"1С:Предприятие" в канцелярии государственного предприятия "Энергорынок"
В середине 2001 г. между украинскими организациями ГП "Энергорынок" и ООО "ЛВТ-программы" (1С:Франчайзи, г. Киев) был заключен договор на выполнение работ по разработке автоматизированной системы расчетов за электроэнергию на базе системы программ "1С:Предприятие". По ходу выполнения работ заказчик сформулировал вспомогательную задачу - автоматизировать работу канцелярии предприятия.
На современных крупных предприятиях и в государственных организациях объем входящей и исходящей корреспонденции нередко измеряется сотнями документов в день, при этом многие документы сопровождаются десятками поручений. Очевидно, что для оперативного принятия решений и эффективного контроля за исполнением поручений по документам работу с ними необходимо автоматизировать.
Объем входящей и исходящей корреспонденции, регистрируемой в канцелярии ГП "Энергорынок", составляет в среднем от 30 до 40 документов в день. По одному входящему документу формируется до пяти и более поручений руководителей предприятия. В соответствии с иерархической структурой предприятия поручения с более высокого уровня могут быть переданы для исполнения на более низкий уровень. Таким образом, даже при объеме документооборота до десяти документов в день, по которым формируются поручения, может возникнуть необходимость в контроле за исполнением до 50 различных поручений.
Как известно, система программ "1С:Предприятие" является средой разработки, ориентированной на решение различных задач. Ее можно использовать не только для решения задач бухгалтерского и оперативного учета, расчета заработной платы, но и для автоматизации других участков хозяйственной деятельности предприятий и организаций. По этой причине, а также потому, что при использовании одного и того же программного продукта для расчетов за электроэнергию и для автоматизации работы с документами сокращаются издержки и упрощается эксплуатация, совместно с заказчиком было принято решение автоматизировать работу канцелярии в программной среде "1С:Предприятие 7.7".
Автоматизация деятельности канцелярии выполнялась в два этапа. На первом этапе решалась задача создания программы, обладающей как минимум всеми функциональными возможностями своего DOS-предшественника. Были реализованы такие функции, как регистрация и хранение документов, формирование маршрута движения документов, контроль за исполнением поручений по документу в целом (документ считался исполненным, если по нему сформирован хотя бы один ответ), поиск документов по их содержанию, тексту резолюций и набору реквизитов. В отчетах можно было получить информацию о ходе исполнения поручений по исполненным, неисполненным, просроченным документам, а также по исполнителям и ответственным лицам.
На втором этапе автоматизации в 2002 г. заказчиком была сформулирована новая задача, связанная с существенным расширением функций программы. В результате в программу была добавлена, например, возможность периодического контроля за исполнением резолюций, т.е. контроль теперь может выполняться понедельно, помесячно или поквартально в зависимости от выбранного периода. Кроме того, контроль стал многоступенчатым - исполнение поручений контролируется в любой точке маршрута движения документа. Для отражения исчерпывающей информации о ходе исполнения поручений не только по документу, но и по отдельным исполнителям или ответственным лицам разработаны соответствующие отчеты. Простота освоения программы позволила руководителям контролировать исполнение резолюций самостоятельно, без помощи сотрудников канцелярии.
Для целей автоматизации все документы разделены на три потока - "Входящие", "Исходящие" и "Внутренние". Работа с любым документом начинается с его регистрации в системе. В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер (исходящий номер корреспондента), вводятся информация о типе документа (письмо, поручение, телеграмма и т.д.), корреспонденте, от которого получен документ, адресате, краткое содержание документа и другие данные. Система позволяет контролировать уникальность регистрационных номеров. Повторно полученный, например, по факсу документ может быть зарегистрирован как копия ранее полученного.
Каждое поручение по входящему документу руководителя соответствующего уровня регистрируется в системе отдельным внутренним документом - "резолюция". Содержание документа "резолюция" автоматически переносится в соответствующий входящий документ. Система обеспечивает фиксацию движения документов внутри организации, включая перемещения как оригиналов, так и копий документов. Процесс работы с документами в подразделениях наглядно отображается в графическом режиме - в виде "дерева документов". В этом режиме можно получить информацию об исполнителях, работавших или работающих в настоящее время с документом, работах по документу и датах, когда они были выполнены, результате работы (отправка исходящего документа, информирование руководства по тематике поручения и т.д.).
В системе предусмотрен автоматический контроль за исполнением поручений. Контроль организован не только по входящему документу в целом, но и по отдельным пунктам документа и отдельным поручениям. Документ считается исполненным, если выполнены все поручения по нему. Каждый исполнитель может получить справку о находящихся у него поручениях.
Контролируется также исполнение так называемых периодических документов и заданий. Например, организация обязана ежемесячно до 20-го числа отчитываться перед вышестоящей организацией о проделанной работе, порученной в соответствующем входящем документе. В системе предполагаются контроль за выполнением данного обязательства в заданном интервале времени и формирование отчетов о его выполнении или невыполнении.
Наличие "просроченных" документов в системе проверяется как в процессе работы, так и ежедневно автоматически при начале работы с программой.
Журналы документов позволяют получать интересующую пользователя информацию по подразделениям, исполнителям, видам документов (входящие, исходящие), а также по типам документов (письмо, факсограмма и др.), список которых создается пользователем самостоятельно. Предусмотрено формирование реестра документов входящей и исходящей корреспонденции.
В системе реализован поиск документов по их содержанию, тексту резолюций, корреспонденту, регистрационному номеру и другим параметрам.
Для сканирования документов и сохранения их в системе в формате MS Word в программе реализована возможность работы со сканером и программой распознавания FineReader.
Права доступа пользователей различных категорий к работе с документами и отчетами разграничены.
В результате обобщения опыта автоматизации канцелярии ГП "Энергорынок" фирма "ЛВТ-программы" разработала типовую конфигурацию "Канцелярия. Система учета документов", которая может быть использована для автоматизации работы с документами на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. По оценкам разработчиков, при данной производительности системы можно обрабатывать несколько сот документов ежедневно, при этом каждый документ может содержать более десятка резолюций-поручений.
Для работы с конфигурацией достаточно наличия одной из компонент системы программ "1С:Предприятие" - "Бухгалтерский учет", "Оперативный учет" или "Расчет".
Конфигурация "Канцелярия" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие" и распространяется фирмой "1С" и ее партнерами.