“1С:Предприятие” для администраторов гостиниц

К основным задачам администратора гостиницы относятся распределение клиентов по номерам и ведение с ними расчетов. В крупном гостиничном хозяйстве при решении данных задач необходимо заниматься бронированием номеров, оптимально распределять гостей по номерам, вести учет дополнительных мест в номерах (подселений), учитывать изменение стоимости проживания при переселении из номера в номер, использовать разные тарифы в рабочие, выходные и праздничные дни. Нужно также предоставлять персональные скидки постоянным клиентам и VIP-персонам, вести учет оказанных дополнительных услуг.

В 2003 г. по заказу гостиницы “Северные зори” (г. Череповец) ведущими специалистами компании “Бизнес-Софт” (1С:Франчайзи, г. Вологда) на платформе “1С:Предприятие 7.7” была разработана конфигурация “Бизнес-Софт: Администратор гостиницы”, позволяющая автоматизировать ведение основных гостиничных операций. В системе учтено большинство типовых ситуаций, в которых может оказаться дежурный администратор, поэтому его работа в результате существенно упрощается. Конфигурация написана с использованием базовых объектов, и для работы с ней достаточно наличия любой компоненты системы “1С:Предприятие 7.7” - “Бухгалтерский учет”, “Оперативный учет” или “Расчет”.

Одним из ключевых элементов программы является справочник “Журнал регистрации”. В этом справочнике содержится информация о всех клиентах, которые пользовались услугами гостиницы. В журнале также сосредоточены все основные гостиничные операции - бронирование номера, регистрация и размещение нового гостя, продление срока проживания, переселение в другой номер, выселение гостя, ввод счета на проживание и/или услуги и т.д. Все зарегистрированные гости распределены по группам (прибывшие, проживающие, бронь, выбывшие) и отображаются на соответствующих закладках. Концентрация элементов управления всеми основными операциями в одном справочнике, а также предложенная схема работы, ориентированная на интересы клиента, позволяют сделать приоритетной прежде всего работу с гостями и существенно улучшить качество обслуживания.

При регистрации вновь прибывшего гостя в систему вводятся его анкетные данные. Помимо стандартной информации (паспортные данные, цель приезда, планируемые сроки проживания) предусмотрен ввод дополнительной информации - оценка уровня притязаний клиента (требовательный, неприхотливый, скандальный), индивидуальные пожелания, а также перечень скидок на различные услуги. Вся дополнительная информация также сохраняется в справочнике “Журнал регистрации”.

После регистрации гостя производится его размещение в номере. В конфигурации для этого используется режим “Размещение”. Все операции по размещению, переселению, продлению времени проживания и выселению гостя выполняются с помощью карты с графическим отображением номерного фонда. При визуальном контроле состояния номеров снижается количество ошибок администратора и увеличивается скорость обслуживания клиентов. Отображение карты номерного фонда возможно с разной детализацией по времени - по суткам или часам.

Регистрация переселения гостя в другой номер, продления срока проживания и факта выезда выполняется с использованием режимов “Переселение”, “Продление” и “Выселение”.

Для последующего включения в счет предусмотрена регистрация дополнительных услуг, оказанных гостю. Для регистрации применяются документ “Дополнительные услуги гостя” и справочник “Дополнительные услуги”.

Регистрация оплаты проживания и/или услуг гостя либо выписки счета на возврат выполняется с помощью документа “Счет”. В данном документе автоматически учитываются все оказанные гостю дополнительные услуги и заданные скидки. Все счета доступны в “Журнале счетов”. Для формирования отчета по кассе за смену служит “Кассовый отчет”.

Оформление операции бронирования в “Журнале регистрации” программы выполняется на закладке “Бронирование”. Для регистрации или снятия брони, для заселения гостя в забронированный номер в системе предназначены режимы “Новая бронь”, “Снять бронь” и “Размещение”. Программа позволяет контролировать забронированные номера, что исключает как их повторное бронирование, так и ошибки при заселении вновь прибывших гостей. Можно также задать максимальный срок задержки при заселении в забронированный номер, по истечении которого он считается свободным.

В конфигурации организовано хранение информации о всех клиентах, когда-либо пользовавшихся услугами гостиницы. Данную информацию можно найти на закладке “Выбывшие” журнала регистрации. Благодаря этому есть возможность моментально забронировать номер или оформить заселение для любого клиента, проживавшего ранее в гостинице. Необходимые регистрационные данные в этом случае извлекаются из справочника “Журнал регистрации”. При отсутствии необходимости в повторном вводе данных существенно экономится время дежурного администратора. Если нужно, в анкетные данные могут быть внесены изменения.

Особенности учета в конкретном гостиничном хозяйстве отражаются в системе с помощью ряда настроек. Пользователь может устанавливать как посуточный, так и почасовой учет времени проживания. При максимальной занятости предусмотрена возможность использования дополнительных мест - по одному дополнительному месту на номер. Для рабочих, выходных и праздничных дней можно установить разные тарифы, также возможен учет досрочного въезда и выезда.

Для формирования номерного фонда используются справочники “Виды (категории) номеров” и “Номерной фонд”. Справочник “Виды (категории) номеров” позволяет ввести категории номеров (например, люкс, 2-местный, 4-местный) и задать для каждой категории тарифы на проживание в рабочие дни, выходные и праздники. Номерной фонд гостиницы описывается в одноименном справочнике “Номерной фонд”. Для каждого номера можно задать вид и количество мест. Справочник является двухуровневым, что позволяет помимо номеров вводить группы номеров, которые соответствуют, например, этажу или зданию, если в гостинице несколько зданий.

События, которые произошли во время рабочей смены администратора, регистрируются с помощью документа “Событие”. В данном документе можно фиксировать аварийные, неординарные или регламентные события (например, приезд важных гостей или жалобы). Список введенных в программу документов “Событие” содержится в “Журнале событий”.

Для получения статистики по номерам в системе предназначен ряд отчетов. С помощью отчета “Загруженность номерного фонда” формируется диаграмма с информацией о количестве заселенных номеров на каждый день заданного периода. В отчете “Сводка по номерам” отражены статистические данные по занятым, свободным и забронированным номерам на указанную дату. Детализация отчета возможна до номеров или мест. Отчет “Движения номерного фонда” представляет информацию по номерам в разрезе клиентов с указанием времени заселения/выселения. Получить информацию о клиентах, проживавших в гостинице за определенный период, можно с помощью отчета “Статистика проживания”. Возможна также группировка данных в следующих разрезах - по цели проживания, по продолжительности проживания и по гражданству.

После внедрения программы в гостинице “Северные зори” существенно снизилось количество ошибок администраторов, учет операций стал прозрачным, повысилось качество обслуживания клиентов.

В настоящее время в ряде крупных гостиничных хозяйств России успешно применяется конфигурация “Бизнес-Софт: Администратор гостиницы. Ред. 2”.

Конфигурация “Бизнес-Софт: Администратор гостиницы. Ред.2” получила от фирмы “1С” сертификат “Совместимо! Система программ 1С:Предприятие”.

Л. ШИШИГИН
1С:Франчайзи “Бизнес-Софт”,
г. Вологда
Контактный телефон (8172) 726-631