«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ УЧЕТА ДОГОВОРОВ И КОНКУРСОВ
Для автоматизации работы по подготовке и проведению торгов, а также работы с договорами и клиентами компания «АстроСофт» (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург) предлагает программный продукт «АстроСофт: Учет договоров и конкурсов». Продукт представляет собой конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8» и является дополнением к типовому прикладному решению «1С:Предприятие 8. Управление торговлей».
Программа разработана с учетом положений Федерального закона от 21.07.05 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон № 94-ФЗ) и других нормативных актов.
Решение «АстроСофт: Учет договоров и конкурсов» предназначено для использования в бюджетных и коммерческих организациях, занимающихся проведением торгов в форме открытых или закрытых конкурсов, тендеров и аукционов, проведением торгов по заказу сторонних организаций.
Прикладное решение позволяет решать большой круг задач, связанных с планированием, учетом, контролем и анализом договорной деятельности в компаниях, использующих схемы конкурсных торгов. За счет автоматизации сложных процессов проведения тендеров и учета договоров работники компаний избавляются от рутинной работы по подготовке документов и отчетов, а руководители получают доступ к необходимой оперативной и аналитической информации. В решении реализован обмен данными с программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом». Рассмотрим некоторые из подсистем программы.
Учет конкурсов
Подсистема «Учет конкурсов» обеспечивает автоматизацию всех этапов конкурсной деятельности, начиная от инициации конкурса, согласования и утверждения запроса на конкурс, определения его источника финансирования, подготовки конкурсной документации и заканчивая оценкой заявок участников конкурса, выбором победителя и заключением с ним контракта.
Информация по заключенному контракту отражается в карточке конкурса. Это позволяет в дальнейшем сравнить контракты, заключенные по итогам разных конкурсов.
При проведении конкурсов с целью размещения заказов для государственных и муниципальных нужд для некоторых процедур законодательством установлены определенные сроки. Извещение о проведении открытого конкурса, например, должно быть опубликовано не менее чем за 30 дней до дня вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов. Для рассмотрения конкурсной комиссией заявок, поступивших на конкурс, законодатель отводит не более 10 дней со дня вскрытия конвертов с заявками. В программе предусмотрена возможность контроля сроков проведения конкурсных процедур. Для организаций, подпадающих под действие Закона № 94-ФЗ, сроки процедур в системе устанавливаются автоматически в соответствии с законом. Организации, деятельность которых не регламентируется Законом № 94-ФЗ, могут настраивать сроки самостоятельно.
Программа позволяет полностью контролировать финансовую сторону конкурсных торгов. Каждая заявка на проведение конкурса может проверяться на соответствие лимитам финансирования и утверждаться ответственным лицом. В системе регистрируются все предложенные участниками конкурса цены будущих контрактов, цена заявки-победителя и цена заключенного по результатам конкурса контракта.
В целях обеспечения требований отдельных положений Закона № 94-ФЗ в системе реализован учет заявок на участие, поданных в электронной форме, а также заявок, поступивших от предприятий инвалидов и организаций Главного управления исполнения наказаний.
Для получения информации и оценки итогов конкурсной деятельности предусмотрены отчеты «Реестр конкурсов», «Анализ согласований конкурсной документации», «Анализ заявок на участие» и «Анализ конкурсов по лимитам финансирования». Например, с помощью отчета «Анализ заявок на участие» можно в едином списке получить информацию об основных параметрах предложений участников конкурса. Для получения сводной информации по использованию денежных средств предназначен отчет «Анализ конкурсов по лимитам финансирования», в котором представлены данные по установленным лимитам финансирования, фактическому расходу и остатку лимита. Отчет формируется за произвольный период, содержащий целое число кварталов.
Учет договоров
Подсистема «Учет договоров», функционально связанная с подсистемой «Учет конкурсов», позволяет автоматизировать все этапы работы с договорами: подготовку договоров, их согласование и регистрацию, планирование и контроль исполнения обязательств, расчеты по договору, а также ведение картотеки текущих договоров и архива закрытых.
Договоры хранятся в системе в виде интерактивных карточек. В карточке отражены реквизиты и свойства договора, ссылки на документы, введенные на его основании, на подчиненные договоры, на файлы формата, например MS Word и MS Excel, в которых собственно представлен текст договора, и другие данные.
Основной процедурой при подготовке договора является согласование его условий между различными службами внутри организации, а также с внешним контрагентом. Предметом согласования является текст договора. При внесении изменений в текст договора каждая его редакция сохраняется в системе с указанием автора и даты изменений.
Система позволяет наглядно отследить процесс согласования договора. В списке лиц, согласующих договор, графически отмечаются как работники, утвердившие документ, так и работники, у которых договор находится на согласовании.
Для планирования работ по договору можно закрепить за договором календарный план его исполнения. Для компаний, являющихся продавцами или поставщиками услуг по договору, в программе предусмотрены планирование трудовых ресурсов, а также калькуляция затрат по договору, позволяющая рассчитать предполагаемую прибыль.
Исполнение договора может быть подразделено на отдельные этапы. В рамках одного этапа или договора в целом можно регистрировать произвольное число дополнительных соглашений, договоров подряда и субподряда. Закрытие этапов и самого договора в целом происходит последовательно по мере регистрации в системе хозяйственных операций. В ходе исполнения договора ведется учет взаиморасчетов, а также учет фактических трудозатрат внутренних исполнителей на выполнение работ по договору.
Для планирования и контроля движения денежных средств по договорам можно установить лимиты финансирования. Лимиты финансирования устанавливаются на квартал по направлениям расходования денежных средств и впоследствии сравниваются с фактическими расходами.
Система позволяет работать с коммерческими предложениями. На основе коммерческого предложения впоследствии можно создать договор.
Аналитическая информация по договорам может быть получена в виде отчетов «Занятость работников по договорам», «Результаты работ работников по договорам», «Просроченные договоры», «Текущее состояние договоров», «Сводный анализ бюджета по договорам», «Контроль использования лимитов финансирования» и др.
Учет договоров в государственном учреждении
Решение «АстроСофт: Учет договоров и конкурсов» внедрено и успешно используется в финансовом управлении (ФУ) государственного учреждения, которое в соответствии с законодательством обязано заключать все договоры с контрагентами на оказание услуг на конкурсной основе. ФУ состоит из 28 подразделений и заключает более 1000 договоров в год.
Ежегодно на основе полученных от подразделений заявок финансово-экономический отдел ФУ формирует единый бюджет учреждения и потом отслеживает его выполнение. Договоры с контрагентами в течение всего планового периода оформляются на основе представленных и учтенных заявок от подразделений. Предусмотрены формирование и экспорт аналитических и статических отчетов, в том числе отчета «Торги-1».
Внедрение системы «АстроСофт: Учет договоров и конкурсов» позволило ФУ организовать ведение учета договоров, решить задачи по формированию единого бюджета учреждения на предстоящий период, по своевременной организации необходимых конкурсов и контролю исполнения бюджета. В настоящее время программа внедрена во всех подразделениях ФУ, ее пользователями являются более 100 работников.
Решение «АстроСофт: Учет договоров и конкурсов» получило от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
К. КУЗНЕЦОВА
1С:Франчайзи «АстроСофт»
Контактный телефон (812) 324-7700