"1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8": УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЛИЗИНГОВОЙ КОМПАНИИ

В комплекты поставки прикладных решений на платформе "1С:Предприятие 8" входят печатные формы документов, например "Авансовый отчет", "Приходный кассовый ордер", "Сличительная ведомость", "Счет" и др. Формирование печатных форм документов в решениях на платформе "1С:Предприятие 8" выполняется автоматически, на основании соответствующих электронных форм, заполненных необходимыми данными.

В то же время организация может нуждаться в печатных формах документов, отсутствующих в прикладном решении, которое она использует в целях автоматизации. Это могут быть, например, "Договор об аренде помещения", "Служебная записка", "Договор об оказании услуг по охране объекта", разнообразные дополнительные соглашения к договорам, заявления и т.д.

Развитые средства "1С:Предприятия 8" позволяют создавать печатные формы практически любой сложности. При этом следует учесть, что разработка некоторых достаточно сложных печатных форм может потребовать привлечения ИТ-специалиста.

Для автоматизации процесса формирования печатных форм произвольных документов силами пользователей компания "Трейд Софт" (1С:Франчайзи, г. Москва) предлагает прикладное решение "Управление электронной документацией". Данное решение разработано на платформе "1С:Предприятие 8" и является дополнением к программе "1С:Бухгалтерия 8". Продукт позволяет создавать печатные формы документов, которые не входят в комплект поставки этой программы. Данное решение разработано в тесном сотрудничестве специалистов "Трейд Софт" и лизинговой компании "НОМОС-Лизинг" в процессе создания подсистемы управления электронной документацией.

Программа облегчает создание и редактирование печатных форм различных документов на основе шаблонов, созданных пользователями в редакторе MS Word. Предусмотрено создание карточек контрагентов с дополнительными характеристиками, а также актов, служебных записок и т.д. Реализована возможность формирования фирменных бланков организации, писем, анкет, запросов, заявлений, коммерческих предложений, предложений о сотрудничестве и прочих нестандартных отчетных форм.

Рассмотрим особенности программы "Управление электронной документацией".

Особенности программы

В программе реализован механизм автоматической подстановки данных информационной базы в шаблон печатной формы документа, созданный в MS Word. Работает данный механизм следующим образом.

Предварительно в MS Word создается шаблон документа, например "Договор страхования". В данном шаблоне можно предусмотреть такие ключевые поля, как "Наименование контрагента", "ФИО директора" "ИНН контрагента", "Сумма договора" и т.д.

На следующем этапе в справочнике "Шаблоны печатных документов" программы создается шаблон "Договор страхования", поля которого соответствуют ключевым полям шаблона "Договор страхования" MS Word. После этого для каждого поля шаблона справочника указывается источник данных - реквизит элемента справочника, документа и т.д.

Программа допускает автоподстановку данных типа "текст", "число", "дата" и "табличная часть". Возможна подстановка произвольных колонок "табличной части" с выводом итогов по выбранным колонкам. Предусмотрены также ввод в программу и последующая автоподстановка произвольных характеристик контрагентов и договоров - "Дата окончания срока действия договора", "Сумма дополнительных расходов" и т.д.

Для некоторых данных реализована возможность их преобразования в процессе автоподстановки. Например, сумма в документе "1С:Бухгалтерии 8", указанная в виде последовательности цифр, при подстановке в документ MS Word может быть преобразована в "число прописью". Для фамилии, имени и отчества ответственного лица, которые могут быть указаны в "1С:Бухгалтерии 8" в именительном падеже, при подстановке можно выбрать необходимый падеж и т.д.

Для удобства работы с документами предназначен специальный интерфейс "Рабочий стол документов", который обеспечивает доступ ко всем возможностям в части формирования печатных форм.

Внедрение в ОАО "НОМОС-Лизинг"

"НОМОС-Лизинг" (г. Москва) является крупной компанией, которая предоставляет услуги лизинга автотранспортных средств, оборудования и недвижимости с 1993 г.

В связи с резким увеличением количества лизинговых договоров, сопровождаемых компанией, возникла потребность в систематизации работы с печатными документами, которые необходимо создавать в процессе заключения договоров лизинга, и с сопутствующей им документацией.

Реализацию проекта по автоматизации работы с электронными документами руководство "НОМОС-Лизинг" поручило специалистам компании "Трейд Софт". После обследования документооборота заказчика было принято решение о разработке модуля "Управление электронной документацией". В результате выполнения проекта автоматизирована работа более чем с двадцатью видами печатных документов.

В процессе автоматизации были востребованы все возможности системы, в том числе возможность, позволяющая подставлять в документ MS Word тот или иной текст в зависимости от данных в информационной базе. Если элемент "Балансодержатель" имеет значение "Лизингодатель", то в документ может быть подставлен текст "Учет ведется на балансе лизингодателя".

Благодаря использованию программы появилась возможность готовить за одну итерацию такой сложный документ, как "Договор лизинга". Данный документ состоит из нескольких частей.

Основная страница договора включает данные о лизингополучателе и лизингодателе, а также об условиях лизинга (срок лизинга, лизинговая ставка, валюта договора), учете предмета лизинга, страховании и т.д. В состав основной страницы входит и информация, необходимая для формирования блока "Подписи сторон" - адреса, банковские реквизиты, данные о подписантах и т.д.

Приложение № 1 к договору включает таблицы с описанием предметов лизинга и содержит информацию о их наименовании, VIN, годе выпуска, номере кузова и двигателя и др.

В приложениях № 2-8 представлены сформированные таблицы графиков платежей, выкупной стоимости и начислений. К данному блоку относятся также приложения об общих условиях лизинга, заявлениях и заверениях лизингополучателя, "Акт приемки-передачи" и другие документы.

При завершении процесса создания документа все приложения сводятся в один файл и открываются пользователю для ручной коррекции, которая, как правило, не требуется или требуется в минимальной степени.

В результате использования модуля "Управление электронной документацией" в компании "НОМОС-Лизинг" полностью автоматизировано создание документов MS Word. В результате исключения повторного ввода данных в процессе подготовки документов существенно повысилась производительность труда при их создании, а также снизилась вероятность появления ошибок, которые могут быть весьма критичны при заключении договоров.

В дальнейшем специалисты "Трейд Софт" обобщили опыт подобных разработок в других сферах деятельности. На рынок был выпущен программный продукт "Управление электронной документацией" - универсальное дополнение к любым прикладным решениям на основе программы "1С:Бухгалтерия 8".

Программа "Управление электронной документацией" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".

Д. АВЕРЬЯНОВ

1С:Франчайзи "Трейд Софт"

Контактный телефон (495) 708-74-74