«1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8» – РУКОВОДИТЕЛЮ ОРГАНИЗАЦИИ
Для управления организацией в период кризиса руководство нуждается в своевременном получении оперативной информации о ее финансовом состоянии. Как правило, руководителя интересуют величина остатка денежных средств на счетах и в кассе организации, величина, а также динамика дебиторской и кредиторской задолженности, сроки и суммы обязательных платежей в бюджет.
Программа «1С:Бухгалтерия 8» позволяет получить нужную информацию в виде, удобном для руководителей.
Остаток денежных средств и анализ дебиторской задолженности
Данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, а также о суммах дебиторской и кредиторской задолженности можно посмотреть в отчете на вкладке «Монитор» инструмента «Панель функций».
Отчет состоит из нескольких секций – «Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе», «Кредиторская и дебиторская задолженность» и «Отчетность и платежи».
В секции «Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе» информация представлена в виде графика и таблицы. На графике отображается динамика суммарных остатков денежных средств по данным бухгалтерского учета за 7 календарных дней. В таблице приводится детальная информация по остаткам на начало и на конец дня по каждому счету и по кассе, выводится итог. При расшифровке данных для выбранного счета формируется «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», в которой данные детализированы до операций за выбранный период.
С динамикой кредиторской и дебиторской задолженности организации по данным бухгалтерского учета за 7 календарных дней можно ознакомиться с помощью графика в секции «Кредиторская и дебиторская задолженность». Таким образом, этот график позволяет быстро получить информацию о поведении кредиторской и дебиторской задолженности – о ее уменьшении или увеличении.
В условиях дефицита денежных средств организации целесообразно сосредоточится на работе с контрагентами, имеющими самую большую задолженность.
Данные о пяти контрагентах, имеющих самую большую дебиторскую задолженность, и пяти контрагентах, которые являются крупнейшими кредиторами организации, а также о суммах соответственно дебиторской или кредиторской задолженности по каждому из них находятся в таблице «Кредиторы Дебиторы» (рис. 1).
Рис. 1. Таблица «Кредиторы Дебиторы»
Информация по остальным дебиторам и кредиторам отображается суммарно в одной строке «Прочие».
Помимо выявления крупнейших должников для руководителя важно иметь представление о причине появления задолженности у каждого из них, дате возникновения задолженности и ее динамике, которая характеризует поведение организации-должника. Причиной появления дебиторской задолженности может быть, например, предоплата контрагенту за товар, который на настоящий момент еще не поступил. Другой причиной может являться отсутствие поступления оплаты от контрагента за услуги, которые организация ему уже оказала, или за товары, которые уже отгрузила. Большой промежуток времени между поставкой товара контрагенту и получением от него оплаты характеризует некоторым образом контрагента и нуждается в выявлении и анализе.
Для получения необходимой информации о дебиторе можно воспользоваться расшифровкой данных в соответствующей строке таблицы «Кредиторы Дебиторы». Данная расшифровка представляет собой отчет «Анализ субконто». После соответствующей настройки с помощью этого отчета можно получить информацию о датах поставки и оплаты товаров, о суммах дебиторской задолженности и о суммах, полученных организацией в счет ее погашения и т.д. С помощью отчета «Диаграмма» бухгалтер может подготовить для руководителя информацию о дебиторской задолженности в графическом виде.
Информация о сроках обязательных платежей в бюджет находится в секции «Отчетность и платежи». Данные по суммам обязательных платежей руководителю представляет бухгалтер.
Анализ затрат
Существенно повысить экономическую эффективность организации можно с помощью снижения основных затрат. Для организации, занятой оказанием сервисных услуг по обслуживанию оборудования, это могут быть затраты, связанные с командировками работников. В организации, которая занимается производственной деятельностью, к основным затратам могут относиться затраты на материалы, комплектующие и их аналоги и т.д. Мероприятиям по снижению основных затрат предшествует их анализ.
Возможности программы «1С:Бухгалтерия 8» в части аналитического учета позволяют выполнить анализ затрат. Для этого прежде всего необходимо организовать в программе ведение аналитического учета по соответствующим статьям затрат.
Предположим, что для организации критичными являются затраты на командировочные расходы. Для учета данных расходов по статьям затрат в справочнике «Статьи затрат» создается группа, например «Командировочные расходы». В этой группе создаются элементы справочника, которые собственно и являются статьями затрат – «Проезд ж/д транспортом», «Проезд авиатранспортом», «Суточные по нормативам», «Суточные сверх нормативов» «Проживание» и т.д. Возможный вид справочника «Статьи затрат» представлен на рис. 2.
Рис. 2. Настройка справочника «Статьи затрат»
Затем бухгалтер в течение определенного периода ведет учет командировочных расходов с использованием соответствующих статей затрат. Для анализа затрат на командировки можно использовать «Оборотно-сальдовую ведомость по счету», сформированную по счету 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность».
Аналогичным образом для последующего анализа можно настроить ведение аналитического учета других затрат – материальных, прочих затрат, затрат на заработную плату и т.д.
Таким образом, программа «1С:Бухгалтерия 8», основным назначением которой является ведение бухгалтерского и налогового учета, позволяет также получать управленческую информацию, необходимую руководителям организаций для принятия решений.
И. СИДОРОВ
Фирма «1С»
Контактный телефон (495) 737-92-57