Новый порядок бюджетного учета в образовательном учреждении

Московский государственный институт международных отношений (МГИМО) является одним из старейших образовательных учреждений страны по подготовке специалистов международного профиля и признанным лидером отечественного образования.

В период с 1 января по 1 октября 2005 г. в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26.08.04 г. № 70н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" все бюджетные организации должны были перейти на новый План счетов бюджетного учета. Данная Инструкция помимо кардинально измененного Плана счетов содержит новый порядок учета многих объектов, а также вводит новые первичные документы и регистры учета.

В качестве партнера для выполнения работ по переходу на новый порядок ведения учета руководство МГИМО выбрало компанию "АВРО-БУС" (1С:Франчайзи, Центр компетенции по бюджетному учету, г. Москва). Было принято решение использовать для ведения бухгалтерского учета в соответствии с новой Инструкцией конфигурацию "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5" на платформе "1С:Предприятие 7.7". Данный программный продукт разработан в соответствии с требованиями действующих нормативных документов и инструкций Минфина России и представляет собой готовое методическое решение для ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерия МГИМО состоит из нескольких отделов - материальный учет, налоги и сборы, внебюджетные средства, валютные операции, заработная плата, финансовый отдел и др. В общей сложности в бухгалтерии МГИМО работают около 45 сотрудников.

Переход бухгалтерии МГИМО на работу в новой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5" был выполнен поэтапно в течение первого полугодия 2005 г.

Для выполнения работ по переходу из руководителей и ведущих специалистов МГИМО и компании "АВРО-БУС" была сформирована рабочая группа. В ее задачи входило изучение новой Инструкции, планирование процесса перехода, освоение конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5" и обучение всех пользователей работе с ней. Рабочая группа должна была также обеспечить перенос данных из старой информационной базы в новую и учесть в новой информационной системе особенности работы вуза. Кроме того, следовало обеспечить консультационную поддержку пользователей. Организованные действия рабочей группы позволили выполнить переход к ведению учета в соответствии с новой Инструкцией в запланированный срок.

Следует отметить, что подготовка к переходу началась в 2004 г. В рамках подготовительных работ в существующей рабочей информационной базе был выполнен переход на новые бюджетные экономические и функциональные классификаторы. Одновременно, в связи с тем что новая Инструкция упраздняет понятие малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), сотрудники материального отдела распределили МБП между материалами и основными средствами.

С 2005 г. были введены новые нормы амортизации основных средств (ОС), поэтому была проведена работа по классификации всех ОС по ОКОФ, после завершения которой были сформированы операции по доначислению амортизации в соответствии с новыми нормами. Так как в бухгалтерии МГИМО по состоянию на начало 2005 г. учитывалось примерно 10 000 МБП, часть из которых перешла в разряд ОС, и 30 000 собственно ОС, то для выполнения данной работы в автоматическом режиме специалисты "АВРО-БУС" разработали специальное программное обеспечение. Все основные средства были разделены по стоимости на три условные группы - до 1000 руб., от 1000 руб. до 10 000 руб. и свыше 10 000 руб. В соответствии с новой Инструкцией ОС из первой группы были списаны на забалансовые счета, по ОС, входящим во вторую группу, была начислена 100%-ная амортизация. Отдельно были обработаны мягкий инвентарь, библиотечный фонд и посуда. Чтобы не допустить переноса некорректной информации, в справочниках аналитического учета был наведен порядок, в частности удалены старые, давно не используемые элементы.

Обучение всех сотрудников бухгалтерии выполнялось силами учебного центра "АВРО-БУС", который разработал и регулярно проводит курс по методике работы в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5". После обучения сотрудникам бухгалтерии МГИМО предоставили возможность работать с демонстрационной информационной базой автоматизированной системы. Это позволило каждому бухгалтеру освоить свой участок без боязни что-нибудь испортить, а также выявить пожелания бухгалтеров и сформировать предложения.

Параллельно с обучением и освоением конфигурации пользователями специалисты "АВРО-БУС" выполнили перенос данных. Эта работа также была разбита на этапы. В первую очередь была перенесена вся справочная информация, затем начальные остатки на 1.01.05 г. и операции с начала 2005 г.

К июлю 2005 г. сотрудники бухгалтерии МГИМО полностью освоили работу с автоматизированной системой. К этому времени в систему уже была загружена необходимая справочная информация, остатки и обороты до текущей даты, а также выполнены все необходимые начальные настройки. В результате уже с 1 июля 2005 г. сотрудники бухгалтерии МГИМО ведут учет только в новой автоматизированной системе.

Переход на новый порядок учета был также выполнен пользователями расчетного и планового отделов, которые используют в своей работе конфигурации "АВРО-БУС: Расчет зарплаты в бюджетных организациях" и "АВРО-БУС: Расчет стипендий". Реализован обмен данными с конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5". В процессе обмена передаются сведения о сотрудниках и студентах, сводные проводки и платежные поручения о выплатах физическим лицам.

Специалистами "АВРО-БУС" "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" была дополнена подсистемой для учета сметы доходов и расходов. Функциональные возможности подсистемы позволяют вести поквартальный учет финансовых потоков в разрезах подразделений, статей доходов и расходов, видов деятельности и др. Предусмотрены регистрация плановых показателей доходов и расходов, а также получение фактических показателей доходов и расходов по данным бухгалтерского учета. Соответствие фактических и плановых показателей можно проанализировать с помощью отчетов.

Предоставлена возможность переноса данных по начисленной заработной плате и страховых взносах в разрезе структурных подразделений из используемой в Университете конфигурации "АВРО-БУС:Расчет зарплаты в бюджетных организациях" в подсистему для учета сметы доходов и расходов, которая содержит отчеты, позволяющие анализировать данные в нескольких разрезах с различной степенью детализации. Во всех отчетах существует возможность выбора показателей (сумма "план", доля суммы "план", сумма "факт", доля суммы "факт", остаток и т.д.) и разрезов учета (подразделение, статья расходов и т.д.). Суммы в отчетах можно расшифровать до документов, которые сформировали данные суммы.

Анализировать данные по исполнению бюджетов доходов и расходов можно как за один квартал, так и за произвольное количество кварталов с выводом показателей по каждому кварталу. В то же время данные по доходам и расходам можно получать за любой произвольный период, например ежедневно. Данные можно также анализировать с помощью мастера диаграмм, который предоставляет широкие возможности для анализа бюджетов доходов и расходов в различных разрезах в графическом виде.

В настоящее время специалисты "АВРО-БУС" оказывают пользователям МГИМО консультационную и техническую поддержку. Развитие автоматизированной системы продолжается в направлениях более детального отражения специфики организации, а также повышения удобства работы пользователей.

Е. АЛЕКСАНДРОВА

1С:ФРАНЧАЙЗИ "АВРО-БУС"

Контактный телефон (495) 234-44-41