“1С:Предприятие 7.7” для учета подписки в издательствах

В деятельности издательств, выпускающих специализированные издания узкого профиля, существует ряд особенностей. Данные издания выходят, как правило, с периодичностью от недели до месяца и распространяются по подписке. Потребителями изданий являются в основном предприятия и организации. Гибкие варианты подписки предусматривают возможность оформления подписки на период, на несколько конкретных выпусков издания, на прошлые выпуски и т.д. Издательства также оказывают организациям услуги по размещению рекламы в своих изданиях.

С ростом количества подписчиков на бухгалтерию издательства увеличивается нагрузка в части учета и оформления подписки, реализации подписных изданий, учета взаиморасчетов с рекламодателями. Как правило, организации стремятся размещать рекламу не в одном номере, а в нескольких. Необходимо контролировать размещение рекламы по факту и регистрировать факт оказания услуги. Кроме того, нужно ежемесячно оформлять реализацию периодических изданий подписчикам и услуг рекламодателям, оформлять соответствующие первичные документы (накладные, акты, счета-фактуры) и рассылать их. Бухгалтерия также должна выполнять традиционные функции ведения бухгалтерского и налогового учета для коммерческих организаций, формировать и сдавать регламентированные формы отчетности.

Уменьшить нагрузку на сотрудников бухгалтерии, исключить ошибки в учете, обеспечить своевременное оформление и рассылку первичных документов подписчикам и рекламодателям помогает автоматизация.

В результате обобщения опыта автоматизации ряда издательств фирма “Весь Учет” (1С:Франчайзи, г. Москва) создала программный продукт “Организация подписки в издательстве”. Данный программный продукт является конфигурацией системы программ “1С:Предприятие 7.7” и разработан на основе конфигурации “Бухгалтерский учет”.

С помощью программы “Организация подписки в издательстве” можно автоматизировать практически все участки бухгалтерии. В программе предусмотрены учет поступлений средств от покупателей и поставщиков в разрезе договоров, формирование книги покупок и книги продаж, учет основных средств и материалов, начисление амортизации, расчет себестоимости готовой продукции по фактическим или плановым ценам, начисление заработной платы и расчет налогов, формирование финансовых результатов, регламентированных отчетов и регистров налогового учета.

Для автоматизации работы с подписчиками и рекламодателями (для рекламодателей в программе и в статье используется термин “подписчики на услуги”) предусмотрены регистрация подписки на определенные издания по установленным ценам с учетом скидки, автоматический подбор подписчиков на выбранные издания и услуги к моменту их реализации, групповое оформление и печать первичных документов, формирование книги продаж.

В работе бухгалтера при заполнении счета на оплату, оформлении расходной накладной и счета-фактуры возникает необходимость во вводе одной и той же информации несколько раз, и это может являться источником возникновения ошибок. В программе минимизирован повторный ввод информации. Например, на основании выставленного счета происходит регистрация подписки с использованием автоматического заполнения документа, закрепляющего за подписчиком определенный набор изданий, количество экземпляров каждого издания и цены на них.

До регистрации подписки бухгалтер должен иметь информацию о поступлении от подписчика оплаты. Для проверки факта оплаты без предварительного формирования отчетов в программе реализован специальный механизм. С его помощью в момент регистрации подписки происходит автоматический контроль оплаты, и при ее отсутствии формируется соответствующее предупреждение. Наличие регистрации подписчиков позволяет в дальнейшем к моменту выпуска издания и оказания услуг легко сформировать группу подписчиков.

При реализации издания или услуги бухгалтер издательства для каждого подписчика должен оформить комплект первичных документов. Для регистрации факта реализации издания или услуги в программе предусмотрен документ “Рассылка”, позволяющий автоматически выявить всех подписчиков, для которых ранее была оформлена подписка на выбранное издание или услугу (список изданий или услуг). При этом исключена попытка повторной реализации издания или услуги подписчикам, для которых реализация уже была зарегистрирована. Реализована возможность автоматического оформления документа “Рассылка” для изданий, вышедших ранее.

Оформление первичных документов по реализации, включая выписку счетов-фактур, происходит автоматически для всех подписчиков, подобранных в документе “Рассылка”. При формировании накладных выполняется контроль остатков экземпляров изданий на складе, и при их недостатке появляется предупреждение. Для распечатки всех созданных первичных документов предусмотрена групповая печать документов. В то же время в программе реализован механизм, позволяющий вывести на печать первичные документы только для некоторых подписчиков.

На практике издательства часто рассылают первичные документы подписчикам по почте. Для реализации этой возможности предназначены механизм печати конвертов или наклеек на конверты, а также список подписчиков с адресами рассылки.

Реализация регистрации подписки позволяет также проанализировать потребность в выпуске изданий на основании оформленной подписки, а также получить с помощью стандартных бухгалтерских отчетов информацию о выполненной и невыполненной рассылке.

Издательства получают от подписчиков предварительную оплату, которая является основанием для начисления налога на добавленную стоимость (НДС) с авансов. В программе предусмотрены составление счетов-фактур на поступившие авансы и формирование в книге покупок записей на основании зачтенных авансов. Для регистрации счетов-фактур на авансы в конце месяца используется регламентная операция, в процессе выполнения которой анализируются поступившие авансы и вводится на день поступления аванса счет-фактура для каждого подписчика. Для формирования записей в книге покупок предусмотрен документ, который также вводится в конце месяца и позволяет производить записи по всем зачтенным в течение месяца авансам.

В программе реализованы возможность учета затрат на каждый выпуск или на группу изданий и автоматическое отнесение затрат на себестоимость готовой продукции. Реализация происходит в течение месяца, а все затраты могут быть учтены только к концу месяца, поэтому готовая продукция издательства приходуется на склад в плановых ценах.

Разграничение прав доступа в системе позволяет часть работы бухгалтера (например, выписку счетов на оплату) предоставить менеджерам.

В настоящее время конфигурация “Организация подписки в издательстве” успешно эксплуатируется в четырех издательствах. В результате внедрения программы были отмечены исключение ошибок и сокращение времени, затрачиваемого бухгалтером на оформление подписки. Ручной рутинный труд бухгалтеров был полностью автоматизирован, что позволило им уделять больше внимания совершенствованию ведения учета на предприятии.

Работа программы возможна как в однопользовательском, так и в сетевом варианте. Для работы с конфигурацией “Организация подписки в издательстве” необходимо наличие компоненты “Бухгалтерский учет” системы программ “1С: Предприятие 7.7”.

Е. ИГНАТОВА
1С:Франчайзи “Весь Учет” Контактный телефон (095)489-10-27