«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0» в службе экспресс-доставки

Компания «ЕМС Гарантпост», основанная в 1990 г., является пионером российского рынка экспресс-доставки. На сегодняшний день «ЕМС Гарантпост» имеет самую разветвленную агентскую сеть в России - представительства компании работают в каждом областном центре. Деятельность компании сосредоточена в области экспресс-доставки документов и грузов, включая оказание таможенных и консультационных услуг, а также услуг по выбору оптимальных способов доставки отправлений. Московское отделение «ЕМС Гарантпост» ежедневно обрабатывает более 15 000 обращений клиентов на доставку экспресс- отправлений.

Для решения задач учета в компании использовался набор различных программных продуктов. Системы собственной разработки решали локальные задачи учета. При этом некоторые задачи решались с помощью электронных таблиц.

По мере увеличения масштаба деятельности затраты на поддержку и сопровождение используемых информационных систем постоянно увеличивались, но их эффективность была невысока. Весной 2005 г. в компании окончательно сформировалась потребность в комплексной корпоративной информационной системе (КИС), которая смогла бы охватить различные виды регламентированного учета и позволила бы своевременно решать управленческие задачи.

Компанией «Деснол Софт»(1С:Франчайзи, г. Москва), имеющей большой опыт проектирования и внедрения систем интегрированного учета, была создана корпоративная информационная система на основе программного продукта «1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием».

Проект автоматизации продолжался с июня 2005 г. по март 2006 г. В рамках проекта были сформулированы требования к системе, произведена необходимая адаптация продукта к специфике деятельности заказчика, а также выполнены все необходимые работы по внедрению и вводу системы в промышленную эксплуатацию. Все этапы проекта были выполнены в срок и с запланированным бюджетом.

В ходе проекта были адаптированы и внедрены такие подсистемы, как «Бюджетирование», «Бухгалтерский и налоговый учет», «Учет кадров», «Расчет заработной платы» и CRM.

Совместная работа данных подсистем в составе прикладного решения «1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием» позволила решить целый ряд проблем компании. Рассмотрим эти проблемы в рамках работы отдельных подразделений.

Финансовая дирекция

Процессы бюджетирования до внедрения комплексной системы в компании не были автоматизированы. Основную сложность представлял выполнявшийся вручную сбор фактических данных из нескольких информационных систем - производственной, бухгалтерской и ряда других. У финансовой службы отсутствовала возможность оперативного получения данных о финансово-хозяйственной деятельности компании в различных аналитических разрезах.

Комплексная информационная система связала участок бюджетирования и другие участки учета в рамках единой системы. Это позволило полностью автоматизировать процесс сбора фактических данных исполнения бюджета, облегчить и ускорить процедуру подготовки различной финансовой и управленческой отчетности.

Финансовая дирекция компании получила новые возможности для контроля исполнения бюджетов, для исследования структуры затрат, получения различных аналитических отчетов, а также для проведения анализа данных вплоть до первичного документа, вызвавшего их изменение.

Бухгалтерская служба

Основной и самой важной проблемой участка бухгалтерского и налогового учета была «кусочная» автоматизация. Следствием проблемы являлись неоправданно высокие трудозатраты при формировании разнообразной отчетности - от книги покупок и книги продаж до баланса, а также повышенные риски ошибок учета.

В новой информационной системе удалось полностью реализовать необходимые функции регламентированного учета - все операции и расчеты проводятся в одной системе, исчезла необходимость в дополнительных расчетах и промежуточных вычислениях с использованием электронных таблиц.

В результате внедрения комплексной системы устранена дополнительная нагрузка на бухгалтерию по формированию отчетности для других подразделений. Теперь сотрудники различных служб могут самостоятельно, не обращаясь к бухгалтерской службе, получать необходимую им информацию с помощью разнообразной отчетности. Более того, часть работы по вводу первичных документов удалось переложить на другие службы компании, освободив, таким образом, ресурсы бухгалтерской службы.

до внедрения системы расчет премий работников также являлся одной из самых трудоемких задач, выполняемых бухгалтерской службой. Отметим, что в компании расчет премий зависит от большого количества различных производственных показателей. Поскольку необходимая для расчета исходная информация формировалась в различных системах, он не был автоматизирован и выполнялся бухгалтерами вручную. В новой информационной системе реализован механизм автоматического расчета всех вариантов начисления премий. В результате существенно сократились трудоемкость этих работ и количество ошибок.

Дирекция маркетинга и продаж

Менеджерам дирекции маркетинга и продаж приходилось работать с несколькими информационными системами. При этом информация о клиенте находилась в специализированной программе, сведения об отправлениях клиента - в производственной системе, а состояние взаиморасчетов - в бухгалтерской программе. Это существенно усложняло работу и снижало оперативность. Кроме того, отсутствовали специальные инструменты для хранения полной информации о клиенте и истории работы с ним, отсутствовали средства планирования мероприятий и другие необходимые механизмы.

Внедрение подсистемы CRM в рамках комплексной системы позволило автоматизировать учет рутинных операций деятельности дирекции маркетинга и продаж. Менеджеры компании получили полный оперативный доступ в режиме реального времени к истории работы с клиентами - к контактам и переговорам, к информации о динамике продаж и состоянии взаиморасчетов. Руководство дирекции получило в свое распоряжение инструмент для анализа эффективности работы менеджеров.

Отдел кадров

До начала проекта основные трудозатраты сотрудников отдела кадров были связаны с выполнением типовых рутинных операций. Новая информационная система предоставила сотрудникам отдела гибкий инструмент - режим «Рабочее место сотрудника отдела кадров». Такой режим позволяет мгновенно получать доступ к данным о работниках компании, а также оперативно формировать личные карточки сотрудников по форме Т-2 и все необходимые кадровые документы. Это значительно сократило трудозатраты работников отдела кадров, сведя их действия к выполнению простых и логически понятных операций.

Внедрение комплексной информационной системы «1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием» позволило сократить трудоемкость поддержки и сопровождения информационной системы, а также устранить временные затраты на обмен информацией между различными системами. Эффективность работы различных подразделений значительно повысилась. У персонала появился доступ к необходимой информации, исчезли дополнительные трудозатраты, повысилось качество учета, а также сократились сроки подготовки отчетности. На данный момент с информационной системой работают около 40 пользователей, часть из которых работает с ней в режиме реального времени из удаленных подразделений.

Д. ТИТАРЕВ

1С:ФРАНЧАЙЗИ «Деснол Софт»

Контактный телефон (495) 933-48-41