"1С:Предприятие" в издательском доме
Издательский дом "Экстра-Н" по объему тиража выпускаемых изданий является одним из крупнейших в Нижнем Новгороде. Помимо издательской деятельности эта организация выступает также в роли рекламного агентства.
Для расчета стоимости услуг издательства применяется несколько схем ценообразования. Заказы на размещение рекламы оплачиваются предварительно, после их оформления. Акты выполненных работ и счета-фактуры формируются по факту выхода номеров, т.е. еженедельно. Эти особенности в работе издательства приводят к большому документообороту, практически исключающему ведение учета вручную.
Отдел распространения издательского дома состоит из обширного, более 400 человек, и относительно постоянного штата распространителей. Состав работ, выполняемых работниками отдела распространения, крайне неоднороден и время от времени изменяется. В связи с этим в издательском доме существует потребность в применении множества различных схем для начисления заработной платы.
Руководящий персонал издательского дома нуждается в широком спектре отчетов с различными разрезами аналитики. У менеджеров, например, существует потребность в детальном анализе заключенных договоров и выполненных работ как по фирмам, так и по сотрудникам, работающим с рекламодателями. Для них представляет интерес также анализ договоров по виду деятельности фирм и по характеру размещаемой ими рекламы, поскольку подобные данные позволяют прогнозировать будущий объем рекламного издания.
Одним словом, для ведения бухгалтерского учета и многопланового анализа накопленных данных издательский дом нуждался в эффективной автоматизированной системе учета.
На первом этапе автоматизации бухгалтерского учета заказчик поставил перед нижегородской компанией "Рарус-НН" (1С:Франчайзи) задачу автоматизировать наиболее трудоемкие участки учета. При этом основными требованиями заказчика к системе автоматизации были удобство и простота эксплуатации.
После анализа сложившейся в издательском доме системы документооборота, а также исходя из соображений целесообразности и удобства работы пользователей было решено разбить весь комплекс задач на три области: "Учет заказов на рекламу" (УЗР), "Бухгалтерский учет" (БУ) и "Учет распространения рекламных материалов" (УРРМ). Задачи каждой области должен был решать свой модуль.
Учет заказов на рекламу
Модуль УЗР обеспечивает прием и регистрацию заказов на размещение рекламы (заключение договоров на оказание услуг) как в один номер рекламного издания, так и в несколько номеров.
Для решения этой задачи в типовую конфигурацию программы "1С:Бухгалтерия 7.7" внесены соответствующие изменения. Добавлены справочники "Агенты" и "СМИ", в которых хранится информация о рекламных агентах и об изданиях издательского дома. В справочнике "Форматы объявлений и их стоимость" содержится информация о цене каждого рекламного модуля в зависимости от размера. Для хранения информации об отдельных рекламодателях и рекламных агентствах используется стандартный справочник "Контрагенты".
В модуле УЗР формируются документы "Договор на оказание услуг по размещению рекламных объявлений", "Счет", "Счет-фактура" и "Акт выполненных работ".
С помощью документа "Договор на оказание услуг по размещению рекламных объявлений" можно заключать договоры с отдельным рекламодателем на размещение рекламы как в одном, так и в нескольких номерах. Этот же документ используется для заключения договора со сторонним рекламным агентством на размещение рекламных объявлений нескольких рекламодателей в одном номере. В этом случае рекламное агентство является посредником между рекламодателями и издательским домом. После ввода данных в этот документ сумма договора рассчитывается автоматически с учетом формата и стоимости размещения рекламы. Помимо печатной формы договора и приложения к нему в документе "Договор на оказание услуг по размещению рекламных объявлений" можно автоматически сформировать счет на оплату. После публикации рекламного материала на основании соответствующего договора формируются акт выполненных работ и счет-фактура.
Задача по обобщению информации для анализа заказов на рекламу в различных аспектах (наполнение номера, распределение рекламодателей по отраслям, активность рекламных агентов и др.) также решается в модуле УЗР. Для этого перед выпуском очередного номера издания формируется "Отчет по наполнению номера". В этом отчете представлена информация о рекламодателях, которые поместили рекламу в текущем номере, о договорах (порядковый номер, дата), суммах, форматах рекламы и ее объемах.
Учет распространения рекламных материалов
Основная задача модуля УРРМ - учет выработки сотрудников отдела распространения в зависимости от вида работ и тарифных планов. Для решения этой задачи внесены изменения в справочник "Сотрудники". Помимо кадровых сведений справочник содержит номера страхового и пенсионного удостоверений, медицинского страхового полиса, ИНН, а также банковские реквизиты и номера лицевых счетов, на которые перечисляется заработная плата.
Для хранения дополнительных реквизитов и тарифов, необходимых для формирования документа "Начисление заработной платы", создан справочник "Виды работ", в котором каждому виду работ назначен соответствующий тариф. Изменение тарифов в справочнике "Виды работ" производится при помощи специального документа "Назначение тарифов".
Автоматический расчет заработной платы выполняется один раз в месяц при помощи документа "Начисление заработной платы". При начислении заработной платы предусмотрена возможность редактировать количество выполненной работы, тариф конкретного вида работ для отдельного сотрудника с учетом дней болезни, штрафы за неисполнительность, премии за хорошую работу и т.п.
Таким образом, в результате автоматизации данного участка учета был создан гибкий и настраиваемый механизм расчета заработной платы. Любая схема оплаты труда, принятая в издательском доме, настраивается пользователем самостоятельно.
С помощью отчетов модуля УРРМ можно получить как сводную, так и детальную информацию по заработной плате в различных разрезах и с разной степенью детализации. Например, после начисления заработной платы можно получить сводные ведомости по ее начислению. Ежемесячно формируются акты выполненных работ сотрудника с указанием поощрений и штрафов. Можно сформировать отчет по вновь поступившим сотрудникам за выбранный период. Отчеты могут формироваться как по отдельному сотруднику, так и по бригаде и по всем сотрудникам в целом.
Бухгалтерский учет
Модуль БУ представляет собой типовую конфигурацию программы "1С:Бухгалтерия 7.7" практически без изменений, что позволяет легко обновлять его по мере выхода новых редакций и релизов.
Таким образом, в результате проделанной работы была создана автоматизированная система бухгалтерского учета, соответствующая требованиям заказчика. В настоящее время эта система продолжает развиваться. Решается задача по автоматизации планирования, расчету схем распространения рекламной продукции и других участков.