Автоматизация учета расчетов со студентами в Московской Государственной Юридической Академии
Внедрение автоматизированной системы для ведения бухгалтерского учета в Московской государственной юридической академии (МГЮА) фирма "АВРО-БУС" (1С:Франчайзи, г. Москва) выполнила на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" с дополнениями и изменениями, отражающими специфику МГЮА. Учет оплаты за обучение студентов ведется с использованием компоненты "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие". При этом реализовано отражение в бухгалтерском учете операций по возникновению задолженности по оплате, а также по ее ликвидации.
Хранение информации о студентах
Студенты (аспиранты), оплачивающие обучение, являются для МГЮА контрагентами, поэтому информация о них вводится в справочник "Контрагенты". Все договоры со студентом или иным плательщиком, в случае если оплату за обучение студента производит организация (частное лицо), хранятся в подчиненном справочнике "Договоры". Элемент справочника "Договоры" может иметь один из следующих видов: "договор/счет", "договор на обучение студента", "договор на обучение аспиранта", "договор на общежитие", "договор на подготовительные курсы", "договор на обучение второму иностранному языку", "договор на высшие юридические курсы" и "прочие договоры по обучению". В договоре на обучение студента или аспиранта кроме общих реквизитов (даты начала и окончания договора, предмет договора, сумма, валюта договора) указывается размер пени за просроченную оплату.
На весь период обучения между МГЮА и студентом заключается один договор на обучение. Для отслеживания оплаты за отдельные учебные годы добавлен справочник "Учебные годы", подчиненный справочнику "Договоры". В этом справочнике указываются даты начала и окончания учебного года, стоимость обучения за каждый год, сроки и даты оплаты, процент и сумма оплаты по каждому этапу.
Ввод информации
Регистрация факта оплаты за обучение так же, как и регистрация других денежных поступлений, производится на основе документов "Приходный кассовый ордер" и "Банковская выписка". Для идентификации оплаты в эти документы добавлены соответствующие виды поступлений денежных средств.
С помощью документа "Нумерация договоров" выполняются автоматический ввод договоров сразу для всех студентов выбранной группы и присвоение им номеров. Применение документа "Приказ о стоимости обучения" позволяет автоматически ввести данные в справочник "Учебные годы" со всеми необходимыми реквизитами для студентов по курсам. В документе указываются учебный год, стоимость обучения за год, валюта платежа, период обучения в рамках выбранного года. В информационной базе регистрируются и другие приказы, например "на отчисление", "на восстановление", "на изменение фамилии" и т.д. Формирование перечисленных приказов выполняется с помощью документа "Приказ". Наименование приказа выбирается из справочника "Назначения приказов". Реестр приказов по студентам можно просмотреть в отчете "Свод по приказам", а также можно получить весь перечень приказов по любому из студентов.
В автоматизированной системе предусмотрен учет оплаты за общежитие и дополнительные услуги, оказанные студентам, проживающим в нем. Для автоматического формирования счетов на оплату общежития и дополнительных услуг разработаны документы "Оплата общежития" и "Оплата дополнительных услуг". При регистрации на основе документов формируются необходимые проводки. Табличная часть документа "Оплата общежития" автоматически заполняется данными по студентам, для которых в систему был введен договор на общежитие, при этом отбираются только действующие договоры. Табличная часть документа "Оплата дополнительных услуг" автоматически заполняется данными по студентам, для которых введен договор на общежитие и в подчиненном справочнике "Дополнительные услуги" указаны услуги, предоставленные им. Отбираются только те услуги, период действия которых актуален. Сумма к оплате рассчитывается на основании цен всех действующих на дату документа дополнительных услуг. Информация о дополнительных услугах и ценах на них хранится в справочнике "Номенклатура".
В программе предусмотрен пакетный ввод счетов-фактур на основе приходных кассовых ордеров с помощью документа "Ввод счетов-фактур на основании ПКО". Заполнение табличной части документа информацией из приходных кассовых ордеров за указанный период производится автоматически. Информацию при необходимости можно отредактировать. При повторном проведении документа "Ввод счетов-фактур на основании ПКО" новые счета-фактуры не создаются, в них только обновляется информация на основании данных, указанных в приходных кассовых ордерах.
Для автоматического начисления группе студентов платы за обучение за определенный период разработан специальный документ "Закрытие оплаты обучения". При заполнении этого документа выбираются бухгалтерские счета, по которым будут сформированы проводки. В табличной части указываются: студент, плательщик, сумма платы в валюте, курс валюты на день оплаты, сумма в рублях и документ оплаты. Сумма начисления рассчитывается исходя из годовой стоимости обучения в валюте, курса валюты на день оплаты, с учетом ранее начисленной платы в текущем учебном году. На основании документа можно сформировать печатную форму "Мемориальный ордер".
Получение отчетной информации
Для получения информации об оплате за обучение разработан ряд отчетов. Отчет "Ведомость оплаты по студентам" позволяет получить сведения об оплате за обучение каждого студента. В отчет выводятся следующие сведения: студент, за которого произведена оплата, плательщик, договор, в соответствии с которым произведена оплата, документ оплаты (приходный кассовый ордер или банковская выписка), сумма оплаты в рублях, сумма в валюте договора по курсу на день оплаты, курс валюты на день оплаты и процент оплаты относительно стоимости обучения за год. Можно также получить отчет "Оборотная ведомость по расчетам за платное обучение студентов" по типовой форме № 809. С помощью отчета "Карточка студента" можно получить подробные сведения о договоре со студентом, учебных годах по договору, приказах по студенту и оплате обучения. Отчет "Перечень студентов" для выбранной группы учащихся позволяет составить перечень студентов со всеми заключенными с ними договорами.
Для формирования справок об оплате за обучение, которые плательщики представляют в налоговые органы Российской Федерации, разработан документ "Справка об оплате обучения". Этот документ формируется автоматически по всем студентам за выбранный период. В случае если оплата за обучение студента в указанном периоде производилась разными плательщиками, информация об оплате будет представлена по каждому плательщику отдельными строками. Печатные формы справки формируются по каждому плательщику.