"1С:Предприятие" для организаций-арендодателей
В последние годы во многих регионах массовый масштаб приобрело строительство рынков и торгово-выставочных комплексов. Большое количество офисных, складских и производственных помещений сдается в аренду. Помимо передачи помещений в аренду арендодатель часто оказывает арендатору дополнительные услуги: коммунальные услуги (электричество, отопление, вывоз мусора и т.д.), услуги связи (телефон, доступ в Интернет, локальная сеть), услуги по рекламе (размещение вывесок и рекламных щитов арендаторов на объекте арендодателя), услуги охраны и т.д.
Ведение учета договоров аренды, оказанных услуг, оплаты, полученной от арендаторов, при наличии хотя бы 10 арендаторов представляет для арендодателя весьма непростую задачу.
Обобщив опыт, полученный в результате автоматизации хозяйственной деятельности ряда крупных арендодателей, внедренческий центр "Элиас ВЦ" (1С:Франчайзи, г. Москва) разработал конфигурацию "Элиас:Аренда недвижимости". Этот программный продукт предназначен для организаций, сдающих в аренду любые объекты - торговые контейнеры на рынке, производственные мастерские, жилые квартиры и т.д.
Все услуги в конфигурации условно разделены на две группы по способу начисления оплаты. Одна группа - это услуги с фиксированной ставкой оплаты (например, в рублях за 1 кв. м в год), другая - с оплатой по тарифу (например, поминутная оплата междугородных телефонных переговоров).
Учет договоров аренды
В конфигурации "Элиас:Аренда недвижимости" предусмотрено ведение учета заключенных и расторгнутых договоров аренды помещений, а также дополнительных соглашений и приложений к ним. Для регистрации договоров используется документ "Заключение договоров". В нем отображается информация об арендаторе, объектах аренды, сроках договора, виде оплаты с указанием ее периодичности и другая информация. С помощью одного документа можно заключить договоры аренды с несколькими арендаторами.
Тексты договоров и приложений к ним, такие, как "Протокол согласования цены", "Акт сдачи-приемки помещений" и другие, можно напечатать непосредственно из программы. Все печатные формы договоров и приложений находятся во внешних подключаемых файлах. Допускается подключение собственных юридических текстов соглашений.
Для учета оказанных арендаторам тарифицируемых услуг предназначен документ "Дополнительное соглашение". Регистрация досрочных актов расторжения договоров производится с помощью документа "Расторжение договоров". Информацию о заключенных и расторгнутых договорах аренды можно просмотреть, сформировав отчет "Договора аренды".
Учет начисления и погашения арендной платы
Как правило, за период расчетов по арендной плате принимается календарный месяц. При этом арендная ставка может быть как ежемесячной, так и ежедневной, ежеквартальной или ежегодной. Начисление арендной платы за отчетный период и регистрация поступления денежных средств производятся в системе с помощью документов "Начисление платежей" и "Поступление денег".
Документ "Начисление платежей" вводится автоматически на основании заключенных договоров аренды и актов снятия показаний счетчика за коммунальные услуги. В нем отображается информация об арендаторе, объекте аренды, периоде, за который начислена арендная плата, ставке и сумме арендной платы с учетом налогов. Предусмотрена возможность печати счетов и квитанций на оплату.
Документ "Поступление денег" вводится по факту оплаты. Он автоматически заполняется информацией об арендаторе, объекте аренды, сумме, начисленной за данный период, и другими данными. После ввода суммы, фактически внесенной арендатором, и проведения документа в системе производится погашение начисленной оплаты. Возможно, арендатор производит оплату не полностью, а частично. В этом случае после доплаты снова формируется документ "Поступление денег". При этом данные о сумме долга арендатора будут введены в документ автоматически.
Информацию о начисленных и оплаченных суммах, долгах арендаторов можно получить с помощью отчетов "Начисление и выплата аренды" и "Отчет по задолженностям".
Учет тарифицируемых услуг
В конфигурации предусмотрены калькуляция и ведение протоколов на любые дополнительные услуги (городской телефон, охрана, Интернет и т.д.). Для телефонных переговоров возможна посекундная тарификация.
На тарифицируемые услуги заключается дополнительное соглашение, на основании которого вводится документ "Акт снятия показаний счетчика". В этом документе отображается соответствующая информация об арендаторе, услуге, тарифе, датах начала и конца периода, показаниях счетчика на начало и конец периода, объеме оказанных услуг и сумме. На основании этого документа вводится документ "Начисление платежей". Кроме того, на его основе можно ввести новый документ "Акт снятия показаний счетчика" за следующий период. При этом информация об арендаторе, услуге и последние показания счетчика будут перенесены в новый документ.
Для отражения административной специфики рыночных комплексов в конфигурации предусмотрены регистрация кассовых аппаратов, ведение учета медицинских книжек продавцов с указанием контрольных врачей, а также карточек продавцов.
Решения, реализованные в программе, позволяют отражать в учете разнообразные ситуации, например, арендатор арендует несколько объектов и во время действия договора отказывается от одного из них. Предусмотрено ведение раздельного учета в ситуации, когда несколько арендаторов совместно арендуют один и тот же объект. Начисление оплаты и ее погашение выполняются в разных валютах. Предусмотрено отражение в учете изменения характеристики объекта аренды, например в результате перепланировки, а также других ситуаций.
В конфигурации реализована возможность формирования бухгалтерских проводок и их экспорта в файл (в форматах .txt или .xml) для передачи в бухгалтерские конфигурации системы "1С:Предприятие".
Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Бухгалтерский учет".