"1С:Предприятие" для экспедирования грузов по железной дороге
Компания ЗАО "Агропромдор" является одним из крупнейших экспедиторов на железной дороге, а также поставщиком железорудного сырья на металлургические комбинаты России, ближнего и дальнего зарубежья. Кроме того, компания ведет оптовую торговлю сырьем, металлопрокатом, строительными материалами.
Для расчета экспедиционного вознаграждения в компании применяется несколько схем, при этом все они основаны на тарифах железной дороги. Если перевозки выполняются внутри России, то используется тариф "10-01". Стоимость перевозки между странами СНГ и дальнего зарубежья рассчитывается по методике Центра фирменного транспортного обслуживания Министерства путей сообщения (ЦФТО).
В обязанности экспедитора входят сбор информации о тарифах, предъявленных железной дорогой за выполненные перевозки, расчет агентского вознаграждения и формирование для заказчиков счетов на оплату. Агентское вознаграждение состоит из нескольких сумм. Одна сумма рассчитывается исходя из фиксированного процента к тарифу железной дороги. Другие суммы определяются условиями, зависящими от количества соисполнителей перевозки и принадлежности парка вагонов, дополнительных расходов, связанных с информационным сопровождением маршрута. Все параметры агентского вознаграждения оговариваются при заключении договора с заказчиком.
Большое количество перевозок ежесуточно приводило к значительным затратам времени экспедиторов на обработку данных и затрудняло получение сводной информации по компании.
В компании существует два экспедиционных подразделения. Первое занимается экспедированием железорудного сырья (ЖРС), второе - оптовой торговлей ЖРС и строительными материалами.
Автоматизацию работы экспедиционных подразделений заказчик поручил консалтинговому центру "СофтОфис" (1С:Франчайзи, г. Москва). Для разработки автоматизированной системы использовалась компонента "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие".
Основные задачи заключались в том, чтобы обеспечить систематизацию договоров, реализовать автоматический расчет агентского вознаграждения, учет дебиторской и кредиторской задолженности контрагентов, автоматизировать документооборот. В результате решения этих задач был создан модуль "Экспедитор", представляющий собой систему для ввода и обработки информации, формирования печатных форм документов, расчета цены на услуги по перевозке на основании договора с заказчиком и данных о доставленном грузе.
Модуль может одновременно работать в двух режимах - "Экспедиция" и "Оптовая торговля", что обусловлено спецификой подразделений заказчика.
В системе предусмотрены ввод и хранение информации о перевозчиках, заказчиках, поставщиках услуг и других контрагентах. Если физическое или юридическое лицо выполняет перевозку по субподряду, то указывается процент вознаграждения (отступные), причитающийся данному лицу. В договоре с перевозчиком предусмотрены штрафные санкции, а также валюта, в которой ведутся все взаиморасчеты.
Все железные дороги оказывают услуги после поступления предоплаты на лицевой счет, поэтому в системе хранится информация о лицевых счетах перевозчиков. При перевозке груза происходит списание денежных средств с лицевого счета, при этом в зависимости от маршрута налог на добавленную стоимость (НДС) рассчитывается по-разному. Если перевозка производится только по территории Российской Федерации, то на лицевой счет зачисляются денежные средства с учетом НДС по ставке 20%. Если станция отправления или назначения находится за пределами Российской Федерации, то ставка НДС составляет 0%. В случае если перевозку выполняет ЦФТО, то в конце отчетного периода в организацию поступает выписка с лицевого счета, на основании которой ЦФТО предъявляет счет-фактуру.
Для ввода приложения к договору в системе используется "Спецификация покупателя". В Спецификации указываются данные, на основании которых будет происходить расчет агентского вознаграждения: направление (станция отправления, станция назначения, станция пограничного перехода, методика расчета агентского вознаграждения), вариант выписки агентского вознаграждения (на каждую отправку или один раз в конце отчетного периода). При работе в режиме "Оптовая торговля" в Спецификацию можно ввести дополнительные данные - тип поставки (франко станция отправления или франко станция назначения), т.е. станция, на которой происходит передача права собственности заказчику на груз, и вариант расчета наценки на груз.
"Спецификация перевозчика" во многом похожа на "Спецификацию покупателя" и отличатся от нее только в случае, если перевозчиком является не железная дорога, а сторонняя экспедиторская организация (так называемый соисполнитель перевозки). В этом случае в "Спецификацию перевозчика" вводятся данные, отражающие особенности взаиморасчетов со сторонней экспедиторской организацией.
Одним из основных документов системы является "Блок квитанций". При работе с данным документом в систему вводится информация о перевозчиках, заказчике, договорах, номерах железнодорожных квитанций и вагонов маршрута, железнодорожном тарифе и другие данные. Информация накапливается в информационной базе, формируются дебиторские и кредиторские обороты с железной дорогой, соисполнителями перевозки и заказчиками. Счета на оплату для заказчиков можно формировать на каждую перевозку или один раз в отчетный период. Они могут быть сформированы по направлениям, номерам железнодорожных квитанций и вагонов. По желанию заказчиков к каждому счету можно делать расшифровку. Например, в счете по направлениям перевозки можно указать для сверки дополнительную информацию по номерам вагонов. Заполнение счетов выполняется автоматически, при этом система сама выбирает те маршруты или товары, счета по которым не были сформированы на текущий момент. При заполнении счетов можно использовать фильтры.
Потребителями ЖРС являются крупнейшие металлургические комбинаты, принадлежащие небольшой группе управляющих компаний, холдингам, у каждого из которых, как правило, свои требования к оформлению счетов. Эти особенности учтены в системе.
В режиме "Оптовая торговля" программа позволяет вести торгово-посредническую деятельность в вариантах "торговля с колес" и "торговля со склада". В качестве товара выступает ископаемое сырье (ЖРС, доломит и т.д.), поэтому как покупная, так и отпускная цена зависит от качества сырья, которое определяется местом добычи, процентом содержания полезного вещества, количеством примесей, влажностью, фракциями. В системе предусмотрен расчет цен на сырье в зависимости от его качества.
Помимо рабочего места экспедитора и менеджера продаж автоматизировано также рабочее место сотрудника финансовой службы. Данный модуль представляет собой механизм для планирования доходной и расходной частей. Сотрудник финансовой службы вводит в информационную базу планируемую загруженность маршрутов и график поступления платежей, на основе которых формируется ведомость дефицита денежных средств на лицевом счете ЦФТО и железной дороги. На основе данных модуля планирования и экспедирования формируется отчет "Справка на стол директору". Руководитель организации каждый день видит оперативную сводку, отражающую положение дел в организации. До внедрения автоматизированной системы на составление такого отчета уходила большая часть рабочего дня. В результате внедрения автоматизированной системы уменьшились затраты времени экспедиторов, работа многих подразделений стала более упорядоченной.