«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» ДЛЯ РАСЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В ВУЗАХ
Участок расчета заработной платы является одним из самых сложных и проблемных в бухгалтерии высших учебных заведений. Заработная плата во многих вузах выплачивается не только из средств бюджета, но и из внебюджетных средств. При этом каждому работнику назначается большое количество надбавок и доплат по разным кодам бюджетной классификации расходов. В процессе расчета бухгалтер должен распределить по кодам бюджетной классификации начисления, удержания и налоги, а также правильно рассчитать суммы к выплате по каждому коду.
Московский педагогический государственный университет (МПГУ) является одним из старейших учебных заведений России. За 135 лет университет прошел путь от Московских высших женских курсов, основанных в 1872 г., до крупнейшего, первого в отечественной истории педагогического вуза. Сегодня МПГУ представляет собой учебно-научно-производственный комплекс по подготовке высококвалифицированных специалистов системы педагогического образования и решению важных научных проблем, имеющих общегосударственное значение.
Наличие постоянных проблем при расчете заработной платы, связанных со сложностью расчетов для большого количества работников и неизбежными ошибками, с необходимостью формирования сводных отчетов вручную и большими трудозатратами при подготовке отчетов по персонифицированному учету, привело руководство бухгалтерии МПГУ к необходимости автоматизировать расчет заработной платы на современном технологическом уровне.
В МПГУ расчет заработной платы выполняется для более чем 5 тыс. работников. При этом большинство из них получает доплаты и надбавки, состав которых периодически меняется. В университете также работает много внештатных преподавателей с почасовой формой оплаты и с оплатой по договору. Следовательно, требованиями к автоматизированной системе являлись обеспечение бесперебойной работы с большими объемами информации с учетом особенностей вуза и возможность получения отчетов с нужной детализацией. Программа должна быть простой для освоения и использования, а также содержать средства для поиска и исправления ошибок.
После анализа рынка программного обеспечения было принято решение о создании автоматизированной системы на основе типового прикладного решения «АВРО-БУС: Расчет зарплаты в вузах» компании «Авро-Бус» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по бюджетному учету, г. Москва), имеющей многолетний опыт автоматизации образовательных учреждений.
Данное решение разработано на платформе «1С:Предприятие 7.7» и уже более пяти лет успешно эксплуатируется в учебных заведениях с численностью работников несколько тысяч человек - в вузах Москвы и других городов России.
В программе учтена специфика вузов с финансированием из разных источников, она позволяет обеспечить согласованную работу расчетного и планового отделов, а также отдела кадров и кассы.
Распределение начислений, удержаний и налогов по кодам функциональной и экономической классификаций расходов в программе производится при расчете по каждому сотруднику отдельно. Следует отметить, что при распределении исключена ошибка округления, и это позволяет точно рассчитывать суммы к выплате по любому субсчету счета 302 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кодам функциональной и экономической классификаций. В программе отражены особенности высших учебных заведений - предусмотрены необходимые виды расчетов, свойства которых настраиваются пользователем, имеются гибкие возможности для настройки распределения сотрудников и начислений по произвольным категориям.
Было принято решение о переходе на новую программу с 1 января 2006 г. Сначала планировалось автоматизировать деятельность только расчетного отдела, а кассу, плановый отдел и отдел кадров подключить к системе впоследствии. Перенос данных по 5 тыс. работников был выполнен с помощью специалистов «АВРО-БУС». Одновременно с работой по переносу проведено обучение работников расчетного отдела бухгалтерии, что позволило им начать выверку перенесенных данных по мере того, как они загружались в новую программу. В результате к 1 января 2006 г. все исходные данные, необходимые для расчетов, были перенесены в новую программу и проверены.
На начальном этапе внедрения работникам бухгалтерии была оказана существенная консультационная поддержка специалистами «АВРО-БУС». В результате заработная плата за январь была выплачена вовремя, работники бухгалтерии освоились в программе и уже в феврале объем консультационной поддержки был значительно сокращен.
После освоения работниками расчетного отдела основных функций программы было решено оптимизировать операции, которые ранее были связаны с трудоемкими расчетами вручную. К ним относится, например, расчет заработной платы преподавателей-почасовиков.
Для преподавателей, работающих по часовому тарифу, в программе можно назначить произвольное число тарифов и указать ограничение в часах по оплате для каждого тарифа в соответствии с учебным планом. Эта возможность используется следующим образом. Сначала в систему вводятся все необходимые почасовые тарифы, и для каждого из них указывается стоимость часа. Далее для преподавателей с почасовой оплатой труда указываются перечень тарифов и ограничение, например не более 300 часов лекций в год, если оно имеет место.
После поступления в бухгалтерию актов о выполненных работах можно автоматически начислить почасовую оплату как всем преподавателям, так и выборочно, некоторым из них. Для этого бухгалтеру нужно ввести количество отработанных часов по каждому преподавателю и тарифу. В то же время если общее количество часов по тарифу с начала учебного года превысит ограничение, то программа «сообщит» об этом. Система позволяет формировать различные отчеты по заработной плате с почасовой оплатой. Предусмотрена печать расчетных листков с расшифровкой по каждому тарифу.
Для повышения эффективности расчета заработной платы преподавателей-почасовиков работники бухгалтерии МПГУ разработали оптимальную структуру справочника тарифов, присвоили им коды функциональной и экономической классификаций и назначили каждому преподавателю. В результате расчет, который ранее выполнялся вручную и требовал множества проверок для каждого преподавателя, теперь выполняется в программе за несколько минут.
Кроме того, требовала решения также проблема, связанная с ошибками при депонировании. Отсутствие единого информационного пространства приводило к тому, что бухгалтер рассчитывал сумму к выплате по одним кодам бюджетной классификации, а кассир мог ошибочно депонировать ее по другим кодам. В программе функция депонирования реализована, и поэтому было принято решение подключить к системе также и кассу, чтобы оформлять депонирование только по тем кодам, которые были определены при расчете. Благодаря работе в единой информационной базе несогласованность в работе расчетчиков и кассиров теперь полностью исключена.
Дальнейшие планы по автоматизации предусматривают подключение к общей информационной базе также отдела кадров и планового отдела. Программа позволяет формировать отчеты по штатному расписанию с различной степенью детализации - по подразделениям, должностям, плановым разрядам и кодам бюджетной классификации. Предусмотрена возможность анализа плановых и фактических показателей по всем составляющим фонда оплаты труда во всех необходимых разрезах, в том числе в разрезе классификации персонала.
Программа «АВРО-БУС:Расчет зарплаты в вузах» используется в МПГУ уже более года, бухгалтеры ее полностью освоили и научились быстро и правильно с ней работать. Руководство организации может анализировать любую расчетную информацию в необходимых разрезах, самостоятельно формируя отчеты в программе, проводки с необходимой аналитикой выгружаются в бухгалтерскую программу. Регламентированная отчетность для Государственной налоговой инспекции и Пенсионного фонда Российской Федерации формируется автоматически и своевременно сдается.
Программный продукт «АВРО-БУС: Расчет зарплаты в вузах» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Для работы с программой необходимо наличие компонент «Расчет» и «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7».
Л. ПРОХОРЕНКОВА
1С:Франчайзи «АВРО-БУС»
Контактный телефон (495) 995-55-43