«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

Для управления задачами и информационными потоками компания «Форес» (1С:Франчайзи, г. Москва) разработала конфигурацию «Форес:Управление делами». Данный программный продукт является дополнением к типовой конфигурации «Управление торговлей» на платформе «1С:Предприятие 8».

Программа разработана на основе опыта, полученного специалистами компании при автоматизации предприятий, относящихся к различным отраслям. Рассмотрим более подробно функциональные подсистемы «Форес:Управление делами».

Задачи

Подсистема «Задачи» содержит документы: «Задача», «Выполнение», «Доработка», «Сообщение» и серию отчетов. С помощью документа «Задача» в системе регистрируется поручение, которое автор задачи направил исполнителю. Данный документ содержит большой набор реквизитов, описывающих задачу, - срок исполнения, важность, планируемый бюджет, краткое и подробное описание задачи.

К «Задаче» можно прикрепить произвольный набор электронных документов, а также документов «1С:Предприятия 8». Кроме того, задачу можно разбивать на подзадачи. Следует отметить, что для быстрого ознакомления исполнителя с задачей каждая новая зарегистрированная задача сразу же открывается на экране исполнителя. Эта возможность особо актуальна для предприятий с территориально распределенной структурой и сильно загруженными телефонными линиями. В случае если в момент регистрации задачи программа «Форес:Управление делами» не загружена на компьютере исполнителя, то из документа «Задача» формируется электронное письмо исполнителю с уведомлением о содержании и сроках выполнения задачи.

Цвет задачи в списке задач у исполнителя также информирует его о текущем состоянии поручения. Красный цвет означает просроченное поручение, зеленый - поручение на сегодня, розовый - новое поручение.

Исполнение поручения регистрируется исполнителем с помощью документа «Выполнение», в который вводится отчет о выполнении. В случае необходимости к документу прикрепляют результат работы - соответствующие файлы. Информация о выполнении поступает автору задания.

При неудовлетворительном результате задание можно отправить на доработку. Если качество работы устроило руководителя, то задание помечается как выполненное, а также указывается качество работы.

В результате применения данной подсистемы ни одно распоряжение не остается без должного контроля. Если сотрудник отсутствовал на работе некоторое время, то после возвращения он может легко войти в обычный ритм, ознакомившись с поступившими задачами, а также проверив выполненные и просроченные задачи.

Документооборот

Для организации внутренних информационных потоков предприятия используется подсистема «Документооборот». Блок регистрации документов охватывает входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию.

Чтобы облегчить в дальнейшем поиск документа, для него можно указать признаки, по которым его можно будет легко найти с помощью системы поиска. На основании документа можно ввести задачу или сформировать сообщение для ответственного работника. В системе можно хранить электронные образы документов.

Важно отметить, что работа с некоторыми документами требует выполнения определенной последовательности действий. Договор, например, должен быть подготовлен, согласован, подписан со стороны исполнителя, передан заказчику, подписан с его стороны, получен и сдан на хранение. Для исполнения данной последовательности действий и контроля за исполнением требуются время и внимание, что при большом количестве договоров достаточно трудоемко. Система позволяет автоматизировать данный участок, поскольку в ней предусмотрено объединение документов в комплекты. При этом контроль ведется как по комплекту в целом, так и по каждому документу в отдельности. Формируется отчет, который показывает текущее состояние каждого документа.

Совещания и голосования

Подсистема «Совещания и голосования» позволяет автоматизировать управление совещаниями, голосованиями и встречами. До начала совещания необходимо определить инициатора, тему, дату и место проведения, а также составить список обсуждаемых вопросов и участников. Участники предварительно оповещаются о планируемом мероприятии. Если участник не имеет доступа к программе, то его можно оповестить по электронной почте. После начала встречи в программе отмечаются присутствие, а также отсутствие участников и причина. По каждому обсуждаемому вопросу в систему вводится принятое решение. Если проблема требует согласования или утверждения, то инициируется процедура голосования с соблюдением конфиденциальности. Предусмотрено формирование протокола совещания и листа с результатами голосования. В случае если кто-либо из участников затягивает с решением, то это отражается в программе. Архив совещаний и голосований легко доступен для анализа. Использование подсистемы позволяет минимизировать влияние человеческого фактора на проведение различных мероприятий.

Управление клиентами

Данная подсистема является развитием подсистемы CRM в решении «Управление торговлей». Для обеспечения доступа к консолидированной информации о контрагентах предусмотрен «Рабочий стол контрагента». В подсистеме имеются документы, учитывающие различные особенности работы с внешними и внутренними организациями: «Жалобы», «Информация о контрагенте», «Информация о конкуренте», «Указание по клиенту», «Сделка», «Коммерческое предложение», «Презентация», «Заявка на посещение», «Договор» и др.

Программа обеспечивает планирование и ведение учета текущей работы с клиентом. Для учета проделанной работы используется документ «Сделка». В этом документе описываются этапы работы по конкретной сделке. Для каждого вида сделки создаются отдельные шаблоны этапов. Например, если клиент заказал оборудование, то это оборудование следует заказать поставщику, оплатить, договориться о доставке покупателю, оформить гарантийный талон и выполнить ряд других обязательных действий. В случае если клиент приобрел услуги компании, то последовательность действий будет иная. Система позволяет контролировать каждый этап и тем самым минимизировать влияние человеческого фактора на результат. В любой момент руководитель может ознакомиться с состоянием каждой сделки. Этапы связываются с документами «1С:Предприятия 8», которые могут формироваться прямо из формы документа «Сделка», что также ускоряет работу. По незавершенным сделкам и этапам формируется отчет. Благодаря применению в подсистеме единых стандартов работы сокращается время обучения новых сотрудников.

Рекламные акции

Для планирования и учета проведенных рекламных мероприятий используется подсистема «Рекламные акции». Если предприятие заказало, например, публикацию рекламных материалов в издании на определенное число, то менеджер по рекламе должен проконтролировать формат и качество выпуска. Для проведения ряда рекламных акций в нескольких магазинах с применением разных товаров требуется предварительная подготовка. Получение печатных рекламных материалов из издательства также является процедурой, требующей внимания. Система позволяет планировать данные рекламные события с указанием дополнительных параметров. При приближении очередного мероприятия будет сформировано предупреждение. В результате ни одна акция не останется без внимания, ни одно мероприятие не будет пропущено или просрочено.

Программа обладает дружественным интерфейсом и простой логикой. Каждый документ с помощью системы сообщений «сигнализирует» о приближении важного события. Цветовое решение и система пиктограмм позволяют ориентироваться в первоочередных и второстепенных задачах. Система «напоминает» работникам о поручениях руководителей, времени получения заказа, необходимости подписать договор и хорошо подготовиться к рекламной акции. Программу можно использовать в повседневной работе компании любого масштаба.

Программа применяется в ряде компаний г. Москвы и регионов. Например, редакция журнала «Потребитель» успешно автоматизирует свой внутренний документооборот и контроль исполнительской дисциплины с помощью данного решения.

Конфигурация «Форес:Управление делами» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1C:Предприятие».

О. МЕЛЬНИКОВА

1С:ФРАНЧАЙЗИ «ФОРЕС»

Контактный телефон (495) 692-10-53