"1С:Предприятие" на Cтавропольском хлебозаводе № 3

На ставропольском предприятии ОАО "Хлебозавод № 3" использовалась собственная автоматизированная система, состоящая из отдельных программ, каждая из которых обслуживала свой участок. При этом участки "Производство" и "Планирование" не были автоматизированы совсем. Разрозненность, а во многих случаях недостаточность данных не позволяли получать оперативную информацию о положении дел на предприятии в целом и создавали большие неудобства в работе. Отсутствие учета на производстве обусловливало трудности при расчете фактической себестоимости и анализе плановых и фактических показателей.

Рассмотрев различные предложения по автоматизации, руководство хлебозавода остановило свой выбор на компании "Topline" (1С:Франчайзи, г. Астрахань). В качестве основы для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета завода была использована конфигурация "Производство + Услуги + Бухгалтерия" системы программ "1С:Предприятие", в которую в соответствии с поставленными задачами были внесены необходимые изменения и дополнения.

В результате проделанной работы были автоматизированы экспедиция, отделы планирования, снабжения и сбыта, кадров и расчета заработной платы. Автоматизирован также бухгалтерский учет, налажен складской учет и учет на производстве. Все отделы и службы теперь работают в едином информационном пространстве.

Внедрение автоматизированной системы происходило поэтапно. На первом этапе с помощью "1С:Предприятия" были автоматизированы участки "Касса" и "Банк", на следующем - учет взаиморасчетов с покупателями и работа экспедиции и отдела сбыта.

Экспедиция и отдел сбыта

С точки зрения объема формируемых документов наиболее весомым на заводе является отдел сбыта. В этом отделе только к первой ночной отгрузке, не считая последующих, оформляется более 700 товаротранспортных накладных. Разработанная подсистема "Сбыт" логически разбита на две составляющие - автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника и АРМ бухгалтера отдела сбыта.

С помощью АРМ сотрудника экспедиции можно формировать в гибком режиме заявки на хлебобулочную продукцию по рейсам автомобилей, печатать товаротранспортные накладные и пропуска на вывоз продукции с территории завода, оформлять прием черствого хлеба и регистрировать его перемещение в переработку, учитывать брак экспедиции, а также решать другие задачи. Заявки от клиентов вводятся в систему в реальном времени. Диспетчер принимает заявки клиентов по телефону и распределяет их по маршрутным листам. Для быстрого ввода заказов в программе предусмотрены разнообразные системы поиска (например, поиск клиента по номеру договора) и автоматическое распределение заявок по наиболее часто используемым маршрутам. Маршрутные листы для автомобилей создаются в системе с учетом удаленности клиентов и времени вывоза продукции с завода. Товаротранспортные накладные в системе формируются автоматически на основе оформленных заявок. При этом транспортные расходы рассчитываются с учетом веса продукции и амортизации лотков. В результате ввод информации в систему в экспедиции сведен к минимуму. Для разных категорий клиентов (льготники, VIP-клиенты и т.д.) могут быть назначены различные отпускные цены.

Помимо пакета документов для водителей система также позволяет формировать документы для работников смены. Например, каждую смену диспетчер регистрирует работающих грузчиков. В дальнейшем эти данные и информация о весе продукции, отгруженной за смену, будут использованы для расчета заработной платы грузчиков.

На основании заявок, введенных в систему, автоматически формируется "План-заказ" для производства. В системе предусмотрено получение отчетности, соответствующей специфике предприятия. Это "Реестр отгруженной продукции", "Отчет о возвратах", "Ведомость взаиморасчетов с покупателями" и другие отчеты.

Внедрение подсистемы "Сбыт" проводилось в параллельном режиме: один диспетчер выполнял работу "по старинке", второй - с помощью автоматизированной системы. В результате формировалось два пакета документов - накладные, пропуска и складские ордера. После того, как каждая смена поработала в параллельном режиме и убедилась в идентичности пакетов документов и в отсутствии сбоев в системе, с работой "по старинке" было покончено. Все диспетчеры начали работать с автоматизированной системой.

Главного бухгалтера хлебозавода особенно интересовали учет фактических затрат на производство и расчет фактической себестоимости. По этой причине на следующем этапе была выполнена автоматизация участков "Учет сырья и материалов" и "Производство".

Учет сырья и материалов. Производство продукции

На участке "Учет сырья и материалов" предусмотрен учет покупной, собственной и заемной муки, регистрируется влажность муки. Стоимость собственной муки рассчитывается исходя из себестоимости закупленного зерна и стоимости его переработки мукомольным заводом. Складской учет муки реализован двумя способами - "с ценой" и "без цены". После завершения месяца для муки "без цены" осуществляется автоматический расчет стоимости с учетом цены зерна и выхода муки разного сорта при переработке зерна. Система позволяет формировать акт зачистки бункера на складе "бестарного хранения муки". Данные о количестве муки, полученной в результате зачистки, корректируют остаток муки в производстве.

При ведении учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) и запасных частей предусмотрено отнесение затрат на различные бухгалтерские счета в зависимости от участия автомашины в процессе производства. Реализован учет лотков и упаковочных материалов для хлебной продукции, ведется учет возвратной тары. В системе предполагается ведение учета спецодежды, выданной материально ответственному лицу на определенный срок. После окончания этого срока спецодежда автоматически списывается.

При регистрации всех складских операций формируются бухгалтерские проводки. Большинство печатных форм документов в системе имеют типовую межотраслевую форму. Для получения информации об остатках и движении материалов предназначены отчеты "Накопительная ведомость по зерну", "Отчет по переработке и поступлении зерна в разрезе поставщиков" и др.

В подсистеме "Производство" реализованы функции, необходимые для ведения оперативного и бухгалтерского учета в производстве хлебобулочной продукции. Хлебозавод работает посменно, поэтому в системе реализован посменный учет выпущенной продукции и материалов в производстве. Предусмотрено оформление операций по передаче материалов в производство и по возврату их из производства на склад, ведется учет производственного и санитарного брака, возвратных переработанных отходов, а также учет сырья в производстве. В конце смены мастер составляет отчет о работе смены, в котором отражены остатки и движения материалов за смену, а также дополнительная информация о муке (влажность остатка муки, влажность муки, поступившей в производство, средняя влажность).

Планирование

Автоматизированная система позволяет составлять производственные планы и плановые калькуляции. В плановой калькуляции представлена информация о характеристиках хлеба, его рецептуре, а также о планируемых затратах на его производство. Для обеспечения эффективной работы планового отдела предназначены разнообразные отчеты. Это, например, "Калькуляция по плановым нормам на плановый выпуск продукции", "Расчет потребности сырья и материалов на месяц", "Расчет суммы прибыли по торговле", "Отгрузка продукции в собственные магазины" и др.

В процессе автоматизации хлебозавода создана типовая конфигурация "Хлебозавод" системы "1С:Предприятие", которая может быть использована на предприятиях хлебопекарной отрасли. Для работы с конфигурацией необходимо наличие компонент "Оперативный учет" и "Бухгалтерский учет".

А. СТЕПАНОВ
"1С:Франчайзи - Topline"
Контактный телефон (8512) 39-44-00
"Финансовая газета" №51, декабрь, 2002 год