«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0» ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АВТОСЕРВИСНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

С 2004 г. автосалон «Mitsubishi Центр» (г. Нижний Новгород) является официальным дилером автомобильной компании Mitsubishi Motors. Автосалон занимается реализацией запасных частей и автомобилей, в том числе с пробегом, а также оказывает услуги по сервисному и гарантийному обслуживанию, по страхованию и постановке автомобилей на учет в Государственной инспекции по безопасности дорожного движения и другие услуги.

Главными предпосылками к внедрению автоматизированной системы явились отсутствие надлежащего учета на предприятии и несоответствие возможностей предыдущего программного решения текущим учетным задачам. До автоматизации информационная база представляла собой отдельные документы Excel, у каждого отдела была своя группа файлов.

Реализация проекта автоматизации была поручена компании «1С-Рарус НН» (1С:Франчайзи, г. Нижний Новгород). В качестве основы для создания автоматизированной системы были выбраны платформа «1С:Предприятие 8.0» и отраслевое решение «Альфа-Авто:Автосервис + Автозапчасти».

В процессе разработки компанией «1С-Рарус» (1С:Франчайзи, г. Москва) прикладного решения «Альфа-Авто:Автосервис+Автозапчасти» был учтен опыт специалистов компании и фирм-партнеров, полученный при автоматизации более чем 2500 предприятий автосервиса России и стран СНГ.

В результате внедрения информационной системы автоматизировано 20 рабочих мест на участках «Управление снабжением», «Управление складскими запасами», «Управление сервисным обслуживанием автомобилей» и «Учет движения денежных средств». Обучение пользователей работе с автоматизированной системой было проведено в кратчайшие сроки.

Рассмотрим некоторые особенности информационной системы.

Распределение ролей пользователей системы и определение им прав доступа к данным были выполнены полностью силами заказчика. Это подчеркивает, с одной стороны, гибкость, а с другой - простоту и настраиваемость механизмов управления правами доступа платформы «1С:Предприятие 8.0». Теперь кассир, например, не имеет права создавать документы на отгрузку, которые может создавать диспетчер. В то же время у диспетчера нет прав на проведение документов на отгрузку, он может их только записать. Назначение прав доступа пользователям привело к качественно иному взаимодействию между всеми участниками технологической цепочки прохождения автомобилей и запчастей по участкам учета.

Кроме того, в результате автоматизации были устранены потенциально конфликтные ситуации. Раньше после получения заказ-наряда сотрудники отправлялись на склад и искали указанные в заказ-наряде запасные части, при этом некоторые из них могли отсутствовать. Сейчас система не позволит диспетчеру ввести в заявку отсутствующие на складе запасные части. Помимо того информация о текущих складских остатках всегда доступна диспетчеру. При поступлении автомобиля в ремонтную зону на его приборной панели уже лежит заявка на ремонт, просмотрев которую мастер получает полную информацию о необходимых работах и запасных частях. При этом на складе мастера ожидают распечатанная накладная и подобранные запасные части.

Важный элемент деятельности автосервиса - управление оборотными запасами запасных частей, особенно дорогих, предназначенных для иномарок. Раньше отдел снабжения заказывал запасные части исходя из собственных представлений, т.е. формировались небольшие заказы на большое количество деталей. В результате этого многие детали находились на складе годами без движения. В процессе внедрения автоматизированной системы процедура заказа поставщикам была изменена. Теперь заказ состоит из 150-200 позиций номенклатуры. По каждой установлен нормативный минимальный остаток, так называемая точка заказа. Система позволяет сформировать заказ по каждой позиции только в том случае, если текущий складской остаток по данной позиции меньше «точки заказа», т.е. склад пополняется равномерно и именно до уровня, установленного руководством. В результате автоматизации средний период оборачиваемости запасных частей сократился от полугода до двух месяцев.

В системе также реализована возможность АВС-классификации товарных запасов компании по методике, предложенной заказчиком. Для этой цели используется регламентный документ «АВС-классификация товаров», который позволяет рассчитать новый минимальный остаток товаров и новые данные АВС-классификации на основании данных о реализации товаров за выбранный период, текущих остатках товаров и ранее установленных минимальных остатках товаров. Рассчитанные значения могут быть скорректированы.

Для анализа АВС-классификации товаров используется соответствующий отчет. С его помощью можно получить информацию о ежемесячной динамике изменения параметров АВС-классификации товаров, а также оценить рекомендованный минимальный запас товаров в количественном и суммовом выражениях и сравнить его с фактическим наличием товара.

Система обеспечила автоматизацию получения исходных данных для начисления заработной платы. Каждый месяц в сервисе выполняется несколько тысяч заказ-нарядов, каждый из которых содержит по 10-20 работ, при этом во многих работах принимают участие несколько исполнителей. В этих условиях получение вручную данных для расчета заработной платы требует большого количества времени. После автоматизации данные для расчета заработной платы можно получать практически мгновенно. Заработную плату можно начислять как по бригадам, так и по исполнителям. Начисление выполняется при проведении документов на основании процентов, установленных для каждой работы. По мнению руководства, автоматизация этого участка привела к большой экономии времени.

В системе формируются отчеты по движению товаров, по взаиморасчетам с контрагентами, по движению денежных средств, по доходам и расходам, а также управленческий баланс и аналитическая отчетность.

Для составления сводного оперативного баланса предприятия с различной степенью детализации применяется отчет «Активы и пассивы», в котором представлены данные о суммовых остатках и оборотах за выбранный период по банку, по кассе, по ценным бумагам, по взаиморасчетам с контрагентами, а также по товарам на складах, сгруппированные различным образом.

Отчет «Доходы и расходы» используется для получения информации о доходах и расходах за выбранный период с различной степенью детализации. В нем отражаются все хозяйственные операции, приведенные к базовой валюте.

Получить информацию о движении денежных средств за выбранный период по банковским счетам, по кассам и ценным бумагам с различной степенью детализации можно с помощью отчета «Движение денежных средств».

В системе реализован обмен данными с «1С:Бухгалтерией 8.0», что значительно упростило работу сотрудников бухгалтерии.

Информационная система помогла повысить эффективность работы менеджеров. Руководители автосалона теперь могут в оперативном режиме контролировать продажи запасных частей, состояние склада и формировать отчеты по различным срезам, за разный период. В режиме реального времени руководство может контролировать текущий процент выполнения плана. По предварительным оценкам, автоматизированная система должна была окупиться за год, но фактический результат оказался иным. По мнению руководства предприятия, период окупаемости системы составит не более шести месяцев. В настоящее время работа над системой продолжается в области автоматизации процессов, связанных с торговлей автомобилями.

А. ДЕГТЯРЕВА

1С:Франчайзи «1С-Рарус НН»

Контактный телефон (8312) 61-82-61