«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0» ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНЫМ ОФИСОМ

Для автоматизации проектной деятельности организаций фирма «1С» и компания «ITLand Group» (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург) разработали прикладное решение «1С:Предприятие 8.0. Управление проектным офисом».

В процессе разработки программного продукта был учтен опыт, полученный специалистами «ITLand Group» при изучении управленческой деятельности и формализации бизнес-процессов более 20 проектно-ориентированных предприятий Санкт-Петербурга и Москвы, в том числе ОАО «Ленгипротранс» и ОАО «Объединенные машиностроительные заводы». В настоящее время программный продукт внедряется в научно-производственной фирме «Комтерм» (г. Москва), инжиниринговой компании «Ситек» (г. Минск) и на ряде других предприятий.

Данный программный продукт предназначен для организации эффективного управления проектной деятельностью предприятия с матричной структурой управления, характерной особенностью которой является двойное подчинение сотрудников, т.е., с одной стороны, сотрудник подчиняется непосредственному руководителю, а с другой - временно подчиняется руководителю проекта, в котором он в настоящее время участвует.

Матричная структура управления может использоваться и используется, например, в планово-экономических отделах предприятий с проектным типом производства, на машиностроительных и швейных предприятиях, в отделах информационных технологий, отделах развития, службах качества, проектных институтах и конструкторских бюро, управляющих и инвестиционных компаниях, строительных организациях, студиях дизайнеров и архитекторов, типографиях и во многих других организациях.

Применение программы «Управление проектным офисом» обеспечивает прозрачность, предсказуемость и ритмичность проектной деятельности предприятия, а также позволяет оперативно снабжать его руководство актуальной и достоверной информацией о ходе выполнения проектов. Реализованную в программе возможность накопления знаний можно использовать для улучшения бизнес-процессов как проектного офиса, так и предприятия в целом.

Программный продукт содержит подсистемы, позволяющие управлять ресурсами предприятия, занятыми в проектах, портфелями проектов, собственно проектами, работами и знаниями.

Управление ресурсами предприятия

В подсистеме «Управление ресурсами предприятия» предусмотрено хранение данных о структуре трудовых ресурсов - о сотрудниках предприятия, об иерархии подразделений и об их составе и др.

Под понятием «трудовой ресурс» в программе понимается уникальная совокупность работников и аппаратных средств, привлекаемая в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными. К трудовым ресурсам можно отнести некоторых отдельных сотрудников, рабочие группы, рабочие бригады, оборудование с обслуживающим персоналом и т.д. Информация о трудовых ресурсах хранится в специальном справочнике.

Материальные ресурсы в программе подразделяются на материалы и оборудование. Разница между этими типами материальных ресурсов заключается только в применяемых единицах измерения. Затраты материалов устанавливаются в единицах измерения количества, а затраты оборудования - в единицах измерения времени.

В подсистеме предусмотрено нормирование стоимости трудовых и материальных ресурсов.

Управление портфелями проектов

Основным объектом учета и управления в программе является проект, под которым понимается ограниченный во времени комплекс взаимосвязанных мероприятий, проводимых предприятием с целью получения уникальных продуктов и результатов.

Портфель проектов представляет собой набор проектов, объединенных по неким критериям. С технической точки зрения «Портфель проектов» - это дополнительный аналитический разрез для любых отчетов, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

Для отслеживания высшим руководством предприятия изменений в состоянии проектов по произвольному набору критериев в подсистеме используется механизм показателей проектов. Набор показателей для оценки и отслеживания состояния проектов зависит от специфики деятельности конкретного предприятия, от применяемых управленческих методик и технологий и, кроме того, может определяться личными предпочтениями руководителей. Для контроля изменений в состоянии проектов также используются индикаторы. Индикатор представляет собой показатель проекта, дополненный возможностью настройки правил отображения в зависимости от значения показателя. Правило отображения содержит условие, состоящее из вида сравнения (равно, больше или меньше) и значения-ограничителя, а также пиктограммы. При формировании отчетов-диаграмм по проектам система «проверяет» условие, например превышение стоимости этапа проекта некоторого заданного значения, и при его выполнении изменяет вид индикатора на тот, который соответствует выполненному условию.

Для работы с портфелями проектов предназначен режим «Рабочее место руководителя». Данный режим позволяет формировать портфели проектов, т.е. отбирать проекты из общего списка по заданным критериям. На основании текущих значений индикаторов и показателей реализован вывод в графическом виде информации о текущем состоянии проектов портфеля. Для получения детальной информации по проектам предусмотрен перенос портфеля в специальные инструменты анализа.

Программа содержит ряд инструментов, позволяющих получать и анализировать сводную информацию по всем проектам, которые выполняются или планируется выполнить, - «Анализ выполнимости проектов» и «Анализ проектов по вехам».

Проектная веха в программе представляет собой некоторую контрольную точку проекта, например обязательство по контракту, внешнее календарное событие и т.д.

Управление проектами

Подсистема «Управление проектами» предназначена для регистрации календарно-ресурсного плана проекта, оперативного планирования выполнения проектных задач, мониторинга и контроля выполнения проектных задач. В подсистеме также выполняется анализ соответствия плановых и фактических показателей проекта.

Основным инструментом руководителя проекта является режим «Панель управления проектом». Он используется для ввода в систему данных о содержании, структуре, сроках и ресурсах проекта, а также для представления его плана в удобном для восприятия и анализа виде.

Режим «Монитор загрузки ресурсов», предназначенный для использования на уровнях компании или подразделения, позволяет проанализировать принципиальную возможность выполнения проекта, диагностировать «конфликт» ресурсов между выполняемыми и планируемыми проектами, выявлять перегруженные и простаивающие производственные ресурсы, а также оценивать потребности компании в увеличении или сокращении мощности ресурсов.

Для получения и анализа данных по планируемому и фактическому состоянию проектов в программе используются отчеты «Состояние проектных задач», «Сроки проектных задач», «Затраты трудовых ресурсов», «Затраты материальных ресурсов», «Использование ресурсов» и «Проектные вехи». Отчет «Затраты трудовых ресурсов», например, используется для получения информации о фактических затратах трудовых ресурсов на выполнение проектных задач, а также для сопоставления плановых и фактических данных.

Управление работами

В подсистеме «Управление работами» реализовано решение задач оперативного планирования загрузки трудовых ресурсов для выполнения работ в рамках проектов, мониторинга и контроля выполняемых работ, а также регистрации причин и прогнозирования последствий срыва их запланированных сроков.

Для планирования работ в программе применяется «Помощник планирования рабочих заданий». С его помощью менеджер подразделения может получить информацию о задачах, запланированных для своего подразделения, распределить задачи между сотрудниками с учетом их текущей и планируемой загруженности и оценить эффективность использования трудовых ресурсов.

Управление знаниями

С помощью подсистемы «Управление знаниями» в программе выполняются накопление и хранение библиотеки шаблонов проектных работ, которые в дальнейшем используются при разработке календарно-ресурсных планов проектов, а также обновление и пополнение библиотеки шаблонов проектных работ на основании данных выполняемых проектов.

В программе предусмотрена возможность интеграции с системой «1С:Архив» и загрузки данных, подготовленных в системе MS Project.

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57