"1С:Предприятие" для автохозяйства
Одним из способов повышения эффективности деятельности автотранспортных предприятий, их конкурентоспособности на рынке грузо- и пассажироперевозок является внедрение современных информационных технологий - автоматизация заполнения, обработки и выписки документов, оперативного учета, составления отчетности. Решать эти задачи автотранспортным предприятиям позволяет отраслевое решение, разработанное компанией "1С-Рарус" (1С:Франчайзи, г. Москва) на платформе "1С:Предприятие".
Конфигурация "1С-Рарус:Автохозяйство" разработана с учетом пятилетнего опыта автоматизации крупных автотранспортных предприятий (100 - 500 машин) и максимально учитывает их потребности. Заметим, что данное решение может применяться также на небольших предприятиях и в автотранспортных подразделениях компаний, однако для таких компаний можно порекомендовать использовать более простое типовое решение "1С-Рарус:Автотранспорт".
Конфигурация позволяет автоматизировать выписку документов (товарно-транспортные накладные, путевые листы, командировочные удостоверения, счета, счета-фактуры, приходные накладные, авансовые отчеты и т.д.), расчет стоимости транспортных услуг, учет горючего, автозапчастей и номерных агрегатов, расчеты с водителями и другими подотчетными лицами, расчет заработной платы и выработки водителей, планирование технического обслуживания и ремонтов, оперативный складской учет, учет грузо- и пассажироперевозок. Это решение предназначено не просто для выписки документов, а для повышения эффективности управления автопредприятием. Программа предполагает объединение рабочих мест диспетчеров, экономистов, руководителей автотранспортных предприятий (подразделений) в единую информационную систему.
Оформление документов
Как и во многих компаниях, на автотранспортных предприятиях работа зачастую начинается с появления заказчика. По результатам общения с клиентом в учетной системе формируется заявка на автотранспортное средство. Стоимость услуг может формироваться как по времени, так и сдельно на выполнение определенного объема работ. По заявкам формируется разнарядка на работу автомобилей. В зависимости от потребностей автотранспортного предприятия разнарядку можно формировать ежедневно, один раз в несколько дней, еженедельно, каждый час, сразу и т.д.
Для каждого рейса водителю необходимо сформировать пакет, в который могут входить следующие документы: путевой лист, товарно-транспортная накладная, талон заказчика, документы на топливо, командировочное удостоверение. Это также позволяет делать программа. Применение автоматизированного заполнения документов дает возможность быстро выпустить на линию десятки автомобилей. Путевые листы могут выписываться как повременные, так и сдельные. В "1С-Рарус:Автохозяйство" возможно формирование путевых листов 8 видов: путевой лист на легковой автомобиль, путевой лист на грузовой автомобиль повременный, путевой лист на автобус необщего пользования, путевой лист грузового автомобиля повременный, путевой лист автобуса, путевой лист специального автомобиля, путевой лист строительной машины (механизма), путевой лист легкового такси. Формы путевых листов соответствуют типовым межотраслевым формам.
Встроенные в программу алгоритмы позволяют избежать ошибок при выписке новых документов и выявить их при приеме от водителей и вводе в учетную систему. Например, контролируется уникальность номеров документов, непрерывность пробега, расход топлива. Возможности системы обеспечивают анализ соответствия расхода топлива нормам с учетом коэффициентов, расчет перерасхода и экономии топлива по автоколоннам, водителям, машинам.
Учет топлива
Важным участком автоматизации на автотранспортных предприятиях является учет горючего. Учетная система предоставляет информацию о расходе топлива по автомобилям, путевым листам, водителям, остаткам топлива на складе, формирует документы на расход, поступление топлива.
Выдача топлива возможна в учетной системе четырьмя способами. Первый способ предполагает выписку документов на выдачу наличных денег на приобретение топлива, второй - выписку документов для выдачи талонов на оплату топлива и учета их расхода, третий - выписку документов для выдачи безналичных карт оплаты топлива и учета расхода средств на них, четвертый - выписку документов для выдачи топлива со склада предприятия.
По возвращении водителя из рейса в программу заносятся фактические показатели - время возвращения, остаток горючего, показания спидометра, расход топлива. Конечный расчет путевого листа производится с использованием товарно-транспортных документов (товарно-транспортной накладной, талона заказчика).
