«1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8.0»: ответственные лица организаций в печатных формах документов

На каждом оформляемом в организации первичном документе обязательно должны стоять подписи ответственных за его оформление лиц. Это требование установлено Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно Закону в первичном документе необходимо наличие наименований должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также их личных подписей.

В унифицированных формах учетной документации специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Кроме того, большинство унифицированных форм содержат реквизит «Расшифровка подписи». Программа «1С:Бухгалтерия 8.0» может автоматически заполнять эти реквизиты при формировании печатных форм. Для этого достаточно занести информацию об ответственных лицах в регистр сведений «Ответственные лица организации» (меню «Предприятие»).

Регистр сведений «Ответственные лица организации»

Данные об ответственных лицах вводятся в регистр сведений «Ответственные лица организации» на определенную дату и хранятся в нем в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр на дату приказа о зачислении на должность и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

В программе предусмотрено несколько видов ответственных лиц:

руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;

главный бухгалтер - применяется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;

кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;

ответственный за налоговые регистры - применяется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль;

уполномоченный представитель - используется при подготовке регламентированной отчетности;

исполнитель - применяется при подготовке регламентированной отчетности.

Для каждого вида ответственных лиц нужно указать соответствующее ему в данной организации физическое лицо и должность. Например, на заводе «МебельСтройКомплект» должность руководителя называется «генеральный директор» и занимает ее Абдулов Юрий Владимирович (рис. 1).

Рис. 1

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации, учет которых ведется в программе.

Автоматическое заполнение реквизитов печатных форм

При формировании печатных форм автоматически заполняются соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.

На рис. 2 приведен фрагмент товарной накладной (ф. ТОРГ-12), формируемой в программе автоматически.

Рис. 2

А. БАКУШИН

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57