«1С: ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0» ДЛЯ ТРАНСПОРТНЫХ КОМПАНИЙ

Обобщив опыт автоматизации ряда транспортно-экспедиционных предприятий, специалисты компании «Форес» разработали на платформе «1С: Предприятие 8.0» программный продукт «Форес: Автотранспорт», который является дополнением к типовому прикладному решению «Управление торговлей». Он предназначен для автоматизации транспортно-экспедиционной компании, выполняющей городские и междугородние перевозки грузов собственным и арендованным автотранспортом, а также автотранспортом сторонних перевозчиков, и позволяет автоматизировать отдел логистики, диспетчерскую и транспортный отдел.

Основные возможности

В программе предусмотрены все основные возможности, необходимые для автоматизации деятельности транспортно-экспедиционных компаний. Методика учета, реализованная в программе, сформирована на основе реальных бизнес-процессов этих компаний.

Подробное описание требований заказчика к перевозчику в разрезе каждого маршрута хранится в справочнике «Сопроводительная по клиенту».

В документе «Договор с перевозчиком» перечисляются условия работы, включающие описание предоставляемых транспортных средств и методы оплаты. В договоре также можно указать тарифы на городские и междугородние перевозки. Документ имеет типовую печатную форму.

Чтобы ускорить процесс выполнения заявок заказчика, используется механизм автоматического подбора автотранспорта исходя из требуемых параметров - грузоподъемности, объема и типа кузова, маршрута и т.д.

Для перевозчика в системе формируется «Карта заказчика», которая содержит подробное описание параметров поездки, электронный образ печати компании и подпись менеджера. Сформированная «Карта заказчика» передается в компанию-перевозчик по факсу или по электронной почте. Заказчику перевозки по факсу передается сформированный реестр перевозчиков, содержащий информацию о транспорте и водителях.

После подбора исполнителя и транспорта к заявке заказчика менеджер отдела логистики может контролировать процесс ее выполнения, начиная от выезда транспорта на маршрут и заканчивая получением товарно-транспортной накладной (ТТН). Вся информация о значимых событиях при выполнении рейса, таких, как простой, неподача, время прибытия, погрузки и разгрузки со слов водителя и по ТТН, фиксируется в карточке заявки. Для недобросовестных менеджеров предусмотрена система штрафов.

После возвращения транспорта из рейса путевой лист закрывается с помощью документа «Рейс», в котором фиксируются финишные показатели спидометра, количество горючесмазочных материалов (ГСМ), а также остаток на заправочной карте. Для случаев, в которых оплата перевозчика зависит от экономии или перерасхода ГСМ, в документе предусмотрен ее пересчет с учетом фактических данных. Учет ГСМ в системе ведется в разрезе заправочных карт. Реализована регистрация перемещения заправочных карт между водителями.

Для учета собственных нужд компании в автотранспорте используется документ «Заявка на транспорт», который утверждается ответственным лицом.

После выполнения заявки бухгалтер на основе полученных ТТН и данных о выполнении автоматически формирует регламентированные документы - «Счет», «Акт выполненных работ», «Счет-фактуру», а также «Реестр оплаченных заявок».

Транспорт в системе характеризуется более чем 20 различными показателями. Он может иметь состояние «Свободен», «В пути», «Ремонт», «ТО1», «ТО2», а также может быть «Собственным» и «Арендованным». Если транспортное средство находится в ремонте, проходит ТО1 или ТО2, то для него вводят документ «Ремонт/ТО1/ТО2», в котором указывают последовательность технологических операций, затраты материалов и деталей, а также использование услуг сторонних организаций.

В системе реализованы начисление штрафных санкций для перевозчиков при наличии фактов «Неподачи» и для заказчиков при простое по их вине, а также расчет заработной платы водителей и менеджеров отдела логистики.

Подсистема «Сборные грузы»

Данная подсистема позволяет автоматизировать транспортно-экспедиционные компании, основным видом деятельности которых является перевозка сборных грузов. Сотрудники таких компаний работают с большим объемом постоянно меняющейся информации, поэтому для них важно оперативно получать данные о характеристиках, состоянии и местоположении каждого груза, принятого для перевозки.

Подробная информация о поступающих в компанию грузах вводится в программу с помощью документа «Груз» и включает широкий набор параметров. На основании полученных данных рассчитывается стоимость перевозки с учетом влияющих факторов - упаковки, негабаритных размеров, хранения и т.д. В программе предусмотрено визуальное отображение текущего состояния и местонахождения груза на территории страны. Данная информация обновляется автоматически на основании последовательно вводимых документов. Реализован механизм «Контрольных точек»: каждому маршруту и виду перевозки назначается система мероприятий, позволяющая отслеживать успешное завершение очередного этапа. Существует возможность включения напоминаний ответственному менеджеру, а также формирования отчета о результатах такого контроля. При использовании системы контроля на практике можно вовремя диагностировать возникающие проблемы и своевременно принимать соответствующие меры.

В России нередко доставка груза выполняется последовательно несколькими видами транспорта. Программа позволяет учитывать такие перевозки, при этом для основного маршрута назначается список из нескольких подчиненных маршрутов в порядке их следования. Для каждого подчиненного маршрута отдельно указывается вид перевозки. Можно также составить несколько альтернативных вариантов доставки груза по определенному маршруту и в каждом конкретном случае выбирать один из них исходя из характеристик перевозимых товаров.

В помощь транспортному логисту в программе реализован документ «Маршрутный лист». Он отражает весь набор данных, необходимый для эффективного управления городскими перевозками, и содержит сведения о перевозчике, транспортном средстве, водителе, времени начала и окончания рейса. Табличная часть документа автоматически заполняется грузами, ожидающими транспортировки в настоящее время, а также теми грузами, получение которых на склад запланировано. Документ позволяет сформировать товарно-транспортную накладную, маршрутный лист и доверенность для водителя. Логист может самостоятельно добавлять или удалять грузы из маршрутного листа, ориентируясь на грузоподъемность и объем кузова предполагаемого транспортного средства. Кроме того, он может, проанализировав параметры готового к транспортировке груза, подобрать соответствующую требуемым характеристикам машину. Порядок следования автомобиля, установленный логистом, отражается в маршрутном листе. После окончания рейса каждый груз, с которым выполнены все необходимые действия, например «доставка получателю» или «получение у отправителя и доставка на склад», помечается. Для организации междугородних перевозок в системе используется документ «Междугородний рейс». Во многом он аналогичен документу «Маршрутный лист», но содержит ряд специфических параметров, отражающих особенности междугородних перевозок.

Внедрение данной программы на предприятии переводит учет на новый уровень. При этом повышаются качество обслуживания заказчиков, эффективность и прозрачность работы каждого участка - от приема заказов на перевозку до формирования финансового результата.

Программный продукт «Форес: Автотранспорт» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

О. МЕЛЬНИКОВА

1С:Франчайзи «Форес»

Контактный телефон (495) 692-10-53