Учет товарно-материальных ценностей
Обычно на складах автохозяйства хранятся горюче-смазочные материалы, запчасти, номерные агрегаты и другие товарно-материальные ценности, а также временно хранятся перевозимые грузы. Возможности программы позволяют вести партионный учет товарно-материальных ценностей, учет импортных товаров по номерам грузовых таможенных деклараций, выписывать приходные накладные для учета поступлений на склад, документы на перемещение товаров, списание с учетом норм, т.е. осуществлять полноценный складской учет движения товарно-материальных ценностей.
В программе ведется список транспортных средств. Для каждого транспортного средства помимо основных сведений - наименование, инвентарный номер, номерной знак государственной регистрации, модель и т.п. - в информационной базе хранятся такие сведения, как перечень составляющих его номерных агрегатов и запасных частей, дополнительное оборудование, которым оснащено транспортное средство, тип используемого топлива, состав водителей, тарифы, применяемые при расчете стоимости услуг конкретного транспортного средства. Для каждой модели автомобиля записаны нормы расхода топлива, нормы пробега. По каждому автомобилю ведется журнал - в информационной базе хранится его пробег, рабочее время, технико-эксплуатационные показатели.
Учет расчетов с водителями
В программе предусмотрено составление списка водителей. По каждому водителю осуществляется учет выданных денежных средств, рабочего времени, выработки, расхода топлива, его квалификации, почасовой ставки. Отработанное работником время определяется автоматически по путевым листам. На основе данных о работе водителей рассчитывается заработная плата. Расчет может проводиться как повременно, так и по выручке.
В программе ведется учет взаиморасчетов с водителями, включая выписку авансовых отчетов, составление отчетов по использованию наличных денежных средств и безналичных (пластиковых карт, талонов).
Учет расчетов с клиентами
Для взаиморасчетов с клиентами автоматизировано заполнение счетов и счетов-фактур. Формирование этих документов происходит после выполнения работ. Для определения стоимости работ составляются списки повременных и сдельных тарифов, списки видов перевозок. Учет выполнения работы может вестись в тоннах, километрах, часах, тонно-километрах и операциях (доставка, погрузка, разгрузка).
В программе предусмотрены ведение учета не оплаченных клиентами заказов и реестр заказов (счетов) по клиентам, а также "истории" взаимоотношений с заказчиками. На этом участке учетная система предоставляет оперативную аналитику по оказанным услугам заказчикам и видам работ.
Учет ремонтных работ
На большинстве автотранспортных предприятий ремонт и техническое обслуживание ведутся самостоятельно, поэтому в программе реализован учет ремонтов, технических обслуживаний и затрат на них. Автоматизация этого участка деятельности автотранспортных предприятий особенно актуальна, если учесть, что по статистике 50% грузовых автомобилей и автобусов имеют срок службы более 10 лет.
Учет ремонта осуществляется с помощью документа "Акт ремонта". В документе фиксируется расход материалов и запчастей в ходе ремонта. В "Акте ремонта" указывается вид ремонта: текущий, ТО1, ТО2, капитальный. Конфигурация позволяет планировать графики технического обслуживания автомобилей на основе норм пробега.
В программе предусмотрено формирование необходимой отчетности для транспортной инспекции, органов государственной статистики, вышестоящих организаций по установленным типовым формам.
"1С-Рарус:Автохозяйство" позволяет производить обмен данными с системой бухгалтерского учета "1С:Бухгалтерия" по новому Плану счетов и системой расчета заработной платы "1С:Зарплата и Кадры".
Применение конфигурации дает возможность минимизировать непроизводственное или неэффективное использование топлива, автомобилей, запасных частей, оперативно обнаруживать недостачи на складах, простои автотранспорта и водителей, неплатежи заказчиков, оперативно предоставлять информацию для руководства предприятия о том, сколько машин на линии, сколько простаивает, сколько дохода приносит машина, кто сегодня работает, остались ли запчасти и топливо на складе.
Первые результаты внедрения конфигурации "1С-Рарус:Автохозяйство" показали, что использование программы "1С-Рарус:Автохозяйство" как самостоятельно, так и как части комплексных автоматизированных систем на базе "1С:Предприятие" способствует удовлетворению запросов автопредприятий по созданию учетных систем разного масштаба и уровня.
Таким образом, решение "1С-Рарус: Автохозяйство" является оптимальным выбором для создания и модернизации систем автоматизированного учета на автотранспортных предприятиях, повышающих эффективность их работы.