"1С:Предприятие" для автоматизации учета оргтехники
Спектр оргтехники, применяемой организациями и предприятиями в повседневной деятельности, довольно широк. Это компьютерная сеть, состоящая из рабочих станций, серверов, сетевого оборудования и множительной техники, телефонные и факсаппараты и другое оборудование.
Некоторые виды оргтехники, например персональный компьютер, являются комплектами. Быстрое развитие электронной техники привело к тому, что практически каждая очередная закупаемая в рамках одного вида единица оборудования по своей комплектации существенно отличается от предыдущей. В результате в организации одновременно эксплуатируются компьютеры, которые не только различаются по своим производственным возможностям, но и состоят из невзаимозаменяемых комплектующих.
Для разработки планов поддержания и развития производства организациям необходимо владеть актуальной сводной и детальной информацией о техническом состоянии оборудования, его комплектации, наличии запасных комплектующих и т.д. Отсутствие этих данных существенно затрудняет проведение модернизации оборудования и его рациональное перераспределение между подразделениями.
Для автоматизации учета оргтехники и комплектующих, ремонтных работ и решения других задач компания "Астрософт" (1С:Франчайзи) разработала конфигурацию "Деловое досье. Оргтехника". Этот программный продукт предназначен для сбора и хранения информации, а также формирования отчетов о наличии, движении, ремонте и модернизации любого офисного оборудования и комплектующих на всех стадиях жизненного цикла - от поступления до списания.
Формуляр комплекта оборудования
Систематизация информации по оборудованию в информационной системе производится следующим образом. Для каждой единицы оборудования в конфигурации создается элемент справочника - "Формуляр комплекта оборудования".
В формуляр последовательно, в момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому (хранение, эксплуатация, перемещение, изменение комплектации и т.д.), вводится необходимая информация о комплекте. Ввод информации в формуляр производится автоматически после заполнения и регистрации в информационной системе соответствующих документов.
Ведение учета
Для оформления факта поступления оборудования используется документ "Поступление комплектов оборудования". В этот документ вводятся инвентарный номер и наименование оборудования, его тип и стоимость, гарантийный номер и срок гарантии, указываются поставщик, материально ответственное лицо, подразделение, в котором оборудование будет находиться до передачи пользователю, и другая информация. При регистрации документа в системе формируется "Формуляр комплекта оборудования", заполненный этими данными. Если поступившее оборудование является комплектом, то информация о составе комплекта (перечне комплектующих) будет находиться на соответствующей закладке формуляра. Перечень установленного программного обеспечения отображается на закладке "Установленное ПО". Следует отметить, что для регистрации поступления, установки и удаления программного обеспечения используются соответствующие документы.
Регистрация поступления комплектующих также производится с помощью документа. Вся поступившая в организацию оргтехника, запасные комплектующие и программное обеспечение учитываются "на складе" и автоматически списываются с него в момент передачи пользователю или установки на рабочие станции. Повторная выдача одного и того же компьютера или установка использованных комплектующих в системе исключена.
Оформление передачи оборудования в эксплуатацию производится с помощью документа "Ввод в эксплуатацию". При регистрации этого документа в формуляр вводится информация о пользователе и материально ответственном лице (как правило, руководителе структурного подразделения, в котором работает пользователь). Несмотря на то, что материально ответственное лицо в формуляре изменилось, система в этом, как и в других случаях, "хранит" историю значений. Это позволяет при необходимости проследить все операции с оборудованием.
При проведении ремонтных работ демонтированные из оборудования неисправные комплектующие учитываются как "списанные". Если при модернизации оборудования или по каким-либо другим причинам производится демонтаж исправных комплектующих, то система обеспечивает учет демонтированных комплектующих "на складе". В дальнейшем они могут быть использованы при модернизации или ремонте другого оборудования.
В программе предусмотрены авторизация и контроль прав, которые позволяют дифференцировать доступ разных категорий пользователей к различным режимам информационной системы. Например, рядовой пользователь может зафиксировать в документе "Неисправность оборудования" только факт и характер неисправности своей рабочей станции. При этом автоматически формируется заявка на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение. Результат выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение комплектации компьютера сможет ввести в информационную базу только работник подразделения технического обслуживания.
Отчеты
С помощью настраиваемых отчетов конфигурации можно получить разнообразную аналитическую информацию о состоянии и движении офисного оборудования. Это могут быть сведения о стоимости оборудования, поступившего за определенный период. С помощью отчета "Список оборудования" можно сформировать, например, перечень всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлены заданное программное обеспечение или (и) определенные комплектующие. Оценить потенциальные возможности производства к развертыванию без дополнительных затрат на приобретение основных средств можно, сформировав список оборудования компании, которое находится в текущий момент в резерве.
Конфигурация "Деловое досье. Оргтехника" работает в реальном времени. Это означает, что актуальная информация по всем вопросам, связанным с эксплуатацией офисного оборудования, которым располагает организация, может быть получена в любой момент.
Таким образом, предложенное решение позволяет организовать инвентарный учет оборудования, комплектующих и программного обеспечения, контролировать их перемещение между структурными подразделениями и материально ответственными лицами, своевременно получать информацию о возникающих неисправностях и фиксировать изменения в комплектации оборудования.
В результате применения данного программного продукта можно рационально планировать финансирование приобретения оргтехники, а также приобретать оргтехнику с оптимальными характеристиками. Программный продукт может быть эффективно использован в компаниях, имеющих большой парк персональных компьютеров или другой оргтехники. Следует учесть, что гибкие возможности конфигурации позволяют организовать учет не только электронной техники, но и других видов оборудования - телефонов, мебели, офисных принадлежностей и т.д.
Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие".