые не прошли конкурс, образуют резерв. В случае если абитуриенты, прошедшие конкурс, откажутся от поступления, то могут быть зачислены абитуриенты из «резерва», первоначально не вошедшие в план приема. Данная система ранжирования списков абитуриентов достаточно гибкая и может быть настроена в соответствии с правилами приема вуза.

После утверждения списков абитуриентов, рекомендованных к зачислению, в системе формируется документ «Приказ о зачислении». Система позволяет организовать хранение всей информации в единой базе и облегчает поиск данных абитуриентов. Кроме того, информация о зачисленных абитуриентах может быть использована в дальнейшем сотрудниками учебной части вуза, необходимость в повторном вводе этих данных отсутствует.

Автоматическое формирование списков и ведомостей позволяет в несколько раз ускорить обработку информации по сравнению со временем выполнения этих операций вручную. Важно также снижение вероятности появления ошибок.

Результат внедрения

В 2008 г. прием студентов в РАП велся с использованием автоматизированной системы на основе программного продукта «АВРО-БУС: Приемная комиссия». Заявления на поступление в вуз в этом году подали примерно тысяча абитуриентов.

В результате автоматизации произошло значительное сокращение трудозатрат на этапе обработки данных, повысилась достоверность информации.

Одним из важнейших результатов автоматизации деятельности приемной комиссии РАП явилось значительное уменьшение трудозатрат на этапе составления необходимой отчетности – об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний и т.д. Ранее для составления отчетов вручную на это требовалось около месяца, сейчас же отчетность формируется в течение нескольких минут. Предусмотрены централизованное хранение информации об абитуриентах и оперативный доступ к ней.

Высокая производительность платформы «1С:Предприятие 8» обеспечивает быстродействие системы даже при большом количестве пользователей. В настоящее время в учебной части автоматизировано 13 рабочих мест. В ближайшее время планируется автоматизация деятельности всей учебной части РАП и увеличение количества автоматизированных рабочих мест до 50.

М. ГЕЙН

1С:Франчайзи «АВРО-БУС»

Контактный телефон (495) 234-44-41