“1С:Предприятие 7.7” для производителей наружной рекламы

Рекламно-производственная компания “Лига Люкс” оказывает услуги широкоформатной печати и работает на рынке наружной рекламы Нижнего Новгорода более пяти лет. Заказчиками компании являются фирмы, компании и банки, такие, как “Сети-НН”, “Нижфарм”, “Макдоналдс”, “Инкомбанк” и др.

Оформление заказов на печать и расчет их стоимости до некоторого времени выполнялись на предприятии вручную. После приобретения и ввода в эксплуатацию нового высококачественного оборудования спектр услуг печати, предоставляемых фирмой, расширился, существенно возросло качество. Это привело к увеличению количества клиентов и росту объема работ.

Руководство фирмы понимало, что сохранение прежней технологии работы с заказами при прежнем количестве сотрудников, занятых их оформлением, гарантированно привело бы к снижению качества обслуживания клиентов. В результате в ноябре 2004 г. по инициативе директора компании было принято решение об автоматизации регистрации и учета заказов клиентов.

В результате автоматизации требовалось получить стройную систему учета состояния, исполнения и оплаты заказов, позволяющую формировать сводные отчеты для анализа выработки печатников. Необходимо было также обеспечить точное соответствие печатных форм документов и отчетов, сформированных в системе, бланкам и формам, применяемым на предприятии.

Анализ рынка готовых программных продуктов показал, что искомое решение, обладающее перечисленными функциональными возможностями и при этом относительно недорогое, на рынке отсутствует.

В то же время компания имела сравнительно давний опыт ведения бухгалтерского учета с помощью программы “1С:Бухгалтерия” системы программ “1С:Предприятие 7.7”. Поэтому ее руководство знало о возможностях настройки программы в максимальном соответствии с требованиями заказчика в минимальные сроки. В результате было принято решение об автоматизации работы с заказами с помощью “1С:Предприятия 7.7”.

В качестве партнера для выполнения работ по созданию новой информационной системы учета заказов и переходу на нее руководство компании “Лига-Люкс” выбрало компанию “1С-Рарус-НН” (1С-Франчайзи, г. Нижний Новгород).

С учетом избыточности функциональных возможностей “1С:Бухгалтерии 7.7” для решения данной задачи было принято совместное решение о создании новой оригинальной конфигурации по учету заказов на основе базовых объектов системы “1С:Предприятие”.

В результате выполненных работ учет заказов клиентов в фирме “Лига-Люкс” был автоматизирован в кратчайшие сроки при минимальных затратах заказчика. От момента подписания договора на выполнение работ и до сдачи системы в эксплуатацию прошло менее двух недель. Следует отметить, что разработка печатных форм и интерфейса диалоговых форм велась при активном участии специалистов компании-заказчика.

Рассмотрим некоторые особенности автоматизированной системы.

Заказы на печать поступают в виде файлов. Один заказ может содержать несколько файлов, так называемых подзаказов. Для ввода информации о заказе, а также о входящих в него подзаказах используется документ “Заказ”, который содержит данные об организации-заказчике, контактном лице, сотрудниках, принявших и выполнивших заказ, способе доставке заказа и его текущем состоянии в целом. Текущее состояние заказа определяется худшим из состояний подчиненных подзаказов.

В этот же документ вводятся данные о каждом подзаказе. Указываются путь к скопированному файлу, предназначенному для печати, габаритные размеры изделия, материал печати, данные об обработке и другая информация.

Стоимость заказа рассчитывается автоматически при изменении данных подзаказов и определяется как сумма стоимости печати и обработки каждого из них. Стоимость печати определяется исходя из общей площади печати, материала и категории клиента, стоимость обработки - исходя из заданной цены обработки погонного метра изделия и общей длины обрабатываемой кромки. Для исключительных случаев предусмотрена возможность корректировки стоимости обработки вручную. Итоговая стоимость может корректироваться как вручную, так и автоматически, при назначении определенного процента скидки. В документ также вводятся суммы оплаты и предоплаты по заказу.

Документ “Заказ” обладает нетрадиционным интерфейсом. Данные об одном подзаказе и о расчетах по заказу представлены в 23 полях, и все эти поля, а также общая информация о заказе в соответствии с пожеланием заказчика доступны для работы одновременно.

Документ имеет две печатные формы. Первая печатная форма представляет собой сам заказ, включающий общие данные о стоимости и назначенных (договорных) сроках исполнения, технические данные о порядке работы с подзаказами для печатников и отрывной талон заказа для клиента. Вторая печатная форма является счетом на услуги печати по установленной форме. Номер счета соответствует номеру заказа.

Программа обеспечивает формирование сводных отчетов, в которых содержится информация о заказах, их исполнении, оплате и выработке печатников за период. С помощью отчета “Сводная отчетность по заказам за период”, например, можно получить информацию о клиентах и сделанных ими заказах, площади печати по каждому заказу и в целом, исполнителях, виде оплаты (наличными или безналичными денежными средствами), номерах счетов, суммах к оплате и задолженности по каждому заказу и по всем заказам в целом.

План-график выдачи заказов, сгруппированный по виду используемого при печати материала, представлен в отчете “Выдача заказов за период”. В отчете отображается также текущее состояние заказа - степень его готовности. Отчет “Статистика по печатникам” предназначен для получения сводной информации о выработке печатников за период и объемах брака, допущенного в процессе печати.

По просьбе заказчика программа была дополнена набором таких сервисных функций, как групповая пометка на удаление документов за период для их последующего удаления и печать списка адресов электронной почты клиентов. Простота и удобство интерфейса программы позволили ограничиться обучением лишь одного сотрудника компании “Лига-Люкс”, который впоследствии обучил других, что привело к уменьшению затрат заказчика на внедрение.

Таким образом, в результате проделанной работы была создана система для работы с заказами, полностью соответствующая требованиям заказчика. Сегодня с ее помощью еженедельно оформляются более 50 заказов, содержащих в среднем три и более подзаказов. В результате внедрения программы в компании “Лига-Люкс” улучшилось качество и увеличилась скорость обслуживания клиентов.

В настоящее время текущие вопросы по работе с программой решаются по телефонной линии в режиме консультаций. В дальнейшем, с увеличением количества производственных центров компании, предполагается развитие возможностей конфигурации в части реализации схемы обмена данными по принятым заказам между офисом и центрами печати компании.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие любой компоненты системы программ “1С:Предприятие 7.7” - “Бухгалтерский учет”, “Оперативный учет” или “Расчет”.

Д. АФОНИН

1С:Франчайзи “1С-Рарус-НН”, г. Нижний Новгород

Контактный телефон (8312) 61-82-61