1С:Предприятие 8.0» в компании – производителе чайной продукции

Более десяти лет компания «Императорский чай» (г. Москва) занимается производством и реализацией чайной продукции на российском рынке. Предприятию принадлежат пять современных производственных линий, на которых выполняется переработка высококачественного сырья, приобретенного на крупнейших мировых чайных рынках. Ассортимент производимой продукции включает пакетированный и развесной чай, выпускаемый как под торговой маркой «Императорский чай», так и под торговыми марками других российских и зарубежных компаний - «Unilever», «Май», «Olinda», «Hiltop» и т.д. Логистическая структура компании содержит современный складской комплекс и два удаленных склада в городах Санкт-Петербурге и Новосибирске.

Высокий уровень конкуренции со стороны российских и иностранных производителей побудил руководство компании к поиску способов повышения своей конкурентоспособности и технологий освоения новых сегментов рынка.

Так как информационная система рассматривалась как один из важнейших инструментов для достижения поставленных целей, был выполнен тщательный анализ существовавшей в компании на тот момент информационной системы, который показал, что используемое программное обеспечение не только не удовлетворяет потребностям управления предприятием, но более того в условиях планируемого расширения ассортимента производимой продукции и увеличения клиентской базы препятствует развитию предприятия. Кроме того, существующая информационная система не позволяет решить большое количество необходимых задач в области управления персоналом, планирования, бюджетирования и в других областях. Эти задачи решались главным образом с использованием MS Excel.

Основой будущей информационной системы предприятия стало прикладное решение «Управление производственным предприятием» на современной технологической платформе «1С: Предприятие 8.0», для внедрения которой была выбрана компания «Скарабей Плюс» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Москва), имеющая большой опыт в автоматизации различных производственных предприятий.

Все задачи из перечня мероприятий по созданию новой информационной системы предполагалось решать поэтапно. При этом требовалось минимизировать затраты предприятия на внедрение и дальнейшее использование новой информационной системы. Поэтому изменения типового решения «Управление производственным предприятием» в процессе внедрения должны были быть минимальны.

На первом этапе в качестве приоритетной была выбрана задача автоматизации управленческого учета.

Детальное обследование предприятия, проведенное специалистами компании «Скарабей Плюс», показало, что основные бизнес-процессы компании адекватно отражаются в выбранном программном продукте. Кроме того, заказчику было рекомендовано использовать бизнес-процессы, реализованные в прикладном решении, на таких участках, как планирование продаж, производства и закупок. Также в результате обследования был определен перечень объектов будущей информационной системы, которые либо отсутствовали в типовом решении и требовали разработки, либо присутствовали в типовом решении, но требовали адаптации.

В начале работ по внедрению основной акцент был сделан на разработке нормативно-справочной информации. Были в полном объеме использованы такие возможности конфигурации «Управление производственным предприятием», как ведение учета сырья, полуфабрикатов и готовой продукции с детализацией до характеристик, серий и свойств номенклатуры. Использование данных механизмов позволило решить задачу посерийного учета готовой продукции. В результате проделанной работы в системе была реализована структура справочников, предусматривающая все особенности учета материалов и готовой продукции на предприятии. Также пользователи получили более широкие возможности при ведении клиентской информационной базы.

На следующем этапе в соответствии с согласованным техническим заданием были выполнены необходимые настройки автоматизированной информационной системы, а также разработаны недостающие отчетные формы и другие вспомогательные механизмы. При этом компания «Скарабей Плюс» поставила перед собой задачу вносить изменения в конфигурацию таким образом, чтобы минимизировать стоимость владения системой на этапе промышленной эксплуатации.

Самой объемной с точки зрения трудозатрат оказалась задача получения управленческой отчетности – «Отчет о доходах и расходах», «Отчет по прибылям и убыткам» и «Управленческий баланс». Для ее решения в качестве основы был использован механизм бюджетирования. Это позволило организовать и автоматизировать управленческий учет, сохранив при этом существующий на предприятии управленческий план счетов.

Задача была решена, несмотря на значительный объем работ по настройке нормативно-справочной информации подсистемы бюджетирования. Фактические учетные данные выгружаются в подсистему бюджетирования, в которой формируется требуемая управленческая отчетность. При этом были охвачены практически все бизнес-процессы предприятия – от получения заявки на готовую продукцию до отгрузки ее покупателю, от формирования плана производства до расчета себестоимости.

На следующем этапе внедрения было проведено обучение ключевых пользователей системы – руководителей подразделений и ведущих специалистов. В процессе обучения был уточнен перечень операций для каждого функционального рабочего места, который нашел свое отражение в интерфейсах информационной системы. Подготовленные ключевые пользователи в дальнейшем обучали конечных пользователей системы на рабочих местах. Такой подход к обучению также сократил затраты заказчика на внедрение. Для основных рабочих мест были разработаны руководства пользователей.

Для обеспечения корректного начисления и выплаты заработной платы в условиях многовалютного учета в информационной системе реализованы соответствующие функциональные возможности.

На этапе экспертного тестирования была проведена работа по проверке разработанного макета информационной системы и принято решение о проведении опытной эксплуатации.

Опытная эксплуатация системы в соответствии с договором производилась совместно заказчиком и исполнителем в течение недели, по окончании которой она проводилась только силами предприятия с методической поддержкой со стороны компании «Скарабей Плюс».

С 1 февраля 2006 г. компания перешла на промышленную эксплуатацию внедренной системы. Все поставленные в рамках контракта задачи специалистами компании «Скарабей Плюс» были решены в установленные сроки. Работы по автоматизации управленческого учета в компании «Императорский чай» от заключения контракта до передачи в опытную эксплуатацию были выполнены за 3 месяца.

Одним из определяющих факторов успешного внедрения информационной системы на предприятии явилась активная поддержка со стороны руководства компании.

В результате внедрения автоматизированной системы ключевые бизнес-процессы стали более прозрачными. Благодаря оперативной и точной информации о потребностях компания сократила затраты на излишнее приобретение сырья и материалов. Еще одним источником снижения затрат на приобретение товарно-материальных ценностей явилась реализованная в системе возможность классификации и выбора поставщиков по различным критериям, например критерию «низкий уровень цен». Руководство компании получило инструмент контроля фактической себестоимости производимой продукции. Благодаря возможности реально управлять продажами в компании увеличился объем продаж.

А. ЮН, к.э.н.

1С:Франчайзи «Скарабей Плюс»

Контактный телефон (495) 775-81-54