"1С:Предприятие" оперативный учет библиотечного фонда

5 августа 2002
"1С:Предприятие" оперативный учет библиотечного фонда

Источник: «Финансовая газета» №32, август, 2002 год

Применение информационных технологий в библиотеке позволяет значительно упростить ведение учета библиотечного фонда, ускорить поиск необходимой литературы и обслуживание читателей, а также решить ряд других задач.

Для автоматизации библиотек фирма "Онлайн" (1С:Франчайзи, г. Уфа) создала конфигурацию "Онлайн:Библиотека". Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда.

Учет библиотечного фонда

Книги, поступающие в библиотеку, должны быть зарегистрированы в книгах суммарного и инвентарного учета. При выбытии книг из библиотечного фонда в книгах суммарного и инвентарного учета также должны быть сделаны соответствующие записи. Для решения этой задачи в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

В форму документа "Акт приемки книг" вводятся сведения об источнике поступления, сопроводительном документе, количестве поступивших книг, цене и сумме. На закладке документа "Инвентарная" каждому экземпляру книги присваивается инвентарный номер. Процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность.

Подбор книг для списания с помощью документа "Акт на исключение книг из фонда" выполняется по инвентарным номерам. Библиотечные фонды в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации "О переоценке основных фондов" от 14.08.92 г. № 595, от 25.11.93 г. № 1233, от 19.08.94 г. № 967, от 25.11.95 г. № 1148 и от 7.12.96 г. № 1442 подлежат переоценке. Для переоценки стоимости книг в конфигурации применяется справочник "Таблица переоценки фондов".

Книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Электронный каталог. Обслуживание читателей

Работа библиотеки немыслима без каталога. Электронный каталог в конфигурации представлен в виде системы справочников. Использование справочников позволяет исключить повторный ввод информации и снизить количество механических ошибок при вводе данных.

Для каждой книги в каталог можно ввести данные об авторах, издательстве, годе издания, индексе УДК (ББК), а также ключевые слова и другую информацию. Авторский знак автоматически определяется по авторским таблицам. Предусмотрена распечатка алфавитной и систематической карточек в соответствии с ГОСТ 7.1-84, а также оборота каталожной карточки и книжного формуляра.

В программе реализованы широкие возможности по поиску книг в каталоге. Книги можно искать по автору, по части наименования и году издания, по инвентарному номеру. Возможен отбор книг по ключевому слову и предметной рубрике. Комбинированное использование режимов поиска позволяет не только быстро найти нужную книгу, но и подобрать книги по необходимой тематике.

Основная функция любой библиотеки - это обслуживание читателей. Обслуживание читателей предполагает выдачу и прием книг, контроль за выданными книгами. Кроме того, обслуживание включает предоставление читателю возможности поиска книг в каталоге, а также получение информации о задолженности библиотеке. Все перечисленные возможности реализованы в конфигурации.

Список читателей библиотеки хранится в справочнике "Читатели". Для каждого читателя в этот справочник вводится карточка, которая является электронным аналогом библиотечного формуляра: закладка карточки "Основная" содержит персональные данные, на закладке "Книги" перечислены книги, выданные читателю. Регистрация движения книг производится при работе с карточкой читателя с помощью документов "Выдача книг" и "Возврат книг". Информацию о всех выданных книгах с указанием инвентарных номеров, даты выдачи и читателей можно получить с помощью отчета "Информация о выданных книгах". Данные в отчете могут быть отсортированы по книгам или читателям.

Чтобы читатель мог пользоваться программой, для него предусмотрены ограниченные права доступа. Любой читатель может при работе с программой получить информацию о своей задолженности, а также найти в каталоге нужные книги и распечатать их список. При этом он имеет доступ только к нужной ему информации и не может внести изменения в данные, которые ввели сотрудники библиотеки.

Расчет книгообеспечения

Для библиотек учебных заведений в конфигурации реализована возможность расчета книгообеспечения учебного процесса. Библиотекарь учебного заведения должен знать, достаточно ли в библиотеке тех или иных учебников и справочников для обеспечения учебного процесса или нет. Расчет осложняется тем, что одни и те же учебники могут применяться на разных курсах, специальностях и при изучении разных предметов. Численность студентов на курсах и учебные планы также могут меняться, возможно появление новых для данного учебного заведения специальностей, в результате чего появляются курсы обучения новым предметам.

Ввод данных, необходимых для расчета книгообеспечения, выполняется в справочники конфигурации "Специальности", "Состав по курсам", "Предметы специальности" и др. На основании информации о предметах, которые изучаются по специальности, учебниках, которые требуются для изучения предмета на определенном курсе, и количестве студентов на курсе программа позволяет определить потребность в учебниках и сравнить ее с фактическим наличием учебников в библиотечном фонде. Результат расчета книгообеспечения формируется в виде отчета.

Конфигурация "Онлайн:Библиотека" прошла апробацию в ряде учебных заведений г. Уфы и получила высокую оценку у библиотекарей и студентов. В настоящее время фирма "Онлайн" продолжает развивать программу. На очереди автоматизация операций подписки, создание каталога статей, реализация доступа к данным информационной системы через Интернет и др.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие одной из компонент системы программ "1С:Предприятие" - "Бухгалтерский учет", "Оперативный учет" или "Расчет".

Конфигурация "Онлайн:Библиотека" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

И. ВДОВИН
"1С:Франчайзи - Онлайн"
Контактный телефон (3472) 248-228

 "Финансовая газета" №32, август, 2002 год