В большинстве школ есть столовые или буфеты, в которых ежедневно питаются сотни учащихся. При этом производством продуктов питания зачастую занимается сама школа.
Для приготовления продуктов питания требуются значительные затраты рабочего времени специалистов разного профиля. Кроме того, данный процесс имеет ряд особенностей. Прежде всего это необходимость соблюдать нормативы питания для детей, которые отличаются от аналогичных нормативов для взрослых большей строгостью. Рацион питания должен быть питательным и безопасным для детских организмов. Меню для питания детей рассчитывают диетологи.
Разнообразие питания обеспечивается ежедневной сменой меню. Каждое блюдо меню состоит из нескольких ингредиентов, поэтому для их списания необходимо выполнить расчет с большим количеством арифметических операций. При выполнении этого расчета вручную существует вероятность появления ошибок. Более того, при отсутствии того или иного продукта в меню вносятся изменения, после которых расчет нужно выполнять заново.
Информацию о блюдах, в том числе об их составе, калорийности, наличии белков, жиров и углеводов, нужно хранить на карточках. При этом следует учесть, что для обеспечения полноценного и сбалансированного питания в любое время года состав некоторых блюд зимой, весной и осенью будет разным.
Для школ, которые являются бюджетными учреждениями, расходы на питание производятся за счет нескольких источников финансирования, например за счет бюджета и за счет родительской платы. Это обусловливает необходимость ведения учета продуктов, а также списания их по источникам финансирования.
При приготовлении продуктов питания к довольно объемному документообороту школы добавляются также «меню-раскладки», калькуляции и прочие многостраничные формы.
Практика показала, что использование для решения перечисленных задач автоматизированной системы позволяет снизить трудозатраты диетологов и бухгалтеров, а также избежать многих ошибок.
ГОУ «Республиканская гуманитарная гимназия «Синяя птица» им. Иштриковой Т.В.» (г. Йошкар-Ола) является инновационным образовательным учреждением Республики Марий Эл. Деятельность гимназии основана на оригинальных авторских идеях, технологиях и осуществляется в соответствии с индивидуальным учебным планом.
Работы по созданию автоматизированной системы для участка учета питания руководство гимназии поручило специалистам компании «Все Для ГлавБуха» (ООО «Автор», 1С:Франчайзи, г. Йошкар-Ола).
Следует отметить, что в период значительных изменений в законодательстве по бюджетному учету в 2005–2006 г. гимназия перешла на ведение бухгалтерского учета с использованием программного продукта «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» на платформе «1С:Предприятие 7.7». За время эксплуатации эта программа зарекомендовала себя как гибкий и удобный в использовании инструмент, поэтому для автоматизации учета питания в гимназии было принято решение использовать также программный продукт на платформе «1С:Предприятие 7.7».
Автоматизированная система была создана на основе программного продукта «ВДГБ:Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях», который является дополнением к решению «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений».
В автоматизированной системе решены все задачи по учету питания, поставленные заказчиком. Реализовано ведение картотеки блюд с указанием нормативов расхода продуктов, химического состава (количество жиров, белков и углеводов), калорийности, описания блюда и способа его приготовления. Отражаются все необходимые операции по движению продуктов – поступление, возврат поставщику, перемещение между материально ответственными лицами и подразделениями, списание в производство по калькуляции и т.д.
При учете и списании продуктов питания по нескольким источникам финансирования программа «выбирает» остатки продуктов строго согласно заданным правилам. Бухгалтер может сам разработать правила определения счета затрат и аналитики для каждой из категорий продуктов.
Автоматизированная система также позволяет с помощью документа «Производство» оформлять все необходимые операции при производстве готовых блюд. При этом перечень блюд и их количество в документе заполняются автоматически на основании проводок по списанию продуктов, сформированных документом «Требование». В то же время автоматически рассчитанное количество блюд можно изменить вручную.
Отчеты выделены в системе в отдельный блок. Основным отчетом является «Меню-раскладка». Информация, представленная в этом отчете, соответствует информации в калькуляционной карте. В «Меню-раскладке» указано количество ингредиентов, необходимое для приготовления каждого блюда и на весь день, а также количество продуктов питания, требуемое для каждого приема пищи – для завтрака, обеда и ужина.
Предусмотрено два варианта формирования отчета – «с разбиением итогов по категориям питающихся» и «без разбиения». При выборе варианта «с разбиением итогов по категориям питающихся» в отчете будет дополнительно представлена информация о количестве ингредиентов, необходимых для приготовления блюд для каждой категории.
В системе предусмотрена печать отчета «Меню-раскладка» в шахматном формате по форме 0504202. В то же время для печати по форме 0504202 требуется использовать широкоформатный матричный принтер, который в гимназии отсутствовал. В связи с этим в системе реализована возможность печати данного отчета по упрощенной форме, которая умещается на странице формата А4. Это позволяет использовать для печати обычный лазерный принтер.
С помощью отчета «Меню» можно получить информацию о списке блюд, приготавливаемых на завтрак, обед, ужин или другой вид приема пищи. В отчете можно отразить информацию о стоимости каждого блюда, а также данные о калорийности и химическом составе.
Ряд отчетов системы обеспечивает выполнение подневного анализа расхода и прихода продуктов питания в учреждении за произвольный период. Информацию в большинстве отчетов можно детализировать по определенному источнику финансирования.
После внедрения автоматизированной системы специалисты компании «Все Для ГлавБуха»(ООО «Автор») выполнили ее настройку, а также провели обучение работников бухгалтерии, что позволило им быстро приступить к работе.
Использование программы «ВДГБ:Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях» способствовало значительному облегчению работы бухгалтерии, повышению эффективности использования рабочего времени.
Для работы с конфигурацией «ВДГБ: Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях» необходимо наличие компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» и конфигурации «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений».
Конфигурация «ВДГБ:Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие».
П. АНТОНОВ
1С:Франчайзи «Автор»
Контактный телефон (836) 246-99-00