"1С:Предприятие" для организаций-грузоперевозчиков
Основная деятельность предприятий-грузоперевозчиков связана с организацией операций по перевозке грузов и контролем за их выполнением. В процессе решения этих задач они фрахтуют транспорт, отслеживают местонахождение груза, регистрируют факт его передачи грузополучателю, а также рассчитывают величину оплаты за перевозки и сопутствующие услуги.
Для автоматизации деятельности организаций, занимающихся перевозкой грузов, фирма "1-й Архитектор бизнеса" (1С:Франчайзи) разработала программный продукт "АБ:Карго 7.7", который представляет собой конфигурацию системы программ "1С:Предприятие".
Программа предназначена для использования на предприятиях, как самостоятельно транспортирующих грузы, так и организующих перевозки с участием партнеров-грузоперевозчиков. Предполагается, что транспортные предприятия могут использовать любой вид транспорта - автомобильный, железнодорожный и т.д. Для автоматизации международных грузоперевозок в конфигурации предусмотрены многовалютный режим и возможность формирования информационных писем клиентам на иностранном языке.
Предложение услуг и оформление заявок
Для формирования писем потенциальным клиентам с информацией о предлагаемых услугах в конфигурации предназначен документ "Информационное письмо". При регистрации этого документа в системе фиксируется начало этапа работы с клиентом (партнером). Предусмотрена возможность сохранения подготовленных писем в виде шаблонов для их оперативного повторного использования.
Следует отметить, что один и тот же контрагент в одном случае может являться поставщиком услуг, а в другом - их потребителем. Например, зарубежная транспортная компания может воспользоваться услугами российской фирмы для перевозок груза по территории России. В этом случае зарубежная компания является заказчиком. Эта же компания становится партнером российской фирмы при оказании ей услуг по перевозке груза за рубежом. В конфигурации предусмотрена возможность работы с такими контрагентами.
После получения от клиента положительного ответа и заявки на транспортировку груза (смежные работы и услуги) оформляется документ "Заявка от клиента". В нем содержится информация об адресах погрузки и доставки, грузе, при необходимости о месте затаможивания (растаможивания) и другая информация.
Заявка может включать обширный набор услуг - транспортировку груза, погрузочно-разгрузочные работы, охрану груза и его страхование и т.д. В результате анализа заявки принимается решение о варианте ее оптимальной реализации. На этом этапе определяются услуги, которые будут оказаны непосредственно организацией-грузоперевозчиком, и услуги, которые будут оказаны ее партнерами.
Принятые решения регистрируются в системе при помощи нескольких документов вида "Заявка поставщикам услуг". Все "Заявки поставщикам услуг" вводятся на основании документа "Заявка от клиента".
Информация из всех "Заявок поставщикам услуг", относящихся к одной "Заявке от клиента", обобщается в документе "Квота". Этот документ содержит данные о партнерах, услугах и расценках на них, маршруте перевозки, грузах и другую информацию. Печатная форма документа "Квота" направляется заказчику в качестве ответа на его заявку.
Взаиморасчеты и исполнение заявок
Результат окончательной договоренности между компанией-грузоперевозчиком и клиентом на выполнение услуг по перевозке закрепляется при помощи документа "Заявка на исполнение услуг", который вводится на основании "Квоты". При регистрации этого документа в системе фиксируется начало процесса перевозки и изменяется состояние взаиморасчетов с контрагентами. На основании "Заявки на исполнение услуг" регистрируются "Счет на оплату" для заказчика и счета на оплату, полученные от партнеров. Для отражения в учете факта оплаты в системе используется документ "Оплата за услугу".
В конфигурации предусмотрена возможность контроля над перемещением груза по маршруту и временным его складированием в промежуточных пунктах.
Предполагается, что полный маршрут, по которому перемещается груз, состоит из элементарных маршрутов (отрезков, заключенных между промежуточными пунктами). Для регистрации перемещения груза по полному маршруту в систему вводится информация о всех элементарных маршрутах, по которым производятся перевозки, - об их протяженности, сроке доставки и т.д.
Чтобы контролировать временное помещение груза на склад в промежуточном пункте в системе содержится информация о всех складах - о способах хранения груза на них, расценках, количестве бесплатных дней хранения и т.д.
Для ввода в систему данных о всех операциях с грузом, начиная с приемки и заканчивая сдачей груза получателю, в конфигурации предназначен режим "Управление перемещением груза по маршруту". При регистрации операций с грузом в этом режиме используется соответствующий документ "Заявка на исполнение услуг". После доставки груза получателю формируется "Акт сдачи-приемки груза".
Для отражения в финансовом учете фактической стоимости операции с учетом непредвиденных расходов, если они имели место, в конфигурации используется документ "Выполнение услуги". Этот документ, как правило, вводится на основании "Заявки на исполнение услуг", но может быть оформлен и вне связи с ним (например, при регистрации покупки бензина).
Отчеты
Для получения различных сведений о деятельности транспортной компании в конфигурации используются отчеты "Прибыли и убытки", "Взаиморасчеты с партнерами", "Взаиморасчеты с заказчиками" и "Остатки грузов на складах".
С помощью отчета "Прибыли и убытки", например, можно получить информацию об операциях, в результате которых произошло увеличение или уменьшение денежных средств компании по выбранным статьям доходов и расходов.
В отчете "Остатки грузов на складах" представлена информация об остатках и движении за выбранный период заказанных для перевозки грузов на складах в различных пунктах по маршрутам грузоперевозок. Этот отчет можно сформировать в разрезе как грузов или складов, так и "Заявок на исполнение услуг". Самая подробная форма отчета может содержать сведения о "Заявке на исполнение услуг", в процессе исполнения которой груз был оставлен на складе, о складе, номенклатуре груза и единицах его измерения, документе, зарегистрировавшем операцию по помещению груза на склад.
Для удобства пользователей в конфигурации "АБ:Карго 7.7" имеется интуитивно понятный и простой интерфейс. Например, пункты меню, из которого вызываются документы, расположены в последовательности, отражающей реальную последовательность работы с документами в организации-грузоперевозчике. В результате при работе с программой пользователю необходимо только следовать логике интерфейса.
Для работы с конфигурацией "АБ:Карго 7.7" необходимо наличие компоненты "Оперативный учет".