«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» для транспортной компании

20 марта 2008
Архивный материал

Основным видом деятельности компании «УралСпецАвто» (г. Чайковский, Пермский край) является оказание транспортных услуг предприятиям нефтяной отрасли. Ее автопарк состоит из грузовых и легковых автомобилей, автобусов, а также специализированного автотранспорта общим количеством 150 единиц. В компании сегодня трудятся около 400 работников. Помимо транспортных услуг она также занимается промывкой и ремонтом нефтяных скважин. Ее основные заказчики - компании «Лукойл», «Роснефть» и «Белкамнефть».

Компания имеет холдинговую структуру. Каждая из фирм, входящая в состав холдинга, вела автономный учет с использованием различных программных продуктов системы программ «1С:Предприятие 7.7». Следует отметить, что существовавший уровень автоматизации удовлетворял потребности в ведении бухгалтерского учета каждой из фирм. В то же время хранение и обработка данных в несвязанных информационных базах затрудняли оперативное получение информации о состоянии холдинга в целом, необходимой его руководству. Отсутствовала также возможность получать управленческие данные о себестоимости оказываемых услуг и рентабельности в целом по холдингу. Нормативно-справочная информация была не унифицирована, каждая фирма вела свой собственный список контрагентов, материалов, товаров и основных средств. Не обеспечивалось формирование единой структуры затрат.

На некотором этапе руководство приняло решение о комплексной автоматизации компании. В процессе реализации проекта автоматизации требовалось прежде всего создать единую информационную базу, унифицировать нормативно-справочную информацию, разработать и внедрить единую структуру затрат, внедрить единую систему учета кадров. Система должна была обеспечить учет затрат в разрезе участков и транспортных средств, управленческий расчет себестоимости оказываемых услуг и рентабельности компании в целом и оперативное получение данных, необходимых для анализа ее состояния. Требовалось также устранить необходимость повторного ввода информации при оформлении операций между фирмами холдинга.

Было принято решение о создании автоматизированной системы на основе программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом». В качестве исполнителя работ по проекту автоматизации была выбрана компания «Баланс-сервис» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Ижевск).

В начале работы над проектом специалисты компании «Баланс-сервис» выполнили обследование холдинга и изучили действующие бизнес-процессы. На основе полученной информации на следующем этапе был создан макет информационной системы, в котором были смоделированы бизнес-процессы компании. Это позволило заказчику получить представление о будущей автоматизированной системе, а также определить перечень необходимых требований к ней. В последующем, в ходе внедрения системы, она была настроена в соответствии со спецификой компании. Было проведено также обучение пользователей. Для быстрого ввода системы в эксплуатацию был выполнен перенос данных в новую систему из программ, которые использовались ранее.

В настоящее время учет всей финансово-хозяйственной деятельности компании ведется в единой информационной базе. При этом документооборот по каждому юридическому лицу выполняется обособленно с разделением прав доступа. Разделение прав обеспечивает бухгалтеру доступ к информации только по тем фирмам, с которыми он работает.

Хозяйственные операции регистрируются в системе с помощью документов. При этом в соответствии с пожеланиями заказчика операции между собственными фирмами отражаются только в бухгалтерском учете, в то время как прочие операции - и в бухгалтерском, и в управленческом учете.

Для иллюстрации рассмотрим особенности бухгалтерского и управленческого учета материально-производственных запасов (МПЗ). К особенностям бухгалтерского учета МПЗ относится ведение учета в разрезе юридических лиц компании. Стоимостная оценка запасов при этом формируется отдельно по каждому юридическому лицу. Управленческий учет МПЗ ведется в целом по компании. При этом стоимость МПЗ остается неизменной при реализации между фирмами внутри холдинга. Это позволяет получить в управленческом учете данные о реальных затратах, без торговой наценки.

Помимо общих документов для бухгалтерского и управленческого учета в системе предусмотрены документы, которые вводятся раздельно для каждого вида учета, в частности это «Расчет себестоимости» и «Начисление амортизации».

Для учета операций с автотранспортом используется подсистема «Управление автотранспортом». Их отражение в бухгалтерском и управленческом учете выполняется с помощью специального механизма трансляции данных.

В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию, автоматизировано 30 рабочих мест. С ней работают бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров, диспетчерская служба автотранспорта, отдел главного механика и служба таксировщиков.

В результате внедрения автоматизированной системы получены следующие результаты. Нормативно-справочная информация учитывается по единым для всей компании стандартам. Автоматизировано создание входящих документов одной фирмы холдинга на основании исходящих документов другой фирмы, что позволило упростить ввод данных и исключить ошибки при вводе документов в систему. Обеспечен контроль за сроками действия регистрационных документов водителей и автотранспорта. За счет использования учета рабочего времени по путевым листам сокращена трудоемкость и обеспечена прозрачность расчета заработной платы водителей. Налажен контроль за расходом горюче-смазочных материалов. На основании данных о выработке из путевых листов обеспечено формирование актов об оказании клиентам транспортных услуг, а также реализовано формирование детального реестра работ, выполненных для клиента. В результате автоматизации деятельности кадровой службы ускорились процессы формирования списков по кадровому составу компании и предоставления справок в различные государственные учреждения. Предусмотрено ведение учета затрат и доходов в разрезе центров финансовой ответственности управленческого учета - хозрасчетных участков или единиц автотранспорта.

Таким образом, автоматизированная система обеспечивает работу в едином информационном пространстве практически всех подразделений компании. Она позволяет оперативно рассчитывать и анализировать себестоимость услуг и финансовый результат ее деятельности.

В результате внедрения системы руководство получило возможность оценивать рентабельность как отдельного хозрасчетного участка, так и каждой единицы транспорта, анализировать структуру затрат и оперативно контролировать затраты. Контроль за материалами, которые находятся у материально ответственных лиц на удаленных участках, обеспечивает их сохранность. В целом автоматизация позволила вовремя определять узкие места в деятельности компании и привела к повышению качества управленческих решений.

Важно отметить, что прикладное решение «1С:Управление производственным предприятием 8» имеет большие резервы, которые позволяют и дальше развивать информационную систему компании. Так, в дальнейших планах «УралСпецАвто» предусмотрен запуск подсистемы бюджетирования.

 

А. ШАРШАВИН

1С:Франчайзи «Баланс-сервис»

Контактный телефон (3412) 900-977