Автоматизация учета в организациях общественного питания, финансируемых из средств бюджета
Источник: «Финансовая газета» №37, сентябрь, 2002 год
Калужский комплексный центр социального обслуживания населения "Звездный" - бюджетная организация, основным видом деятельности которой является оказание оздоровительных и реабилитационных услуг за счет бюджетных средств различным категориям населения: детям, участникам Великой Отечественной войны, инвалидам, "чернобыльцам" и др. Кроме того, организация оказывает услуги по организации и проведению различных семинаров, включая организацию питания участников.
Средства на питание поступают из разных источников финансирования - бюджетные средства, средства от предпринимательской деятельности, целевые средства и безвозмездные поступления. За счет бюджетных средств финансируется ряд социальных программ: детская оздоровительная, детская реабилитационная, программа "Мать и дитя", программа областного бюджета и др. С введением в действие Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 г. № 107н) бухгалтерский учет поступления и расходования продуктов питания стало необходимо вести раздельно по источникам финансирования (бюджет, предпринимательская деятельность, целевые средства). Кроме того, необходимо иметь информацию по поступлению и расходованию продуктов отдельно по каждой целевой программе бюджетного финансирования.
Питание в санатории организовано по диетическим столам: дети, ветераны, инвалиды и т.д. - всего 10 диетических столов. Каждый диетический стол относится к какой-либо программе финансирования. На каждый стол калькулятором разрабатывается отдельное меню по периодам кормления: завтрак, обед, полдник и ужин. При этом каждое меню включает до 50 блюд.
Ведение оперативного и бухгалтерского учета движения продуктов питания, включая составление меню и калькуляцию блюд, вручную занимало много времени и не давало точных результатов, поэтому перед администрацией санатория встала задача автоматизации этого участка учета. Требования заказчика к автоматизации учета сводились к следующему:
- ведение рецептуры блюд;
- составление планового меню на каждый день в разрезе программ финансирования и диетических столов;
- ведение учета поступления продуктов по поставщикам в разрезе программ финансирования;
- выдача продуктов на день строго по плановому меню;
- автоматическое списание продуктов в разрезе программ финансирования и диетических столов;
- учет расхода продуктов питания, калорийности и химического состава питания по нормам и факту с составлением различных отчетных форм.
Внедрение в санатории автоматизированной системы учета общественного питания было выполнено в 2001 г. сотрудниками фирмы "Камин" ("1С:Франчайзи", г. Калуга).
Для автоматизации учета поступления и расхода продуктов питания в разрезе диетических столов и программ финансирования ими была применена собственная тиражная разработка на платформе "1С:Предприятие 7.7", сертифицированная фирмой "1С", - "Камин: Диетпитание". Это специализированная конфигурация для программы "1С:Бухгалтерия 7.7", предназначенная для автоматизации трудоемких участков бухгалтерского учета по ведению рецептуры блюд, составлению плановых меню, расчету себестоимости и потребности в продуктах, а также для получения различных форм отчетности по учету продуктов питания.
Программа была установлена на объединенных локальной сетью двух рабочих местах: калькулятора и бухгалтера.
Учет поступления продуктов питания в программе организован по поставщикам, по источникам финансирования, по номенклатуре продуктов. При этом предусмотрена возможность пересчета единиц измерения упаковок (расфасовок) в учетную единицу измерения продукта.
Конфигурация позволяет составлять рецептуру любых блюд. Для ведения списка блюд и технологических карт предусмотрен справочник "Блюда", а для ведения рецептуры блюд - подчиненный справочник "Ингредиенты".
Составление планового меню
По технологии работы на каждый день должно составляться плановое меню на каждый диетический стол с учетом количества питающихся. Для составления планового меню в программе предназначен одноименный документ.
В документ "Плановое меню" калькулятор вводит перечень блюд, утвержденный диетврачом, с указанием периодов кормления, диетических столов и количества довольствующихся по каждому столу. При этом автоматически рассчитываются количество продуктов, необходимое для приготовления блюд по этому меню, а также себестоимость меню в целом и каждого блюда в отдельности. Из документа можно сформировать печатную форму раскладки для повара с указанием перечня блюд по видам кормления (завтрак, обед, полдник и ужин) и количества продуктов, входящих в каждое конкретное блюдо (на одну порцию и на общее количество довольствующихся), а также расчетных (предварительных) цен и стоимости продуктов и блюд в целом.
На основании документа "Плановое меню" формируется "Накладная-требование" на выдачу продуктов со склада на кухню строго в соответствии с плановым меню.
Списание продуктов питания
На основании документа "Плановое меню" формируется документ "Фактическое меню". В нем при необходимости можно произвести корректировку планового меню, если произошли какие-либо изменения, например изменилось количество питающихся по какому-либо диетическому столу. С помощью этого документа рассчитываются и автоматически списываются фактически израсходованные продукты питания по каждой конкретной программе финансирования и диетическому столу.
Составление отчетности
Конфигурация позволяет автоматически получать различные формы отчетности по учету продуктов питания, применяемые в бюджетных учреждениях:
- накопительные ведомости по приходу (форма 300) и расходу (форма 399) продуктов питания в целом по организации и в разрезе программ финансирования;
- своды накопительных ведомостей по приходу и расходу продуктов питания (мемориальные ордера №11 и 12);
- ведомость поступления продуктов по поставщикам;
- отчет о расходе продуктов питания на 1 койко-день по нормам и факту;
- сравнительный среднесуточный набор продуктов по норме и факту, белкам, жирам, углеводам и энергетической ценности.
На основе отчетных данных, формирующихся в конфигурации, бухгалтер вносит сводные проводки в основную бухгалтерскую программу - типовую конфигурацию "Бухгалтерия для бюджетных организаций" фирмы "1С".
Внедрение конфигурации позволило в санатории обеспечить контроль за отпуском продуктов со склада на пищеблок строго по нормам расхода, контроль за вложением и недовложением продуктов на кухне; значительно сократить трудозатраты бухгалтера и калькулятора по вводу первичной информации; планировать закупки продуктов питания в соответствии с разрабатываемыми плановыми меню; получать оперативную информацию о расходе продуктов по конкретным диетическим столам и программам финансирования; проводить анализ калорийности питания и оперативно корректировать меню в целях обеспечения довольствующихся всеми необходимыми питательными веществами (белками, жирами, углеводами).
Положительный опыт использования в течение года в санатории "Звездный" конфигурации "Камин:Диетпитание" для автоматизации общественного питания был рассмотрен на семинаре, организованном для бухгалтеров Департаментом социальной политики по Калужской области.