"1С:Предприятие" для отдела вневедомственной охраны

3 марта 2003
"1С:Предприятие" для отдела вневедомственной охраны

Источник: «Финансовая газета» №10, март, 2003 год

Отделы вневедомственной охраны (ОВО) занимаются разнообразной охранной деятельностью по договорам с организациями и частными лицами, а также ведут проектирование, поставку, монтаж и обслуживание охранных систем.

Важным фактором повышения эффективности работы ОВО является автоматизация учета. Использование автоматизированной системы учета позволяет быстро и оперативно получать информацию обо всех охраняемых объектах, договорах, состоянии расчетов с клиентами, своевременно формировать документы, справки, отчеты, а также предоставлять необходимую информацию вышестоящим управлениям и инспектирующим органам.

Для автоматизации учета в ОВО фирма "АНВИК" (1С:Франчайзи, г. Новокузнецк) разработала конфигурацию "АНВИК:Учет отдела вневедомственной охраны". Данный программный продукт создан на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" системы программ "1С:Предприятие", поэтому включает все возможности этой конфигурации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

Автоматизированная система позволяет вести в единой информационной базе бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.99 г. № 107н, учет взаиморасчетов с клиентами, а также оперативный учет заключенных договоров и обслуживаемых объектов.

Рассмотрим особенности конфигурации, обусловленные спецификой работы ОВО.

Учет работ и услуг по договорам охраны собственности частных лиц и расчетов по ним

В системе предусмотрено ведение учета договоров на охрану объектов, а также на поставку и монтаж охранного оборудования.

Договор с частным лицом на охрану собственности содержит информацию о категории клиента (пенсионер, инвалид ВОВ, работник ОВО, клиент без льгот и т.д.), объекте (квартира, гараж и т.д.) и его адресе, номере на пульте централизованной охраны, об установленных на объекте приборах и датчиках, а также другие данные. Для каждого типа клиента и объекта предусмотрена своя категория оплаты. В договоре с частным лицом также указывается сумма оценки стоимости охраняемого имущества. В случае если эта сумма превышает установленную базовую величину, с помощью документа "Изменение оценки имущества" рассчитывается дополнительный тариф за услуги по охране. Каждый договор в системе имеет определенный статус - "действует", "приостановлен" или "расторгнут" (с указанием причины). Количество договоров, заключенных с одним клиентом, может быть любым и зависит от количества охраняемых объектов.

Начисление платы за услуги по охране производится с помощью документа "Начисление за охрану" отдельно для каждой категории клиентов. Предусмотрены автоматическое заполнение списка частных лиц и расчет сумм начислений. В случае если в течение месяца, за который производится начисление, категория частного лица или статус договора изменились, начисленную сумму можно скорректировать. В системе предусмотрены регистрация ложных вызовов на объекты охраны и расчет суммы штрафных санкций за них.

Система включает ряд специализированных отчетов. Это, например, такие отчеты, как "Список заключенных и расторгнутых договоров" (формируется по секторам района или города и по району в целом, с разбиением по типам охраняемых объектов), "Список установленных на объектах приборов", "Начисление за охрану по категориям клиентов" и др. При работе с отчетом "Список должников по оплате по договорам частных лиц" можно получить информацию о списке клиентов, которые не оплачивают услуги по охране заданное количество месяцев, а также автоматически ввести даты запрета на охрану в договоры с должниками.

Учет работ и услуг по договорам охраны собственности организаций и расчетов по ним

Количество договоров с любым юридическим лицом в системе не ограничено. Для каждого договора задается список охраняемых объектов и помещений с указанием их характеристик. Это адрес объекта, его категория (банк, касса, АЗС и т.д.), вид охраны (пост милиции, сторож, СВОХР и т.д.), установленные средства охранно-пожарной сигнализации, время охраны, тарифы за один час и за один месяц. Вводится также информация об инспекторе и электромонтере, обслуживающих объект, о проведении обследований приборов, установленных на объекте, и другие данные.

Начисление сумм за охрану по договорам с организациями производится с помощью документа "Начисление за охрану организаций". Предусмотрено автоматическое формирование списка юридических лиц с указанием номеров договоров и рассчитанной стоимости услуг, которая определяется как сумма тарифов по всем объектам, охраняемым по договору и имеющим на 1-е число месяца статус "действует". Для объектов, временно снятых с охраны, предусмотрено формирование документа "Снятие объекта с охраны", при регистрации которого изменяется статус объекта и в результате тариф за данный объект в стоимость услуг не включается. Используя режим "Сформировать акты и счета-фактуры", можно автоматически сформировать и напечатать акты выполненных работ и счета-фактуры сразу для всего списка клиентов. При несвоевременной оплате за охрану, если это предусмотрено договором, начисляется пеня. С помощью документа "Начисление пени" в системе автоматически формируется соответствующий список клиентов, а также рассчитываются суммы пени. Информацию о причине, по которой начислена пеня, можно получить, используя расшифровку.

На основании учетных данных в системе можно сформировать разнообразные отчеты. Это, например, "Акт сверки", "Список дебиторов-кредиторов", "Количество часов охраны по договорам и видам" (на выбранную дату с распределением по видам охраны и организациям), "Особо важные охраняемые объекты", "Необследованные объекты по инспекторам" (по объектам особой категории важности или без категории) и т.д.

Учет технических характеристик охраняемых объектов и показателей их обслуживания

Учет технических характеристик объектов охраны и показателей их обслуживания ведется техническими отделами ОВО. Реализованные в системе возможности позволяют автоматизировать следующие задачи технических отделов - ведение списка ключей на охраняемых объектах с учетом всей необходимой информации, ведение перечня приборов с указанием их типов, учет установленных приборов с указанием зон охраны приборов и учет срабатываний приборов с указанием зон и причин срабатываний. Предусмотрено формирование карточек "Оперативная карточка на ключ" и "Карточка учета средств охранно-пожарной сигнализации (ОПС)".

На основании введенных данных можно сформировать необходимые отчеты. Это "Отчет по установке приборов", "Установленные приборы", "Ведомость приборов ОПС" (количество установленных приборов на объектах с разбивкой по типам приборов и расчетом обменного фонда), "Общее количество охраняемых объектов и помещений" и "План-график техобслуживания по электромонтерам" (объекты, закрепленные за электромонтерами, с количеством условных установок).

Пользователями автоматизированной системы являются специалисты договорных отделов, обслуживающие частных лиц и организации, специалисты технической службы, работники бухгалтерии и руководители ОВО.

В настоящее время конфигурация внедрена и успешно эксплуатируется в отделах вневедомственной охраны Заводского и Центрального районов г. Новокузнецка.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7".

Конфигурация "АНВИК:Учет отдела вневедомственной охраны" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

С. МАРКЕЛОВА, Н. ЛОБАНОВА
1С:ФРАНЧАЙЗИ "АНВИК"
Контактные телефоны: (3843) 42-43-79, 42-43-87